4 מדדי ביצוע חשובים שכדאי להכיר

הפעם בחרתי להציג רשימה של מדדי שיפור נבחרים המשמשים (או מומלצים לשימוש) ברוב החברות למדידת תהליכי שיפור במגוון תחומים, מהיצור ועד שירות הלקוחות. נתחיל עם ארבעה מדדים ובעוד חודש נוסיף מדדים נוספים.

למרות שכל חברה היא ישות ייחודית בעלת מאפיינים מיוחדים, קיימים מדדים כלליים אשר יכולים לתרום לכולן, בתנאי כמובן שהנהלת החברה משקיעה את הזמן, החשיבות והמאמצים הדרושים לתהליך המדידה והשיפור.

בסוף המאמר אציג אתר בינלאומי גדול בו תמצאו רשימה של עשרות מדדי ביצוע מומלצים, עם הסבר על אופן השימוש בהם.

התדירות המומלצת לדיונים בתוצאות המדדים: אני ממליץ כי תוצאות המדידה של כל המדדים יגיעו לניתוח בדיון הנהלה אחת לחודש. לפחות פעם בשבוע המדדים ינותחו בצוות שיפור ייעודי עם מנהל האגף (תפעול, מכירות, כספים, שיווק וכדומה) או מישהו מטעמו, חלק מהמדדים ינותחו בדיון קצר פעם ביום, בהתאם לצורך.

4 מדדי ביצוע חשובים שכל מנהל צריך להכיר

1. מכירות. המדד החשוב ביותר הוא המכירות. ליתר דיוק, היקף המכירות בהשוואה לתקציב. ראוי כמובן שהתכנית השנתית תפורק לחודשים ויהיה לפניכם יעד מכירות חודשי.

   אני ממליץ לבחון מדי שבוע את התקדמות המכירות בהשוואה לתכנית ולוודא שהיעד החודשי יושג. בנוסף לבחון גם מה צפוי בהמשך. הצוות שדן בתוצאות המדידה צריך לכלול נציגים מצוות המכירות וגם מאגפים אחרים בחברה, כדי להציף את כל הבעיות שקיימות בתהליך המכירה.

   מומלץ לפרסם דו"ח ביצוע יומי המציג את התקדמות קבלת ההזמנות והוצאת מכירות בהשוואה לתכנית השנתית והחודשית. כך משיגים מיקוד על הנושא בפורום רחב.

2. עמידה במועדי אספקה. נושא זה הוא אחד המאתגרים ביותר בתעשייה המקומית. חברה שתדע לספק את הסחורה במועד המוסכם עם הלקוח ובזמן מהיר, תזכה לקבל יותר הזמנות. זהו יתרון תחרותי רב משמעות. כיום חברות רבות מדי אינן עומדות במועדי האספקה. אנו ממליצים שמנהל התפעול ישב אחת לשבוע למשך שעה, עם צוות של בעלי התפקידים אצלו, ובנוסף נציג של המכירות ומנהל התפ"י (במידה והתפ"י אינו חלק מהתפעול), ובצוות זה ינתחו יחד חלק מהסיבות לאי העמידה במועדי האספקה.

   אחת לחודש, גם מדד זה יגיע לניתוח בישיבת הנהלה, יחד עם שאר המדדים.

3. עמידה בתכנית יצור שבועית. עמידה בתכנית היצור הינה אבן יסוד בהוצאת הזמנות במועד. ברוב החברות כלל אין תכנית יצור שבועית. קשה להפריז בחשיבותו של נושא זה, למרות הקושי בכניסה אליו למי שאינו מורגל בכך.

   אופן המדידה של תכנית היצור צריך להיות כך: כדי לחשב את המדד צריך לקחת את הכמויות שתוכננו ליצור בסוף השבוע הקודם ולהשוות עם הכמויות שיוצרו בפועל. הנוסחה לחישוב: 1 פחות סה"כ הפרשים בערך מוחלט בין תכנון לביצוע, חלקי סה"כ כמות שבוצעה.

   תכנון שבועי של היצור ועמידה בו, מאפשרים להזמין ולהחזיק מלאי של חומרי גלם ואריזה בכמות הדרושה. בלי הוצאות של הובלה דחופה ולא מתוכננת בשל חוסר ובלי מלאי מת בשל עודף מלאי. בנוסף הוא מאפשר את תכנון העבודה והעובדים ותכנון נוח ויעיל יותר של משאבי הציוד. מדד זה ינותח כאמור ברמה חודשית ושבועית, וכן בדיקה קצרה ברמה יומית.

   ניתוח הסיבות לחריגה מאפשר לשפר את סיבות השורש היותר מהותיות, שגורמות לאי-עמידה ביעדי היצור.

4. הלימת המלאי. גם למדד זה חשיבות רבה מאד, הרבה מעבר לניהול המחסנים.

   אופן המדידה הוא כזה: בודקים אחת לשבוע 10 – 5 פריטים במחסנים באופן אקראי, ומשווים בין כמות הפריטים הקיימת לבין הכמות שאמורה להיות קיימת ע"פ רישומי החברה. הציון הוא מספר הפריטים אצלם נמצא דיוק מלא בין המחסן והנתון במערכת המידע, מחולק בס"ה מספר הפריטים (מק"טים) שנבדקו.

   בכל פעם מנתחים את סיבת השורש לחלק מההפרשים, במידה שהיו. ניתוח זה יציף בעיות רבות לשיפור, בד"כ בעיקר ברצפת היצור ובניהול עצי המוצר. הבדיקה והניתוח יהיו בתדירות שבועית וחודשית, בישיבת ההנהלה בה בודקים את ביצועי כל המדדים.

בחודש הבא אציג מדדים חשובים נוספים בתחום הכספים (גיול חובות למשל), ובתחומי האיכות והלוגיסטיקה.

כפי שהבטחתי, הנה קישור לאתר של Oliver Wight בו ניתן למצוא רשימה של עשרות מדדים. יש צורך להירשם כחברים אך אין תשלום והם גם לא שולחים דואר זבל. מומלץ.