לפני שבועיים פרסמתי כאן מאמר על קיום ישיבות והמלצה איך לקיים אותן באופן יעיל.
הפעם אני מבקש להציג חשיבה אחרת, אפילו סותרת במידת מה חלק מההמלצות שרשמתי שם. אחת המטרות החשובות בחשיבה בצוות (מה שמוגדר כ"ישיבה") היא הגעה לפתרונות או דרכי פעולה יצירתיים.
עצם הישיבה בפורום בו אנו פתוחים לשמוע רעיונות חדשים, כבר מסייע מאד. אם נוסיף לכך טכניקות כמו סיעור מוחות, עצם דג, 5 Why's ועוד, נחזק מאד את כוחו של הצוות ונאפשר לייצר פריצות דרך.
אלא, שמחד, שגרת עבודה, עם סיכומים, פעולות מתקנות, מעקב, סיכומים וחוזר חלילה, היא כלי חשוב לשמור על היעילות של הישיבות, ומאידך, שגרה, כמו כל שגרה מקבעת את החשיבה ומכניסה אותנו לתוך קופסה.
כדי לשבור את השגרה ולצאת מההרגלים והקופסאות בהן אנו אוהבים להסתגר, אני נוהג מדי פעם לפעול אחרת.
לקיים את הישיבה עם מטרה אך בלי מעקב על הפעולות המתקנות ובלי היסטוריה. בלי השגרה של הליכה באותו נתיב.
דוגמאות:
בעבר כאשר ניהלתי מפעל גדול בחברה בינלאומית והיו בארץ מספר מפעלים, נהגנו אחת לשנה לבצע מבדק בו מגיעים נציגים שונים ממפעלים אחרים וסוקרים על פי רשימת תיוג (Check List).
מאחר וכל הזמן בדקנו את עצמנו לפי אותה רשימת תיוג, הלכנו כל הזמן באותו נתיב (אותה קופסה...) ולא היו דרמות, לא היו חידושים גדולים.
יום אחד הוחלט כי המבדק הזה יהיה חופשי, בלי רשימות תיוג שעושות סדר אבל גם מקבעות את החשיבה. הממצאים היו מדהימים.
או, בתחום אחר, באחת החברות בהן אני פועל כמנהל פיתוח עסקי לאיתור מפיצים, הגעתי לפני כחודש, לישיבה עם סאמר שעובד אתי בצוות מטעם החברה.
לכאורה, לא היה על מה לדון, כל מה שקבענו לבצע, בוצע, כל המיילים שחשבנו עליהם, נשלחו וטרם קיבלנו תשובות.
החלטנו לקיים דיון "על ריק". כמובן למען המטרה. התחלנו את הפגישה בשאלה איך מגיעים למפיצים חדשים, אחרים. מה אפשר לעשות.
תוצאת הפגישה הזו הייתה שני מהלכים מאד מעניינים שטומנים בחובם הזדמנויות גדולות. סביר להניח, שלו הלכנו בנתיב שיצרנו כבר בפגישות הקודמות, לא היינו מגיעים לכיוונים אלו.
תחום המכירות, בפרט, מחייב חדשנות כל הזמן. לכן, כאשר אני פועל עם צוות מכירות, אני נוהג מדי פעם, לשאול את השאלה: "מה עוד?". מה אנו יכולים לעשות ולא עשינו. את השאלה הזו אני שואל בפתח הישיבה, ללא הפתיחה הרגילה עם המעבר על הפעולות המתקנות או הסיכום של הפגישה הקודמת.
אז, כן, או לא רשימות תיוג?
יצירתיות ממחייבת לצאת כל הזמן מהקופסה, לצאת מהריבוע והשגרה שאנו כה אוהבים. כדי לקיים ישיבות יעילות יהיה נכון לעבוד בנוהל מסודר. להגיע עם מטרה, סדר יום, מעבר על הפעולות שהוחלט לבצע בפגישות הקודמות ולהוציא סיכום מסודר.
אך כדי להיות יצירתיים, צריך לצאת מהשגרה מדי פעם ולעבוד אחרת.
