התייעלות בעסק - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

בשלוש השנים האחרונות עלו מחירי החשמל ב 32%. מחירי הדלקים עלו אף הם. במקביל, עומדים מפעלים וספקי שירותים בפני דרישה מתמדת להוזלת המוצר/שירות לציבור הלקוחות. תהליך שיטתי להתייעלות בצריכת האנרגיה הינו, אם כן, צו השעה לכל ארגון חפץ חיים.

כאשר אנחנו באים לבחור באילו מדדי ביצוע להשתמש, חשוב לזכור כי האינטרס של החברה שלכם הוא ליצור מערכת מדידה ושיפור מאוזנת שמטפלת בכל תחומי הפעילות. דבר קשור בדבר וטיפול בתחום מסוים בלבד לא יביא שיפור. לפני מספר שבועות כתבתי על 4 מדדי ביצוע מומלצים בתחום התפעול והיצור. הפעם בחרתי להציג רשימה של מדדי ביצוע נבחרים בתחום הכספים והאיכות.

הפעם בחרתי להציג רשימה של מדדי שיפור נבחרים המשמשים (או מומלצים לשימוש) ברוב החברות למדידת תהליכי שיפור במגוון תחומים, מהיצור ועד שירות הלקוחות. נתחיל עם ארבעה מדדים ובעוד חודש נוסיף מדדים נוספים. למרות שכל חברה היא ישות ייחודית בעלת מאפיינים מיוחדים, קיימים מדדים כלליים אשר יכולים לתרום לכולן.

בחברה גדולה סבלו מתחלופה גדולה של צוותי המכירות בחנויות. חלק מהמוכרים שנקלטו עזבו עוד בטרם הספיקו ללמוד את המקצוע, אחרים עזבו בתוך החודש הראשון וקרוב למחצית מכלל העובדים עזבו בתוך שלושה חודשים. התוצאה הייתה שחלק משמעותי מצוות המכירות בחנות (העובדים החדשים) סבל מחוסר מקצועיות, והעובדים הוותיקים היו עסוקים בהדרכה והכשרה במקום להתפנות למכירה.

הניסיון מלמד אותנו כי כאשר במהלך שיחה בצוות שיפור כלשהו נשמע המשפט "כולם יודעים", הדבר מצביע על אחת משתיים: או שאף אחד לא יודע, או שהארגון מתנהג כאילו אף אחד לא  יודע והמידע שאכן קיים לא מוביל לשום פעולה ממשית (תיקון, מניעה, תגובה וכדומה). באחד הארגונים הגדולים בהם עבדנו פעם נהגו לבצע בדיקות קבלה לחומרי גלם בדייקנות רבה וראויה לציון. 

הרצאה שהועברה באוניברסיטת חיפה במסגרת קורס לתואר ראשון בנושא שיטות מחקר, של ד"ר גיל לוריא. ההרצאה מתחילה בהעלאת רעיונות למדדי שיפור - אלמנטים בפעילות החברה שאותם אנו יכולים וצריכים למדוד. לאחר מכן מוסבר על החשיבות של רתימת העובדים לתהליך השיפור, והחשיבות שבכך, לאור הידע הרב שמצוי בידי העובדים ולא מגיע להנהלה.

בחברה אחת בה הובלנו תהליך של צוותי שיפור, צוואר הבקבוק היה בתחנה של טיפול בפני שטח ע"י חומצה. התהליך פלט חום ולכן צריך היה לקרר את החומצה. באופן טבעי מחליפי החום בנויים מצינורות נחושת שמעבירה חום ביעילות רבה. אלא שהנחושת נעכלת ע"י החומצה, לכן מחליף החום (צינור הנחושת) היה באלכוהול ובתוך האלכוהול היה כלי זכוכית עם החומצה.

הפיסיקאי NASSIM HARMEIN שהקדיש את חייו מגיל 9 למחקר על הגיאומטריה הבסיסית של המרחב יחד עם פרסום מאמר שלו על פרוטון שוורצש'ילד, מביא תפיסה חדשה על הקשר בין הפיסיקה והתודעה האישית שלנו. אחד הדברים ש - HARMEIN הבין הוא שהדבר היחיד בעולם המחבר בין כל הדברים זהו המרחב ואנחנו בקשר עם המרחב הזה כל רגע וכל שניה.

איך ניתן להשיג שיפור טוב יותר? תחרות פנימית בין הצוותים והמשמרות השונות, או חתירה לשיתוף פעולה? באחת החברות בהן עבדנו בעבר, העלתה המדידה כי יש הפרש משמעותי בתפוקות בין המשמרות. המנכ"ל ביקש לפרסם את תוצאות המדידה וליצור תחרות בין המשמרות.

בחברות רבות אני מזהה שימוש לא נכון באחד המרכיבים החשובים ביותר במערכת המידע: המספר הקטלוגי. לא נכון משום שהשיטה בה החברות נוקטות לפתיחת מספר קטלוגי חדש מקשה אחר כך על זיהויו של הפריט באופן חד משמעי במערכת המידע, וגורמת לעובדים שונים לבזבז זמן בחיפוש מספר קטלוגי ולייצר (בגלל בעיות זיהוי) מספרים קטלוגים כפולים ומשולשים.

אין חולקין על כך שהמשימה הקשה ביותר המוטלת עלינו (כעובדים, כמנהלים, כהורים, כבני זוג) היא משימת ניהול זמננו וסדרי העדיפויות. יש לא מעט הכשרות וקורסי בזק בנושא, וחשוב להכיר את עקרון האבנים הגדולות/בינוניות/קטנות שממלאות כד.

דרך העבודה בחברות רבות, בפרט חברות בינלאומיות, מושתתת על מדידה. לכאורה היתרונות ברורים וגלויים לעין, ובכל זאת אנו מוצאים לא פעם, התנגדות למדידה בפרט בדרגי הביניים. נשאלנו פעם ע"י מנהל בכיר בחברה גדולה, מדוע ההתנגדות העזה למדידה?

בעיות גביה אינן משמיים, בעיות גביה נוצרות בגלל תרבות ארגונית לקויה. השורשים של הבעיה נעוצים בנכונות של מנהלי הארגון לתת שירות ללקוחות שאינם משלמים בזמן. אם וכאשר יחליטו מנהלי הארגון לא לתת יותר שירות ללקוחות שאינם משלמים בזמן, בעיית הגביה תעלם מעליה.

באחת החברות בהן עבדנו הייתה בעיה מהותית של גביית החובות במשך כמה שנים. היו לקוחות שנסגרו, או לקוחות שהתכחשו לחובות עבר וגם מצב הגבייה בהווה לא היה תקין. כאשר "החרב" של גרעון גדול והיעדר מזומנים הונפה מעל צווארה של החברה נכנסנו לעבודה במקום.

פעמים רבות נשאלת השאלה כיצד לעודד הגדלת המוטיבציה והתפוקה אצל העובדים. בשבועות האחרונים הקדשנו את המאמר השבועי לבחינה של מספר גישות. את המאמר האחרון בנושא נקדיש לבחינת הנושא של הצעות הייעול. אנו מוצאים את הטיפול בהצעות הייעול כמורכב יותר משאר הנושאים בתחום ואפילו טריקי.

הרצאה במסגרת קורס לתואר שני בנושא ניהול פרויקטים של ד"ר גיל לוריא באוניברסיטת חיפה. ההרצאה פותחה והועברה ע"י זאב רונן, מייסד ומנכ"ל "מצוינות בעסקים".

פעמים רבות נשאלת השאלה כיצד לעודד הגדלת המוטיבציה והתפוקה אצל העובדים. בשבועות האחרונים אנומקדישים את המאמר השבועי לבחינה של מספר גישות. הפעם נבחן את גישה של עידוד בעזרת צוותי שיפור וכן את הנושא של תגמול על ההשתתפות בצוות שיפור.

בחברה צומחת נהגו למדוד משתנים רבים בפעילות החברה. העובדים והמנהלים תוגמלו מדי חודש בבונוס מיוחד אם עמדו ביעד החודשי. לכאורה, מצב אידיאלי: יש יעדים ומדדים, יש מדידה ויש תגמול על העמידה ביעד. ואכן, כאשר התחלנו בתהליך הלמידה של הארגון והאבחון ע"י שיחות עם העובדים נראה היה לרגע שהכל מושלם.

פעמים רבות נשאלת השאלה כיצד לעודד הגדלת המוטיבציה והתפוקה אצל העובדים. בשבועות הקרובים נקדיש את המאמר השבועי לבחינה של מספר גישות. הפעם נבחן את גישה של עידוד ע"י הוקרה וציון חייכן - בכיין. בעבר ניהלתי ארגון ובו כמה מאות עובדים, תחת הסכם קיבוצי. הפרמיה הייתה חלק מהסכמי העבודה הקיבוציים, ישנה ואנכרוניסטית.

פעמים רבות נשאלת השאלה כיצד לעודד הגדלת המוטיבציה והתפוקה אצל העובדים. בשבועות הקרובים נקדיש את המאמר השבועי לבחינה של מספר גישות. הפעם נבחן את שיטת הפרמיה ובשבוע הבא נבחן מולה את הגישה של הוכרה ע"י "חייכן בכיין".

לפני כשנה הוזמנו לחברה לא גדולה. התמונה שהוצגה לנו בפגישה הראשונה, הייתה ירידה במכירות, מעבר להפסד ובעיות בתפעול. בשלב האבחון התברר כי יש גם בעיית מזומנים לא פשוטה. מצאנו כי בארבע השנים האחרונות יצאו תעודות משלוח רבות ללא ערך כספי ולא נשלחו בעקבותיהן חשבוניות וכמובן לא נגבה כסף.

בחברה קטנה של כמה עשרות עובדים, המוכרת בעיקר לעסקים קמעונאיים ומעט ללקוחות סופיים רצו להגדיל את המכירות ולשם כך לחפש הזדמנויות עסקיות נוספות. קיימנו סדנה של כמה שעות עם כ-12 עובדים ובתהליך של סיעור מוחות מובנה אספנו הרבה מאד רעיונות. המשתתפים בסדנה היו עובדים בכירים מתחום השיווק והמכירות, התפעול והכספים.

באחת החברות מצאנו כי הפרמטר של אספקה במועד הינו מנוף רווח חשוב מאד לחברה. הקמנו צוות שיפור, עקבנו אחרי המדד של עמידה במועדי האספקה מדי יום ואפילו נשלח גרף מעקב על בסיס יומי. הנושא זכה למיקוד והיה שיפור משמעותי אשר זכה להוקרה בשוק ותרם לשיפור משמעותי במכירות.

באחת החברות התמודדנו עם אחוז גבוה של תוצרת פסולה. היינו במצב המוכר וודאי לרבים מכם בו תוך כדי ההתמודדות עוברים מניסיון לניסיון ומאבדים את נקודת המוצא. ניסינו שיטות יצור משופרות או שונות לגמרי, אך לשווא, באחד הימים ישבנו בצוות השיפור וניסינו לבחון באופן שונה את המצב. לבחון אותו מזוויות ראיה שונות.

לפני זמן מה ביצענו פעילות לשיפור כמות הפחת ואובדן החומר בזמן תהליך הייצור במפעל מסוים. כרגיל, בדקנו את הפחתים בכל התחנות השונות של שרשרת היצור, והסתכלנו על הפחת המצטבר מתחנה לתחנה. אך בשלב מסוים היה נדמה לנו שמסיבה כלשהי, לא כל הפחתים נספרים ואנו לא רואים את התמונה המלאה.

בחברה מסוימת בה ניהלנו תהליך של שיפור, מצאנו כי מנוף הרווח המשמעותי ביותר הינו הקטנה של הפחתים הנוצרים בתהליך היצור. הפחתים נוצרים לרוב בגלל סיבות שהעובדים ברצפת היצור מכירים הרבה יותר טוב מאשר המנהלים הבכירים. 

יום חמישי בשבוע, יום עבודה רגיל. יש דברים על שולחני שמחכים שאעשה עליהם "וי". עבודתי דורשת יצירתיות והשראה, האם דווקא ישיבה מאחורי השולחן ומול המסך תביא את התשובה? אולי ישיבה תחת עץ רענן עם ריחות הפריחה של ההדרים, קולות הטרקטור במרחקים וציוץ הציפורים?

מטרת ההרצאה היא לבחון דרכים להתחדשות ומציאה של פתרונות חדשים ויצירתיים. נשאלות השאלות, האם זה בכלל חסר לנו? האם חסר לנו מידע? האם יש לנו צורך בחיפוש שיטה או דרך להתחדש. האם אנחנו לא יודעים מספיק? דרך ההצגה הייתה להציג דוגמאות אמתיות מהתעשייה, תיאורי אירוע שקרו.

חברות רבות רוצות לשפר את הביצועים ומחפשות יעוץ אסטרטגי, יעוץ שיווקי או יעוץ ארגוני וכאשר הן מקבלות את ההמלצות, מתחילה התנגדות ברחבי הארגון ובסוף ההמלצות נשארות בתוך ספר על המדף. לכן, נכון יותר, לדעתנו, ליצר את השינוי בשיתוף אמיתי עם אנשי החברה.

חברות רבות רוצות לשפר את הביצועים ומחפשות ייעוץ אסטרטגי, שיווקי או ארגוני וכאשר הן מקבלות את ההמלצות, מתחילה התנגדות ברחבי הארגון ובסוף ההמלצות נשארות בתוך ספר על המדף. אנחנו ממליצים להוביל את השיפור יחד עם העובדים, לגייס את הידע והמידע שלהם ובעיקר את הנכונות שלהם לשינוי ולשיפור התוצאות.