ניהול הייצור במפעל - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

ציינתי כאן בעבר את גביע הגלידה של מקדונלד. לדעתי הגביע הזה הוא דוגמה קלאסית לחוסר הבנה של ההשפעה ארוכת הטווח של זלזול בלקוחות. הגביע מוגש עם ערימה יפה של גלידה מעליו ולאחר שאוכלים את הגלידה מגלים שהגביע ריק. אגב, אני חובב גלידה ותמיד מבקש מהמוכרים שימלאו את הגביע. חלקם עושים זאת בחיוך ומיעוטם אומרים לי שהם יכולים לתת לי רק "שניים וחצי סיבובים".

מערכת ה-ERP מאפשרת למנהל הארגון לקבל החלטות על בסיס נתונים ולא על בסיס תחושות וכפי שכבתי, יש לה יתרונות רבים. אך בצד היתרונות יש גם אתגרים וקשיים בדרך ליישום מערכת כזו לניהול כולל, בעסק שהיה רגיל לעבוד בלעדיה, ואותם אסקור פה.

מהי מערכת ERP? לכאורה שאלה טריוויאלית בימינו, אך במציאות של העשייה בארץ וברב המפעלים והחברות שבהם אני מבקר וגם במפעלים שיש בהם מערכותERP  המנהלים לא מכירים את התשובה. במאמר זה אסקור את היתרונות הנובעים משימוש במערכתERP  מול שימוש בפתרונות תוכנה אחרים שאינםERP  ונותנים פתרון נקודתי לחלק מהמערכת האירגונית.

האם אנחנו מוכנים להתאים את עצמנו, או חושבים ששום דבר לא יאיים עלינו? רק ברבעון האחרון, הרבעון הראשון של 2016, נפלו המכירות של הבשר המעובד ב- 25% (נקניקיות, למשל) ועלו המכירות של המזון הבריא. האם היצרניות של הנקניקיות חשבו שלנצח נאכיל את ילדנו בנקניקיות, או שהן הבינו שהן חיות בזמן שאול וצריך לפתח את המוצר הבא? להקדים את השוק.

אם הנהלת החברה תתייחס לרעיונות שהעובדים מעלים, תקדם את מה שניתן וחשוב או תחליט לא לקדם ותעדכן את העובדים מדוע הרעיון אינו מתאים, היא תזכה לעובדים עם מוטיבציה אשר נלהבים לתרום. אם הרעיונות לא יזכו להתייחסות, העובדים יחזרו לשתיקתם והחברה תפסיד הרבה ידע שנמצא בפנים.

"לא למדנו להיות מנהלים, היינו עובדים, התקדמנו והפכנו למנהלים. מצפים מאתנו להצליח ולא קיבלנו הכשרה". כך אמר ישראל, בגילוי לב מדהים, בעת שקיימנו סיור הכנה להטמעה של 5S עם שלושה מנהלי מחלקות. כמה ימים קודם לכן, בצוות שיפור להקטנת הפחתים ביצור, בחרנו את הגורמים שלדעת משתתפי הצוות, הם המשמעותיים ביותר ליצירת הפחתים.

החזרה לשגרה מחופשת החג יכולה להיות משהו מרענן (אין כמו חזרה לאזור הנוחות המוכר והידוע שלנו), אך כאשר אנחנו מסתכלים על הנושא בראיה של חברה, עסק או מפעל יצרני, כדאי להקדיש מחשבה לחזרה המיטבית אל שגרת העבודה, לאחר מס' ימים של התנהלות לא-רגילה.

כלים לחקירה ואיתור סיבת השורש לבעיות בתהליך היצור: כיצד להשתמש בעצם דג, שיטת "5 הלמה" וסיעור מוחות - כדי לאתר את סיבת השורש ולהביא לפתרון. הרצאה במסגרת קורס לתואר שני בנושא ניהול פרויקטים של ד"ר גיל לוריא, באוניברסיטת חיפה. 

בעבר, ניהלתי חברה שעברה לרכוש חלק מהמוצרים בסין במקום ליצר בעצמה. כאשר נכנסתי לתפקיד מצאתי מחסנים מלאים בתוצרת פגומה שלא ניתן היה למכור. מנכ"ל חדש צריך לבדוק מחדש את ההנחות של קודמו. בחינה כלכלית של אחוז הפגומים, התשלום המוקדם ועלויות ההובלה הובילה אותנו לחזור ליצור עצמי.

באשר לאיכות אחידה ביצור עם אוטומציה, מי שמכיר מקרוב, יודע שאין ניסים. תהליך היצור משתנה כל הזמן מסיבות שונות ומגוונות. נדרשת בקרה על התהליך, גם הבקרה יכולה להיות חלק מהאוטומציה או ידנית, ובכל מקרה היא בקרה שנבצע לאורך התהליך אחת לחצי שעה או אחת לשעה כאשר התהליך יציב. בקרה זו נשענת על עקרונות סטטיסטיים.

העימותים החוזרים ונשנים בין מנהל התפעול של האגף והמהנדס, מנעו כל אפשרות של שיתוף פעולה בין התפעול והמערך הטכני והאחזקה. מערכת היחסים הגיעה להאשמות וחוסר הערכה הדדיים. כל ניסיון ליצור עבודה משותפת נתקל במהמורות וקשיים רבים. החלטנו לכנס את הדרג הבכיר של החברה: סמנכ"ל התפעול והמהנדס הראשי לדיון משותף ושיפור של שיתוף הפעולה.

עקב הצפי למחסור באנרגיה חוקק בשנת 2009 חוק "החיסכון באנרגיה" ועל פיו תוקנה תקנה המחייבת ביצוע סקרי אנרגיה במגזר הציבורי ובתעשייה, (תוך 3 שנים מיום התקנת התקנה ואישורה (ינואר 2010). במסגרת אותו החוק הוחלט על ייצור מקורות אנרגיה חילופיים בהיקף של 20% מסך הצריכה השנתית של המדינה עד לשנת 2020.

מנהלת התפעול אחראית על האיכות במערך שלה אבל האחריות על בניית הכלים ליישום מדיניות האיכות, הגדרת האיכות ובסוף, להבטיח שהלקוח מקבל רק מוצרים איכותיים היא של מנהלת האיכות. כמובן, שנדרש שיתוף פעולה מלא בין הגופים ובפרט המנהלות. מנהלת האיכות היא האחראית על הגדרת הגבולות והבקרה ברמה הגבוהה.

במסגרת קורס שאני מעביר בחברה מסוימת, הזכירו העובדים את ה"לין" (Lean) שהחברה מיישמת באחת החטיבות. נתן, שעובד באותה חטיבה, ציין כי "בעצם, לכל הלין הזה יש כוונה נסתרת אחת. הוא נועד להעביר את האחזקה אל המפעילים, להעמיס עליהם עוד מטלות מעבר למה שכבר מועמס עליהם".

Cash-to-Cash Cycle= ימי המלאי + ימי חייבים (לקוחות) - ימי זכאים (ספקים). המדד הזה כמעט ואינו נמדד ונדיר למצוא תהליך שיפור מובנה. בפרט הנושא של המלאים יטופל בעדיפות אחרונה. זאת למרות שהמלאים נמצאים בשליטה מלאה שלנו ואילו תנאי התשלום של הספקים והלקוחות תלויים במו"מ שלנו מולם ויחסי העבודה או יחסי הכוחות.

כאשר אנחנו חסרים במלאי ולא יכולים ליצור או למכור, אנחנו יודעים לספור מיד את אובדן הכסף והרווח. כאשר יש לנו עודף מלאי, שלעיתים יהפוך למלאי מת או מלאי איטי מאד (שם מכובס למלאי מת), אנחנו לא רואים את הבעיה. המלאי שוכב במחסן, רחוק מהעין ואפילו לא מאד כואב בדוח הרווח והפסד כי הוא רשום בערכו.

אחת התופעות הנפוצות במפעלי ייצור והרכבה היא תופעת גל העבודה, התופעה מתבטאת בחוסר עבודה במחלקות הייצור בתחילת החודש ולחץ משמעותי וצורך בשעות נוספות בסוף החודש על מנת להספיק ולייצר את כל התפוקה המתוכננת לאותו חודש. התופעה הזו אינה גזירת גורל, היא נוצרת בגלל זימון לא נכון של העבודות על ידי התפ"י (תכנון, פיתוח וייצור).

לפני כמה ימים ישבתי עם כעשרים אנשי עסקים, רובם בעלי מפעלים יצרניים וקיימנו דיון על הכשרת עובדים פנים מפעלית. במהלך הפגישה, ישב מולי בעל עסק, לא צעיר, חייך והנהן בראשו כל הזמן. בסיום הוא ניגש אלי ואמר: "כמה שאתה צודק וכמה שאני תמיד פועל ההיפך"...

כלים לחקירה לסיבת השורש: עצם דג, 5Y’s וסיעור מוחות. הרצאה במסגרת קורס לתואר ראשון - בנושא שיטות מחקר, של ד"ר גיל לוריא - אוניברסיטת חיפה. 

לא מזמן למדנו כי חברת פולקסווגן שיקרה לצרכנים במשך שנים באשר לזיהום האוויר של כלי רכב מתוצרתה. אם נשווה אותם להתנהגות של חברת טויוטה כאשר התברר שיש פגם ברכב והפרסום שהם עושים להחזרה ותיקון תקלות (Re-Call) נשאל את עצמנו: מאין בא השוני הזה? אני משער, כי לשתי החברות יש דוברים ומחלקות גדולות ליחסי ציבור, אז מאין נובע ההבדל?

באחת החברות הקמנו צוות שיפור כדי להגדיל את התפוקה ביצור. ציירתי עצם דג והחברי הצוות העלו סיבות שמיינו לפי התחומים. המעניין היה כמות הסיבות שהעובדים העלו בסעיף "אנשים" ובדרך כלל עם אצבע מכוונת לעצמם. יותר מכל הסיבות, משכה את תשומת ליבי האמירה שבלילה אין אוכל ובחמש בבוקר הרעב מטריף אותם.

תחומי הפעילות השונים של תהליך היצור חולקו בין מנהלי המשמרת. כל מנהל משמרת קיבל אחריות כוללת על תחום מסוים ונמדד עליו באמצעות מדדי ביצוע. אחריות כוללת פירושה, אחריות 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע. פירושה שעליו להיות בקשר עם שאר מנהלי המשמרת גם על המדד שהוא מוביל וגם על המדדים שהם מובילים.

בדיון על הורדת כמות הפחת בתהליך היצור, שנעשה עם קבוצת עובדים בצוות השיפור, אמרו העובדים כי הסיבה העיקרית לפחת הגבוה היא תרבות העבודה. המשמעת. והוסיפו, "הדג מסריח מהראש. אם למנהלים לא אכפת, אז למה שלעובדים יהיה אכפת?". בכלל, נושא המשמעת שב ועלה בדיונים של הצוות (וגם בדיונים עם המנהלים של אותם עובדים) פעם אחרי פעם.

דליה הובילה פרויקט התייעלות נרחב בחברת תקשורת גדולה. לתדהמתה, כך סיפרה לי, מנהלי הפרויקטים התגאו שהם מאחרים במסירה, רק בחודש או 20 יום. מבחינתם, האיחור במסירה, מעבר להתחייבות, הוא כבר נורמה. כעת ננסה לאחר "רק" בחודש... אכן, אי עמידה בהתחייבות למועד אספקה היא תופעה שמקיפה כמעט את כל התעשייה בישראל על כל גווניה.

בחברה מסוימת, התברר לקראת סוף יום העבודה, כי, עקב אי הבנה לא הכינו משלוח ללקוח אסטרטגי בחו"ל. אי הוצאת המשלוח למחרת בצהרים הייתה גוררת דחיה של חמישה ימים ולכך היו יכולות להיות השלכות חמורות ביחסים עם הלקוח החשוב. מנהל הלוגיסטיקה בחר לא לקחת סיכון הכרוך בדחיה של ההכנה בבוקר שלמחרת והשאיר שני עובדים להכין את המשלוח. 

בעבר, כאשר ניהלתי אתר יצור גדול של חברה בינלאומית, נהגנו כל בוקר לקיים בחינת איכות של מוצרים שייצרנו במהלך היממה הקודמת. בדרך הזו כל העובדים הגיעו אחת לכמה שבועות לחצי שעה מרוכזת שהוקדשה לאיכות. כאשר לא פעם עלינו על תקלות וזו הייתה הדרך היעילה ביותר האפשרית להטמעת האיכות בקרב כל העובדים והמנהלים.

הנושא שצוות השיפור עסק בו היה הקטנת פחתים ביצור וניתחנו את אחת מסדרות היצור שהיו בימים האחרונים. ראשית התברר שהמידע שהיה רשום ביומן היצור לגבי סיבות הפחת היה מאד כללי ולא מדויק. אחרי כן, העובדים, שהיו מעורבים באותה סדרת יצור, נתנו הסבר לסיבת הפחת, איך הם פתרו את הבעיה ואיך הם מציעים לפתור את הבעיה באופן קבוע בהמשך.

באחד מצוותי השיפור שעסק בהקטנת הפחת של החומר, אספנו בדרך של סיעור מוחות את הדרכים האפשריות להקטנת הפחת. אחת הדרכים שהעובדים הציעו, הייתה ליצר במנות יצור ארוכות, בליווי טענה כלפי המכירות שכל הזמן רוצים להחליף מוצרים ביצור. התוצאה היא הרבה סט אפים, פחתים גבוהים ובזבוז זמן יקר.

נשמע קצת טריוויאלי אבל, לצערי, בחברות רבות המלאי אינו מנוהל ואני חייב להודות, שגם אצלי, בחלק מהשנים בהן הייתי מנכ"ל, המלאי לא נוהל. אני ממליץ לנהל באופן שוטף את דיוק המלאי. או כפי שנקרא גם: "הלימת המלאי". נבדוק כמה פריטים במחסנים תואמים באופן מלא את הכמות הרשומה במערכת המידע. נתון זה יאפשר לנו לזהות נקודות כשל ולשפר אותן.

לפני הרבה שנים כאשר הגעתי לראיון קבלה בחברת אסם, הופתעתי לראות את המזכירה של סמנכ"ל התפעול של הקבוצה, מוציאה מעטפה משומשת, מוחקת את הנמען, כותבת נמען חדש, מכניסה דבר דואר פנימה ושמה את המעטפה למשלוח (בדואר פנימי). בשנים הבאות, למדתי את העוצמה של ההקפדה על הקטנות והדוגמה האישית כדי להעביר את המסר של החיסכון.