בסיום תמצאו מאמרים נוספים בנושא המבנה הארגוני משנים עברו.
המלצות מועילות למנהלים - והפעם: כיצד לעבור מדאגה להשפעה?
לחצו כאן לקישור לסרטון.
לחצו כאן כדי להגיע לערוץ היוטיוב שם תמצאו עוד עשרות סרטונים שיעניינו אתכם.
ההמלצה שלא מתקבלת
לפני כמה שבועות פרסמתי כאן מאמר עם המלצות של עשה ואל תעשה למנהל חדש.
בין היתר המלצתי לכל מנהלת או מנהל חדש לשוחח עם מנהלים ועובדים ולשאול כמה שאלות.
אחת השאלות התייחסה למבנה הארגוני. לבקש שיציירו לך סקיצה של המבנה הארגוני.
כך אני נוהג בכל פעם שאני מגיע ללוות חברה חדשה.
תמיד אני מקבל תיאורים שונים של המבנה הארגוני. גם כאשר היכן שהוא במסמכי ה-iso של החברה משורטט מבנה ארגוני שאיש אינו מכיר ואינו זוכר.
מסתבר שהעובדים וגם המנהלים רואים באופן שונה את המבנה הארגוני.
למרות שמדובר בארגון אחד.
אני בטוח שכבר באינטואיציה שלכם, אתם מבינים שזה מצב לא טוב.
מיד אציג כמה דוגמאות שימחישו את הנזק שנגרם לחברה.
השאלות שאני שואל הן במסגרת המיפוי או האבחון של החברה.
תמיד אני מאיר על התופעה וממליץ לפרסם את המבנה הארגוני.
לא זכור לי שאי פעם ההמלצה הזו התקבלה.
מדוע? מה הסיבה? על כך אענה בסיכום של המאמר.
מיד נראה כמה תופעות שליליות.
אקדים ואומר שפרסום המבנה הארגוני הוא קריטי ברמת הארגון ככלל.
חשוב לצרף אליו את הגדרת האחריות של כל פרט ועל כך כתבתי בעבר. זה תנאי חשוב מאד אך לא תנאי הכרחי לפרסום המבנה הארגוני.
תזכורת: כמו תמיד, הדוגמאות אמיתיות ושיניתי את הפרטים המזהים.
דוגמה 1: שניים מנהלים מחלקה אחת
בשנה האחרונה נתקלתי בכמה מקרים בהם שני מנהלים הגדירו את עצמם מנהלים של אותה מחלקה.
נסו לתאר לעצמכם לאיזה חוסר יעילות ובלגן אפשר להגיע במצב בו שני מנהלים רואים את עצמם כמנהלים של אותה מחלקה.
במקרה אחד המנכ"ל אמר שיבדוק את הנושא עם מנהל התפעול.
במקרה אחר, מנהל התפעול היה מאד ריכוזי, נתן הוראות ברצפת היצור והעובדים לא ידעו מי מנהל אותם. חלקם חשבו שזהו מנהל המחלקה ואחרים חשבו שזהו מנהל התפעול.
המנכ"ל שלהם אמר שבכלל מנהל שלישי הוא המנהל של המחלקה. הקביעה הזו לא הייתה ידועה לאף אחד משלושת המעורבים.
גם במקרה שלישי הוגדר לשני מנהלים תחום אחריות זהה והם נתנו הוראות לאותם עובדים. הם ידעו שלפעמים ההוראות שלהם סותרות את ההוראות של הקולגה אך באופן אישי זה לא הפריע להם.
בשלושת המקרים המנכ"לים לא הלכו עוד צעד אחד קדימה, לא פרסמו את המבנה הארגוני ולא עיגנו את הירארכית הניהול כך שתהיה ידועה לכולם.
דוגמה 2: ניהול מטריציוני
ניהול מטריציוני מעצם הגדרתו מתאר מצב בו שני מנהלים אחראים על אותם אנשים. אך האחריות שלהם היא שונה במהותה ומחייבת הגדרה מאד מדויקת.
בזמנו כאשר ניהלתי את המפעל הגדול של נסטלה אסם ביקנעם, היה ניהול מטריציוני.
אני ניהלתי את כל המנהלים במפעל והייתי אחראי לתוצאות התפעוליות ובמידה רבה גם העסקיות.
אך כמעט לכל מנהל תחתי היה מנהל מקצועי שישב במטה החברה. למשל, מהנדס החברה, מנהלת האיכות, סמנכ"ל משאבי אנוש או הטכנולוג הראשי של החברה.
ההגדרה הייתה מאד מדויקת ולמנהלים ולעובדים היה ברור מי המנהל והיכן משתלב המנהל המקצועי.
בחברה מסוימת שפגשתי השנה היו ארבעה מפעלים. מנהל ההנדסה אמור היה לנהל את ההנדסה בכל המפעלים. התפקיד שלו היה לנהל את ההנדסה אך לא את המהנדסים.
הוא לא הבין את תפקידו ואת חלוקת האחריות. גם מנהלי המפעלים לא הבינו את חלוקת האחריות בינם ובין מנהל ההנדסה. לכולם היו טענות אחד כלפי השני. אחד המנהלים הבכירים בחברה אמר לי "שלא סופרים את מהנדס החברה". ההנדסה לא הצטיינה והמנכ"ל לא היה מרוצה.
למרות שהמנכ"ל לא היה מרוצה, הוא בחר לא הגדיר מבנה ארגוני ברור.
כאשר המבנה הארגוני לא ידוע והגדרת התפקיד של המנהל המקצועי אינה מדויקת, יש אי בהירות מה התפקיד של כל אחד.
במצב כזה לא ברור מי אחראי על התוצאות ועל מה נמדד כל מנהל.
דוגמה 3: שותפים
המקרה של שותפים הוא אולי הכי מורכב. לא פעם השותפים "הולכים על ביצים".
באופן טבעי כל אחד לוקח על עצמו את התחומים בהם הוא יותר חזק. אבל ברגע שלא ברור מי אומר את המילה האחרונה מתחילות התקלות.
יש תחומים ששני שותפים מנהלים במקביל.
ויש תחומים שאף אחד לא מנהל. באופן מוזר דווקא ניהול הכספים הוא אחד התחומים שבדרך כלל אף שותף לא לוקח עליו אחריות.
באחד המקרים, שפגשתי ישבתי עם שני השותפים, כל האחד מהם הגדיר מהם תחומי אחריותו ובדקנו שאין חפיפה ואין שטחים "אפורים" (ללא ניהול).
ההגדרה המדויקת חשובה לא רק לשותפים אלא גם לעובדים שהם מנהלים.
לא תמיד השותפים מאפשרים לבצע מהלך כזה. מפני שהוא דורש הגדרה שהם חוששים ממנה: כשאנחנו מגדירים על איזה תחום כל שותף אחראי, אנחנו גם מגדירים איזה תחום הוא לא מנהל. היכן הוא לא מתערב.
ההחלטה היכן אני לא מתערב היא החלטה קשה עבור מנהלים רבים.
דוגמה 4: מאבקי כוח
בחברה שניהלה פרויקטים ליוויתי את אחד המנהלים. בחברה לא היו הגדרות תפקיד מסודרות ולא היה מבנה ארגוני ידוע. אבל היה סטטוס קוו. פחות או יותר כולם הכירו אחד את השני ואת מקומם ביחס לאחרים.
בשלב מסוים נכנס מהנדס חדש עם ניסיון מחברות אחרות. הוא לא הכיר את המבנה הארגוני שהיה פחות או יותר מוסכם על המנהלים והמהנדסים הקיימים והתחיל לפעול כמו פיל בחנות חרסינה.
התחילו מאבקי כוח שפגעו בניהול הפרויקטים.
כשהמבנה הארגוני לא מוגדר ולא מפורסם נוצרים מאבקי כוח, מאבקי שליטה ומנהלים חזקים עלולים לנכס לעצמם תחומים שלא שייכים להם.
במקום שכל המאמץ יופנה לניהול הפרויקט, הופנו מאמצים למאבקים הפנימיים וניהול הפרויקט נפגע.
סיכום והמלצה
כמעט בכל החברות שאני מגיע אליהן המבנה הארגוני העדכני אינו מפורסם. גם בחברות המעטות שפורסם פעם מבנה ארגוני והוא תלוי על לוחות המודעות הוא אינו עדכני ומשכך לא מתייחסים אליו.
מבנה ארגוני הוא תנאי הכרחי בכל חברה. גם בחברות מאד קטנות.
מבנה ארגוני ברור מגדיר איזה מנהל אחראי על איזה תחום ויש הגדרת חד-חד- ערכית מי המנהל של מי.
היתרונות של מבנה ארגוני מעודכן, שמפורסם על לוחות המודעות וידוע לכולם:
- כל עובד יודע מי מנהל אותו וכל מנהל יודע את מי ואת מה הוא מנהל.
- בעיקר כל מנהל יודע את מי הוא לא מנהל והיכן הוא לא נותן הוראות.
- אין חפיפה של שני מנהלים באותו תחום או אותו תא שטח.
- קל יותר לזהות תחומים שאינם מנוהלים.
- פשוט יותר למנוע מאבקי כוח ולבנות שיתוף פעולה.
- פשוט יותר להגדיר מדדים ויעדים.
אז מדוע לא?
מתוך היתרונות מתבהרת לנו סיבת ההתנגדות.
לעמימות יש יתרונות.
בכל החלטה שקיבלנו, קיבלנו גם החלטה לשלול הרבה אפשרויות אחרות.
המנכ"ל נדרש לקבל החלטות שנוגעות למנהלים שהוא מנהל ובחלק מהמקרים להתמודד עם ההתנגדויות שלהם.
נוח לו יותר להימנע, לשמור על עמימות ולא להתעמת.
זו לקונה ניהולית מאד משמעותית.
לסיום: הגדרת תפקיד אישית היא המקבילה האישית להגדרת המבנה הארגוני.
יש לה חשיבות רבה. היא תנאי חשוב אך לא הכרחי לפרסום המבנה הארגוני. תתקדמו עם הגדרת המבנה הארגוני גם כאשר אין הגדרות תפקיד אישיות.
שאלת סקר חשובה
פרסום של מבנה ארגוני מעודכן מבטיח עבודה סדירה בה כל מנהל יודע את מקומו ולא מתערבים אחד בתחום של חברו.
לא פעם דווקא מנכ"ל ריכוזי הוא זה שמתערב בהחלטות של המנהלים תחתיו, נותן הוראות סותרות ומשבש את עבודת החברה.
שאלת הסקר ששאלנו לראשונה לפני שמונה שנים עסקה בתופעה זו:
האם המנכ"לית בארגון שלך נוהגת להתערב בעבודת חברי ההנהלה?
מה המצב בחברה שלך?
אני ממליץ לך לראות את תוצאות ההצבעה ומזמין אותך להצביע בעצמך.
סקר
רשימת מאמרים בנושא של המבנה הארגוני
- מבנה ארגוני מטריציוני פורסם בשנת 2014
- הגדרת המבנה הארגוני בחברות פורסם בשנת 2014
- מדוע חיוני ונכון לפרסם את המבנה הארגוני בחברה פורסם בשנת 2015
- כיצד לזהות את מנופי הרווח של החברה ולטפל בהם? פורסם בשנת 2016
- ההשפעה של מאבקי כוח ואגו על המבנה הארגוני של חברות עם סניפים בחו"ל פורסם בשנת 2016
- שאלות שאני שואל כאשר אני מגיע לחברה חדשה פורסם בשנת 2016
- מדוע נכון וחשוב לפרסם את המבנה הארגוני? פורסם בשנת 2018
- איך להתמודד עם מאבקי שליטה ואגו שפוגעים בחברות (ויותר מכל בחברות בעלות מבנה מטריציוני)? פורסם בשנת 2019
