[פוסט קהילתי 2019] טיפים לניהול מוצלח ששלחו עשרות מקוראי הבלוג

אני שמח להמשיך את מסורת הפוסט הקהילתי שהתחלתי בשנת 2018, ולכבוד ראש השנה אני מפרסם פוסט מיוחד שמורכב כולו מטיפים לניהול ששלחו עשרות מקוראי הבלוג. 

לאורך כל השנה אני מנסה להעשיר אתכם, הקוראים, ולחלוק מהניסיון והידע שצברתי ב-30 שנותיי כמנכ"ל ויועץ למנהלים בתעשייה הישראלית. השבוע, אני נותן את הבמה לקהילת הקוראים של הבלוג, המורכבת מעשרות אלפי קוראים בכל שנה וקרוב ל-4,500 מנויים לניוזלטר השבועי.

ביקשתי מכם לשלוח אלי טיפים קצרים לניהול שאותם אתם מיישמים בהצלחה, ולחלוק אותם עם קהילת הקוראים כדי לתת זוויות מבט נוספות ורעננות, ולחלוק ידע מצטבר של מנהלים בתחומים שונים ובעלי ניסיון שונה. עשרות מכם שלחו אלי טיפים, ואני שמח מאד לפרסם אותם כאן. תודה לכל המנהלים/ות שהסכימו לחלוק עם כולנו מניסיונם ושלחו טיפים.

בהזדמנות זו אני שמח לאחל לכם הקוראים שנה טובה ומתוקה, מלאה באתגרים מעניינים, הצלחות מקצועיות והתפתחות אישית.

ד"ר ניר מלכה - ראש זירת ייצור מתקדם, רשות החדשנות

יצור בישראל מהווה תשתית הכרחית לתמיכה בפיתוח טכנולוגיות חדשות והרצת מוצרי סטארט-אפ . תעשייה יצור חזקה תמשיך לקדם חדשנות, יצירתיות ותחרותיות של ישראל בעולם.

אילן פיקמן - מנכ"ל, שלא"ג תעשיות

בנה בארגון תרבות של עבודת צוות, האצל סמכיות ותן גיבוי למנהלים שמינית ולא פחות חשוב וודא שבהנהלה ישבו אנשים שיש להם את היכולת להביע דעות מנוגדות לדעת המנכ"ל (ויכוח פתוח וענייני הוא כלי ניהולי חשוב מאד).

טל סגל, סמנכ"לית משאבי אנוש - חוליות

בבואך לנהל אנשים התייחס לשני מימדים באופן שווה:

א. מה צריך לעשות.

ב. איך לעשות את זה נכון מול מי שעומד מולך.

האחד לא יהיה אפקטיבי ללא השני.

שניר אריאלי, סמנכ"ל תפעול - הרצוג פוקס נאמן

טיפ מקצועי שאני רץ איתו.

תקשיבו לעובדיכם ולסובבים אותכם, תהיו פתוחים ללמידה מאחרים, ותהיו גמישים לשינויים ורעיונות חדשים.

תמדדו את העבודה שלכם כל הזמן, המדידה היא תנאי הכרחי לשיפור והתייעלות.

גולי כהן, מנכ"ל - אלכם ברעם

כאשר אתה מגיב מהר במייל לנושא רגיש – תכתוב את המייל ושמור אותו ליומיים ללא משלוח, לאחר מכן תחליט עם עדיין נדרש לשלוח.

אסתי לי-פז, מנכ"לית - משפחה תומכת

1. לא לעשות שימוש בכסף שטרם נכנס. להקפיד על תזרים ידוע מראש ותקין בכול מחיר.
2. לא להעסיק עובדים רק מכמה ראיונות עבודה. כנוהל לעשות פיילוט של חודש-חודשיים ורק לאחר מכן להחתים על חוזה העסקה.

עמית צבעוני, מנהל תפעול - של"אג תעשיות

בשנים האחרונות התחלנו ליישם את תרבות הלין במפעל. התהליך רווי עלויות וירידות וגם לא מעט הצלחות. בשנה האחרונה התמקדנו ביישום שגרות הבוקר בשטח - בלשון הלין "גמבה".

מצאתי עצמי משקיע בין חצי שעה לשעה ביום להסתובב במפעל ובעקר להקשיב וללמוד. ללא ספק הזדמנות רבה ללמידה ולשמוע את העובדים. נותן ערך גדול מאוד.

עמר בר-לב, חבר כנסת - מפלגת העבודה

מנהל טוב הוא מנהל אשר בין היתר יודע לקבל החלטות בנושאים מקצועיים אשר איננו שולט בהם. אין מדובר בתכונה מולדת כי אם בתכונה נרכשת בעקבות ניסיון ניהולי.

אתר הבית: https://omerbarlev.co.il/

בני גוזלן, אופקס אתגרים יועצים לניהול בע"מ

הטיפ שלי: אלוהים אמנם נמצא בפרטים הקטנים, אבל זה לא אומר שאתה צריך לשלוט בכולם... הנח זאת לאנשיך: סמוך עליהם, האצל סמכויות, הטל עליהם אחריות, ואפשר להם לטעות.

רונן רובין, מנהל NPI והנדסת ייצור - יוויזן אייר

למנהל יש שלושה תפקידים עיקריים: אסטרטג, מנטור ופותח דלתות.

אסטרטג, כדי לקבוע את המטרות, היעדים והמשימות לטווח הארוך.

מנטור, כדי להדריך ולהכווין את עובדיו כיצד לנצל את כישוריהם והמשאבים העומדים לרשותם כדי להגשים את היעדים והמשימות.

פותח דלתות, כדי להסיר חסמים, בעיקר בירוקרטיים או ארועים בלתי מתוכננים, המפריעים לעובדים להגשים את היעדים והמשימות.

אם נתת לעובדיך את ההזדמנות לקחת אחריות על עבודתם וביטחון שטעות היא הזדמנות לשיפור, הם כבר ידעו לעשות את השאר.

ליאור דמגי, HRIS Specialist - Raval

לטרוף את המשימות הכבדות.

צריך לבצע תכנון שבועי ולפרק את המשימות הכבדות - לתתי משימות ולהשלים אותן בשעות הראשונות של הבוקר. כך אני מבטיח לנגוס במשימות החשבות ולא להישאב רק לשוטף.

דובי שור, סמנכ"ל תפעול - אפיפית הדר

תן למנהלים שלך לקבל החלטות לבד ולטעות (אפילו אם אתה יודע שזו טעות) רק כך הם ילמדו וישתפרו.

לילך דנין לביא, מאמנת ויועצת ארגונית

כשאת/ה חווה התנגדות (אקטיבית או פסיבית) של עובד/ת למשימה או חוסר עמידה ביעדים, גייס/י את הסקרנות והאמפתיה ורק אחרי שהבנת ולמדת את נקודת המבט של העובד/ת חפשו יחד את הפתרון.

שי ונטורה, ראש מדור התורה הלוגיסטית בצה"ל

אני מציע לקיים אחת לתקופה את הדיון במחלקה במתכונת של "לפיכך ועל כן". במתכונת זו, פועלים בצה"ל בעת ביצוע הערכת מצב מבצעית ולוגיסטית.

בדיון מסוג זה יציינו הדוברים נתונים, משמעויות העולות מהנתונים והמלצות. לדוגמה: במהלך רבעון א' חלה ירידה במכירות במרכולים, לפיכך נדרש לקדם את השיווק בערוץ מכירות זה, על כן ממליץ על מיקוד הנושא ברשתות החברתיות.

שיטת "לפיכך ועל כן" תהפוך את הדיון שלכם לממוקד יותר, יעיל יותר ורוב הפעמים גם קצר יותר. בנוסף, החלק של ההמלצות יגרמו לעובדים שלכם להיות יוזמים יותר ולהרגיש מעורבים הרבה יותר בהחלטות ההנהלה.

מיקי שחף, מנהל פיתוח עסקי - פלסאון

בהמשך למספר "אירועים", התחברתי מאוד למשפט: "כשהגלים מתגברים החזקים מתגלים".

שנה טובה

הלל אפרת, יועץ ארגוני

תקשורת בונה ומקרבת בעבודה.

עובד עשה טעות בהפעלת ציוד, או קבל החלטה ניהולית שגררה נזק של ממש.

אופציה א'.

המנהל תופש את העובד במשרד, או באולם היצור מול כול העובדים וצועק:

אתה יודע מה עשית? מי לימד אותך ככה להפעיל/להחליט...? מה קרה לך ישנת? הקידום שהתכוונו לתת לך מבוטל. אתה גם תרגיש את זה בבונוס השנתי!

אופציה ב'.

המנהל קורא לעובד למשרד מזמין אותו לשבת ואומר:

ספר לי מה בדיוק קרה שם? מה לדעתך גרם לתקלה? האם יכולת לפעול אחרת כך שהיא תימנע? מה היה התהליך שהוביל אותך לקבלת החלטה זו? איך אתה מעריך את התפקוד שלך אחרי שהתקלה/ההחלטה התרחשה והתגלה שהיא שגויה? מה הם הגורמים שנכון לדעתך לטפל בהם כדי למנוע חזרת התקלה? למשל נוהל ההפעלה, אמצעי האבטחה? איסוף וניתוח המידע? ומה עוד? מה אתה אישית יכול ורוצה לעשות כעת כדי למנוע חזרת התקלה/השגיאה? 

וכעת שאל את עצמך כמה שאלות למשל:

איזה מין עובד תקבל להערכתך, מבחינת המוטיבציה, האכפתיות והמקצועיות כתוצאה משמוש בכול אחד משני סוגי התגובה?

איך אתה כמנהל פועל במצבים כאלו בדרך כלל ואם התשובה אינה משביעת רצון מה לדעתך תוכל לעשת כדי לשנות את הדפוס?

עירית פראג שפירא, מאמנת אישית בשיטת סאטיה - שיאן שפירא בע"מ

יחסים לפני תוצאות.

את מי פוגש הלקוח כשהוא פוגש אותי? האם אדם מתוח, עצבני ולחוץ או שאולי אדם רגוע נינוח וקשוב.

לא תמיד יש לנו השפעה על נסיבות החיים.

תמיד יש לנו את הזכות לבחור מי אנחנו הולכים להיות מולם ומשם להגיב.

ענת קדם, יעוץ לתהליכי שינוי והערכתם

מהסוף להתחלה

הטיפ שלי נולד מעבודה צמודה עם מנהלות ומנהלים שניסוי להוביל שינוי.

לחשוב מהסוף להתחלה זאת מנטרה שמלווה אותי בחיי המקצועיים כבר לא מעט שנים. אנשים יוצאים דרך עם רעיון שהוא בדרך כלל פעולה, הרבה פעמים לפני שהם משקיעים מחשבה בתכלית.

הטיפ שלי: תתחילו מהסוף: תתארו בפירוט איך יראה הארגון שלכם אם תעשו את כל מה שדמיינתם בצורה מעולה, מה יהיה שונה? מה יתחדש?

אחרי שיש לך את התשובה לכך, תחזרי ותבני את תוכנית הפעולה הכי אפקטיבית להשגת התכלית הזאת.

איתמר כהן, מפתח ובעלים - Nemlock

מנהלים טובים מקדישים זמן ומחשבה ליחסים ביניהם ולאנשים תחתם. אבל בתוך ארגון, קיימות כמובן מערכות יחסים נוספות שאינן קשורות ישירות או בכלל לשכבת הניהול, אלא יותר ליחסים בין העובדים לבין עצמם.

בארגונים גדולים, יש נטיה בשלב ראשון לאפשר לאגף משאבי אנוש לטפל בבעיות מסוג זה. ארגונים שבהם אין אגף כזה אפשר לראות שבעיות כאלו אם הן לא מטופלות בזמן, משפיעות שלילת על התפוקה גם של לא מעורבים.

כמו ברפואה, מניעה יותר יעילה וזולה מריפוי. לכן חשוב שכולם בארגון ידעו ויבינו מה מצפים מהם בתחום הזה.

לא תמיד אפשר לצפות מראש איזה "המצאות" אנשים יצירתיים יכולים לייצר, לכן חשוב שכולם ידעו שגם מה יכולות להיות התוצאות וגם איפה נמצאים כלי הכיבוי, כלומר למי לפנות במקרה של אש.

לסיום אתן דוגמה של מקרה שקרה לי בתור מנהל:

לפני כמה שנים הייתי מנהל טכני (CTO) בחברת תוכנה קטנה. אחד מתפקידי היה לנהל קבוצת פיתוח תוכנה של כשלושים מתכנתים, רובם בשנות העשרים. רובם גם היו דנים לבנים ואחד היה דני עם שורשים גרינלנדים. הוא היה אדם מקסים ומתכנת מוכשר אבל היה לו צבע עור כהה יחסית ועיניים כחולות. בקיצור הוא בלט בצורה חיובית בכל.

עד שיום אחד שמעתי את אחד הלבנים לבנים קורה לו כושי מהקוטב. (POLAR NIGGER). הסיבה היחידה שהוא לא פוטר על המקום היתה שהאמנתי לו שהוא פשוט לא הבין את חומרת האמירה (זה היה לפני ה-METOO) אבל הסכים איתי בכל והתנצל עמוקות בפני כולם.

זהו, צריך לזכור ולהזכיר שמקום העבודה הוא לא מגרש למאבקים אישיים, חברתיים, פוליטיים, עדתיים או מיניים. יש גם שמנים, מכוערים ונכים. כולם צריכים להרגיש רצויים ושווים כבני אדם.

חוץ מעקרון הצדק החברתי זה גם טוב לשורה התחתונה שהיא באחריות ההנהלה

אופיר יוסף סבה, תעשיות בית אל

ההגנה הכי טובה היא ההקשבה.

הקשבה היא אחד ההיבטים של תקשורת בין-אישית (מק'קיי, דיוויס ופאנינג 1998). עלינו לפתח ולאמן את ההקשבה ככלי לפיתוח מנהלים.

שיתוף פעולה מתבטא באופן יעיל ביותר כאשר מקשיבים זה לזה. כך ניתן לבטל את אי ההבנות ולקבל את תמונת המצב המלאה.

הסרת מחסומים כגון שיפוטיות, חשיבה מהירה (דחף להשיב), הסחות דעת חיצונית, ריצוי והזדהות, טון דיבור ושפת גוף, מתח ועייפות תפתח את יכולות התגובה שלנו בזמן קבלת המידע.

הקשיבו לאחר עד תום דבריו, תנו לו להתבטא ללא הפרעה ושימו לב מה קורה לכם כשאתם מקשיבים, הקשיבו עם הגוף ותשללו הסחות דעת, הקשיבו מעבר למילים כדי לזהות מסרים סמוים. לאחר המפגש בחנו את דרך ההקשבה שלכם, האם הקשבתם לתמונה הכוללת. למדו את התגובה שלכם וזהו אפשרויות לשיפור. ״בין גירוי לתגובה קיים מרחב. במרחב הזה טמון הכוח שלנו לבחור את התגובה שלנו. בבחירה שלנו טמונה הצמיחה שלנו והחופש שלנו" (ויקטור פרנקל).

אימון ההקשבה ובחירת התגובה המתאימה תאפשר לנו לזהות אפשרויות ופערים, ע"י כך נוכל להעריך סיכונים, לשפר תהליכים ולקיים שיתוף פעולה. "שמן וקטרת ישמח לב ומתק רעהו מעצת נפש" (משלי, כז', 9) - הקשבה מביאה אהבה.

אני מאחל לכולנו שנה טובה, מוצלחת ומלאת הקשבה איכותית.

שמשון גל, תעש אלביט

מנהל הינו מנהיג, בעל חזון, ראיה רחבת היקף ויכולת ביצוע, הנותן דוגמה אישית, תוך האצלת סמכויות, ביצוע הדרכה, הכוונה ובקרה.

1. מנהיג - מנהיגות טבעית הסוחפת אנשים להאמין בך ובדרכך.
2. חזון - לשאוף לאינסוף.
3. ראיה רחבת היקף - לראות את הסיכונים ואת ההזדמנויות העסקיות.
4. יכולת ביצוע - יכולת ליישם את ההזדמנויות העסקיות.
5. דוגמה אישית - כמו בצבא. ללכת ראשון בראש הכוח.
6. האצלת סמכויות - מנהל אינו תזמורת של איש אחד. מנהל חייב לבטוח במנהלים שלו.
7. ביצוע הדרכה - להדריך את המנהלים והעובדים על מנת לשפר את ביצועיהם.
8. הכוונה - ללמד את המנהלים והעובדים, את הדרך הקצרה, להשגת מטרות הארגון.
9. בקרה - בצוע בקרה הינה אחת החשובות בעקרונות הניהול. הרבה מנהלים אינם מבצעים בקרה ולכן נכשלים.

חנן כרמלי, סמנכ"ל תפעול PMP - תעופה אזרחית

להתייחס ולא רק למדדים ונתונים.

תנו דעתכם גם לעובדים ה"פשוטים" העובדים הלא מקצועיים, אלו שגויסו לטובת המשימות הפשוטות והסיזיפיות הנדרשות.

אלו שיתכן מאוד שלא עברו דרככם בתהליך הקליטה. גלו סקרנות לזהותם, השכלתם, מצבם האישי, מה מביא אותם למלא תפקיד פשוט? קיים סיכוי שתופתעו מאוד ממה שתגלו וממה שתוכלו כארגון להרוויח במישור המקצועי, ובתפישת העובדים את האנושיות שבכם ואת חשיבות ההיבט החברתי מבחינתכם.

במסגרת הסיור היומי ברצפת הייצור ובמפעל בכלל וכחלק משגרת הניהול משך את תשומת ליבי עובד זוטר, שבמסגרת מס' שאלות טריוויאליות על תפקידו ותיפקודו במערכת, מתגלים פערים עצומים בין היכולות והכישורים של העובד לתפקיד שהחליט לקחת על עצמו.

בעקבות שיחות מזדמנות כאלו, הארגון זכה לעובד מקצועי מסור שבשל החלטות מסוימות בעברו האישי הוא תויג (ע"י החברה שבסביבתו) וככל שחלף הזמן הקושי מבחינתו לשנות את הסטיגמה שנוצרה רק הלך וגבר.

אלון קפלן, מנהל ומרצה בארגונים - Crisis

ניהול סיכוני אשראי.

לקוח שלא עומד בתנאי האשראי יחסם מיידית.

1. מגדיל ללא אישור את מסגרת האשראי אצלכם ומעלה את רמת הסיכון ממנו.
2. משבש לכם את התזרים.
3. מאותת כי בעתיד יתכן ותדרשו לבצע הפרשה בגינו.

אתר הבית: https://crisis.co.il

דני קצמן

אני תמיד חושב שאם מנהל בוחן את רמת המוטיבציה של העובדים ודואג לשמר אותה גבוהה, הוא עושה את המעשה הכי מועיל להגיע ולשמר הצלחה של החברה.

ישראל שוויד, ניהול סיכונים ויעוץ ביטוח לעסקים

לכל עסק דרוש ביטוח שיבטיח את הישרדותו לאחר נזק משמעותי שאירע בו או נזק שנגרם לאחרים באשמתו ו/או ברשלנותו. כאן מדובר על שילוב של כמה ביטוחים שיעניקו לבעל העסק את חגורת בטחון שתגן עליו באופן מרבי. את חגורת הביטחון צריך לבנות כמו פאזל ורצוי בעזרת מומחה בנושא.

אלי יודקביץ

אל תטיל על העובדים שלך משימה שאתה לא יכול לבצע " במילים אחרות אל תזרוק למטה מה שאתה לא יודע לעשות בתקווה שמישהו יעשה לך את העבודה...

דורון בלאיש

המשאב החשוב ביותר בחברה שלכם הם העובדים, שתפו אותם. דברו בגובה העניים, תגמלו, ותעריכו, הם היהלום שלכם.

לצערי אני מכיר מנהלים שאומרים שיש מלא עובדים בפתח, והתחלופה בחברה שלהם, גדולה מאוד. דבר שגורם להוצאות עקיפות גדולות ואיכות נמוכה. ישנם מנהלים שלא לוקחים את ההפסדים האלו בחשבון.

לסיכום:

1. ההון האנושי הוא החשוב ביותר.
2. תסתכלו על הפרטים הקטנים הם עושים את השינויים הגדולים.

ללא שם, דיקן אוניברסיטת בן גוריון באילת

חפשו את הדברים הטובים.

כמנהל כל הצרות והבעיות מגיעות אליך. הדברים שעובדים טוב, ההצלחות, העובדים שמחייכים בבוקר, הם נעצרים בדרך. זה גם שוחק וגם נותן תמונה מוגבלת על המציאות. ממליץ לעודד גם דיווחים חיוביים ובעיקר הסתובבות בשטח וחיפוש אקטיבי של דברים חיוביים. אפשר ורצוי גם לתת להם פרסום בתוך הארגון.

ללא שם

לפני הכל, להיות בן אדם!

כל התיאוריות והמודלים לניהול, לא יעבדו אם המנהל הוא אדם רע ואנוכי. אי אפשר להסתיר אגוצנטריות מוגזמת או רוע לב. תיאוריות כנ"ל יעבדו מצוין בשירות מנהל שהוא אדם טוב לב שיודע לדחות סיפוקים.