אחת החברות בהן עבדתי לאחרונה הינה חברה טכנולוגית. באותה חברה, מצד אחד, קיים צורך מתמיד בקבלה של עבודה נוספת ומצד שני קיים מחסור טבעי בכוח אדם לביצוע העבודה. לכן נעשה שימוש בקבלני משנה ומתנהל חיפוש מתמיד אחר כוח אדם מתאים.
בדרך כלל המנכ"ל הוא מי שעוסק במכירות ומביא את הפרויקטים החדשים לחברה.
העיסוק במכירות מקשה מאוד על המנכ"ל את ניהול העבודה של צוותי הפיתוח.
בגלל מחסור בכוח אדם, העובדים עוסקים במקביל במספר משימות במספר פרויקטים שונים.
ככל שמספר הפרויקטים גדל, גם מספר המשימות גדל והיכולת לבצע עבודה רציפה ולסיים פרויקט עד הסוף ובזמן, קטנה.
ככל שמספר המשימות גדל קשה יותר לנהל אותם וקשה לראות את התמונה הכללית ופרויקטים נופלים בין הכיסאות עד כדי כך שחלקם לא מבוצעים כלל.
במצב זה כולם צועקים לשמיים, הלקוחות כי הם לא מקבלים את המוצרים, המנהל כי הפרויקטים לא נגמרים, העובדים כי יש עליהם עומס ואחריות לא מתקבלים על הדעת.
התוצאה היא בלתי נמנעת, מסירה חלקית של פרויקטים, אי עמידה בלוחות זמנים ובריחה של לקוחות.
מחד קיים קושי בשוק לגייס כוח אדם מתאים ומאידך בסופו של יום צריך לדאוג כל הזמן לעבודה עבור כוח האדם שקיים. לכן בדרך כלל הגיוס נעשה מאוחר ובעצם תורם בתורו לנפילה מהירה יותר ועודף של כוח אדם כשהלקוחות בורחים.
בשלב הזה צריך המנכ"ל להתעשת ולשנות את דרך הניהול של החברה או שהיא עלולה להידרדר לחוסר פעילות.
חייבים לקבוע סדר עדיפויות בין הפרויקטים השונים, את סדר העדיפויות נקבע בהתאם לפרמטרים שונים תוך נתינת דגש לפרמטרים של מכירות כגון חשיבותו היחסית של הלקוח, פוטנציאל המכירות הנוספות לאותו לקוח, כמה זמן קלנדרי נשאר לסיום הפרויקט, גורמים חיצונים שמשפיעים על הלקוחות כגון תקציבים שנגמרים, לקוחות חו"ל והתחייבויות לספק לגורם שלישי.
אני באופן אישי, מעדיף גורמי מיון שקשורים למכירות על פני תחומים אחרים.
אחרי שהוחלט על סדר העדיפות חייבים לעשות תוכנית עבודה לכל פרויקט ופרויקט על מנת לוודא שלא מכניסים פרויקט נוסף על אלו שהארגון מסוגל לבצע באותו זמן נתון ומתקדמים בהתאם ללוח הזמנים שהוכתב. חשוב מאוד שהלקוחות יהיו מעודכנים ושותפים ללוחות הזמנים. חשוב לדאוג שכל הלקוחות ידעו מתי הפרויקט שלהם מתוכנן בתוכנית העבודה ויש לשמור אתם על קשר רצוף.
יש מקום לגייס עובדים נוספים זמניים או לשתף פרילנסרים על מנת להוסיף פרויקטים נוספים אבל צריך לזכור שגם שם יש גבול ליכולת השליטה והבקרה והוספת כ"א מצריכה תוספת של ניהול.
לאחר שהכנסנו את החברה לסדר עדיפות, נדמה למנהלים שיש בחברה בזמן הנתון עודף פרויקטים, זו טעות אופטית.
מצד שני, אסור לנוח במכירות היות ומנוחה במכירות משמעותה שבעוד מספר חודשים החברה תישאר ללא עבודה .
לכן צריך להמשיך לחפש פרויקטים חדשים כל הזמן אבל אפשר להיות קצת יותר בררניים.
