מדדי ביצוע ושיפור בתחום משאבי אנוש

בעבר, לפני יותר מעשר שנים, סבלנו, במפעל שניהלתי, מהיעדרויות רבות של עובדים , משלל סיבות. התוצאה הייתה שלא ידענו בתחילת משמרת מי יגיע לעבודה ומי לא.

מאחר ובאותה עת הייתי אמור לנסוע לבקר מפעל מאד יוקרתי בשוויץ, אמרתי לעצמי שאחכה לשמוע כיצד הם נוהגים.

שאלתי את המנהל השוויצרי כיצד הוא מתמודד עם הנושא. הוא פרש ידיים לצדדים ואמר לי: "אין מה לעשות, עובד שקם בבוקר ולא רוצה להגיע לעבודה, הולך לרופא ואומר לו שכואבת לו הבטן או הגב. מה יגיד לו הרופא?"

הבנו, שאין לנו אלא לסמוך על עצמנו.

קודם כל התחלנו למדוד את הנושא בעזרת מדדי ביצוע פשוטים שאת חלקם אציג בהמשך המאמר, ואחרי כן קבענו תכנית פעולה. השיפור היה מהיר יחסית, ובתוך כמה שנים, עברנו מקיצוניות אחת לשנייה (חיובית).

כמו בכל נושא, גם כאן, ברגע שמודדים, ומחפשים את סיבות השורש לתופעות לא רצויות, מצליחים למצוא פתרונות.

כמובן שהשינוי בכמות ההיעדרויות של העובדים, היה פועל יוצא של שיפור משמעותי באווירה, במוטיבציה של העובדים, בתחושה שהם משמעותיים.

במאמר שפרסמתי כאן לפני כמה שבועות בנושא החשיבות של מנהלת משאבי אנוש לחברה, ציינתי כי בחברות רבות לא מייחסים חשיבות למשאב האנושי וכלל אין מנהלת משאבי אנוש. אך גם בחברות בהן יש מנהלת משאבי אנוש, בחלק מהמקרים אין מדידה, או שמחפשים רק מדדים רכים (למשל, "למדוד את ההרגשה") שלא ברור לי איך מודדים.

אני בעד מדדים כמותיים ברורים.

זיהוי הנושאים העיקריים לשיפור

ראשית, חשוב לזהות מה הם האתגרים העיקריים בחברה בתחום משאבי האנוש. אחרי כן נמצא את המדד המתאים, נמדוד את המצב הנוכחי, נבנה תכנית שיפור ונמשיך למדוד כדי להבטיח שיש התקדמות.

מספר מדדי שיפור וביצוע בתחום משאבי אנוש

המדדים הרשומים להלן משמשים בחברה רב לאומית מאד גדולה אותה אני מכיר מקרוב, ומומלצים מאד על ידי.

1. תחלופת עובדים

אחד הנושאים הכואבים היום בחברות רבות, הינו תחלופת העובדים. תחלופה גבוהה, מצביעה על חוסר לויאליות של העובדים למקום העבודה.

כתוצאה, לא נצבר ידע, העובדים (בעיקר ברצפת היצור) אינם מספיקים להתמקצע ועוברים הלאה. המצב החריף בשנים האחרונות כאשר שכר המינימום שעלה, סגר פערים בין תפקידים וחברות ועובד בשכר מינימום יזכה לאותו שכר במקום אחר. לכן העובד יישאר רק כאשר יהיה לו עניין נוסף, משהו מעבר לשכר.

בחברות לא מעטות אני מוצא קצב תחלופה אפילו של 40% או 50% בשנה. כלומר מחצית מהעובדים התחלפו. ומאחר והפרישה אינה אחידה, נגלה לא פעם שמרבית עובדי היצור התחלפו.

הם לא הספיקו ללמוד איך להפעיל את המכונות שבפס היצור וכבר עברו הלאה.

וכדי לסגור את המעגל, אם הנטישה הגבוהה, מצביעה על חוסר נאמנות של העובדים, ראוי לנתח מה הסיבות ולחזק את הנאמנות. עובדים נאמנים לארגון הם נכס בל ישוער.

2. היעדרות

הכוונה להיעדרויות לא מתוכננות (לא כולל מילואים, חופשה מתוכננת וחופשת לידה). היעדרות היא סוג של נטישה של עובדים יותר וותיקים שחוששים לעזוב אבל גם אינם נאמנים לחברה. בנושא זה ראוי לפעול כמו בנושא הקודם.

אמרה לי היום עובדת בחברה מסוימת: "תשמע, אני באה להתפרנס, משכורת אני אקבל בכל מקרה. אבל אני גם באה לעבוד לא רק להתפרנס. אני מגיעה עם מוטיבציה, השאלה היא האם המנהל שלי יכבה לי את המוטיבציה או לא. יפרגן לי או לא. בשיחה האחרונה אתו, ביקשתי שאם יש לו הערות, שיגיד על המקום, שלא ישמור בפנים ואז יפציץ אותי..."

חשוב לזכור, כי גם העובד הנאמן ביותר יכול לחלות. ולכן לא נצפה להגיע לאפס היעדרות.

3. שעות נוספות

שעות נוספות הן הדרך הטובה ביותר לתגבור מקומי בזמנים מיוחדים בלי להחזיק עודף עובדים.

אלא שיש כאן גם פתח לשעות לא מתוכננות ולא רצויות שהעובדים ביצעו על דעת עצמם, ללא תכנון. לכן חשוב מאד לאפשר שעות נוספות אבל לנהל אותן. ואם רוצים לנהל, צריך למדוד...

4. עבודה על פי חוק שעות עבודה ומנוחה

אולי נראה מוזר לכתוב זאת, בפרט כיום כאשר משרד הכלכלה הגביר מאד את הפיקוח. אבל, כן, יש בעיה והיא אפילו מאד נפוצה.

5. תקציב שכר

כמו שאר הנושאים התקציביים, גם את הנושא הזה מומלץ למדוד.

רק שלא נשכח, צריך תקציב...

לא בכל החברות עובדים לפי תכנית שנתית ובודקים לפחות בתדירות חודשית האם יש סטיות ואיך לשפר.

המלצה לסיום

אני מאד ממליץ שמנהלת משאבי אנוש תגדיר את הנושאים המרכזיים בחברה (בהיבט של משאבי אנוש), תכין תכנית שנתית ותקבע מדדים (כמותיים ומדידים...) לעקוב אחרי ההתקדמות.