מערכת ה-ERP מאפשרת למנהל הארגון לקבל החלטות על בסיס נתונים ולא על בסיס תחושות. ארגון בו איןERP ורוצה לעבור לעבוד במערכת כזו יצטרך לבצע הכנה מתאימה ולהתמודד עם בחירת תוכנה וחברה מיישמת.
זהו המאמר השלישי מתוך ארבעה בסדרה על הטמעה של מערכת לניהול כולל (ERP). במאמר הראשון סקרתי את יתרונות השימוש במערכת ERP, ובמאמר השני סקרתי בכלליות את תהליך ההטמעה של מערכת ERP. במאמר זה אסקור בפירוט רב יותר את 12 השלבים אותם צריך לבצע על מנת להבטיח יישום מוצלח, קצר וכלכלי של מעבר לשימוש במערכת ERP.
הערה אישית על הטמעת ERP בחברות
הניסיון ארוך השנים שלי בתחום מלמד שניסיון לקצר שלבים או לחסוך בשלבים מביא את הארגון לבעיה קשה ביישום המערכת, לאי-עמידה בלוחות הזמנים, כתוצאה מכך בעלויות ישירות ועקיפות רבות מעבר לתקציב שהוגדר. לעומת זאת מי שמבצע לפחות את כל השלבים שאפרט ואף מוסיף עליהם מובטח לו יישום מהיר של כניסה לעבודה מלאה, קל באופן יחסי למשתמשים ועמידה בתקציב אם לא חיסכון כספי. הכוונה ליישום של 3-4 חודשים להפעלה מלאה של המערכת בחברה בינונית.
פירוט ותאור השלבים להטמעת המערכת בארגון
1. בחירת תוכנת ניהול כוללת וספק הפיתרון
שלב א' - במעבר ממצב בו לעסק יש תוכנה יעודית ואין תוכנת ERP הוא השלב בו המנהל מבין שתוכנת ניהול ERP דרושה לו על מנת לנהל את העסק.
שלב ב' - הוא שלב של בחירת מערכת ERP מבין אלו הקיימות. בשלב זה יש להתחשב בגודל החברה (מחזור כספי, מספר משתמשים במערכת) וכבר בשלב זה אני ממליץ על שימוש במומחה חיצוני שיסייע בבחירת המערכת המתאימה.
2. בחירת מנהל הפרויקט אצל החברה המיישמת ואצל הלקוח, קביעת צוות ההגיוי ובניית תוכנית עבודה
נבחר מנהל פרויקט מטעם החברה המיישמת, בעדיפות למנהל בעל נסיון רב ביישום ולא מהנדס צעיר שילמד את בעבודה על חשבון הלקוח. בנוסף נבחר מנהל פרויקט מהעסק שלנו, חשוב שמנהל הפרויקט בעסק שלנו יכיר היטב את התהליכי העבודה הקיימים בעסק.
יש לבחור צוות היגויי לפרויקט, בו חברים בין השאר לפחות מנכ"ל או מנהל התפעול של העסק ומנהל בכיר יותר ממנהל הפרויקט אצל הלקוח.
החברה המיישמת תכין תוכנית עבודה מפורטת שתקבל את אישור ועדת ההגוי.
המשימה הזו חשובה על מנת שכל המעורבים יהיו אחראים על ביצוע תוכנית העבודה.
3. אפיון התהליכים בארגון
השלב היישומי הראשון הוא אפיון המערכת והמצב הקיים. רצוי שהאפיון יהיה מפורט יותר ככל שהמערכת גדולה יותר ומשרתת ארגון גדול יותר.
בארגונים קטנים בהם יש 1-10 משתמשי מחשב בהחלט אפשר להסתפק באפיון ראשוני, מאין סעיף כללי של כל המחלקות הפעילות בארגון. לאחר אפיון מצב קיים יש להכין את המתווה ליישום והתאמת התהליכים הארגוניים לשימוש בתוכנת ה-ERP.
לא צריך בשלב זה לעסוק בפיתוח יישומים מיוחדים, אך כן חשוב מאוד להגדיר את דרישות החברה ואת הצורך בהתאמות מתבקשות.
4. אישור האפיון על ידי הנהלת החברה וצוות ההיגוי
לאחר שסיימו את אפיון המערכת נקיים פגישה של ועדת ההיגוי בנושא האפיון, יש לוודא שכל המשתתפים קראו את החומר לפני הפגישה.
במהלך הפגישה יוצג האפיון על שלביו השונים ותהיה הזדמנות לחברי הוועדה להכניס שינויים ושיפורים במתווה המוצא. אין לזלזל בשלב זה כי זו כמעט הפעם האחרונה בה ההנהלה הבכירה יכולה באמת להשפיעה על יישום ה-ERP. בהמשך למעשה נעסוק בתיקונים או שיפורים של הקיים.
5. הדרכה ראשונית של משתמשים עיקריים, מנהלים
מיד לאחר האפיון יכולה החברה המיישמת להתחיל ולבצע בפועל את עבודת היישום על ידי ביצוע ההכנות הדרושות בהתיחס למחלקות השונות.
זה הזמן לרכוש חבילת תוכנה אחת לפחות ולהתקין סביבת עבודה של ERP במחשבי החברה המיישמת.
בשלב זה נעסוק בהדרכה ראשונית למנהלים או למשתמשים עיקריים בשימוש בתוכנה.
6. הגדרת בדיקות קבלה למערכת לפני התחלת היישום בפועל
לא ניתן לסיים את הפרויקט ללא הגדרה מראש של בדיקות הקבלה על ידי הלקוח אותן נבצע בתום היישום.
בדיקות קבלה הן הבדיקות שבהן עוברים על כל מערכות הארגון ומוודאים שהשגנו את מה שהגדרנו באפיון, זהו דיון בין 2 מובילי הפרויקט מצד המיישם ומצד הלקוח.
ניסיון לדלג על שלב זה יגרור אחריו ויכוחים קשים בנקודת הסיום של הפרויקט בין החברה המיישמת ללקוח. לכן מיד לאחר סיום האפיון נגדיר ונאשר את בדיקות הקבלה של המערכת על ידי הלקוח בוועדת ההיגוי (אחריות של כולם).
7. קורסים בסיסים לכלל המשתמשים במערכת
קיים צורך להדריך את כל המשתמשים במערכת על מנת לקרב אותם למערכת החדשה ולהפוך אותם לשותפים בשינוי מצד אחד ומצד שני להסיר פחדים ולהראות למשתמשי הקצה כיצד המערכת תורמת להם ולעסק.
נעשה זאת על ידי ריכוז העובדים בקבוצות לפי מחלקות ונדריך כל קבוצה בכל הפעילויות הרלוונטיות לה.
זו הפעם השניה אחרי האפיון והאחרונה לפני היישום בה כלל המשתמשים פוגשים את המערכת לפני תחילת עבודה בה.
8. בניית מערכת במקביל למערכת העובדת ובדיקה שכל התהליכים שהוגדרו פועלים בהתאם לאפיון
על מנת לוודא שאכן הכל עובד כמו שהוגדר באפיון, נבצע ניסוי "חי" על גבי מערכת הניסוי שבנינו, נעבור על כל מרכיבי המערכת ונוודא שאכן הם מוגדרים ונראים כפי שהגדרנו למיישם.
9. עליה לאויר במקביל למערכת הקיימת לתקופה קצרה וסיום מוחלט של השימוש במערכות ישנות
נעלה את המערכת לאוויר - משמעות ההגדרה היא להפעיל את המערכת על כל מחשבי ותחנות העבודה של החברה.
על מנת לאפשר עבודה חלקה נעלה את המערכת החדשה בזמן שהמערכת הישנה עדיין עובדת, זה שלב קריטי בו על החברה המיישמת לתת מקסימום תמיכה לעובדי החברה שבה מותקנת המערכת, לענות על שאלות המשתמשים ולתת פתרונות במקום לבעיות חדשות שצצות.
משך העבודה במקביל צריך להיות בין שבוע לשבועיים, לא יותר, במהלכם נוודא שאכן הכל עובד.
במידה ומתברר גם לאחר זמן קצר יותר של פחות משבוע שהכל עובד ניתן לסגור את המערכת הישנה. יש להקפיד על סגירה הרמטית והפסקת עבודה מוחלטת במערכת הישנה.
10. ליווי צמוד של המשתמשים לתקופת זמן מוגבלת
בשבועות הראשונים לאחר העליה לאוויר על החברה המיישמת לתת ליווי צמוד ללקוח על ידי הפעלה של מספר אנשים במקביל במחלקות השונות.
11. ליווי וביצוע שינוים נוספים בהתאם לדרישות חדשות שהלקוח מעלה
עם העליה לאויר עשויים לצוץ נושאים נוספים הדורשים טיפול שלא עלו באפיון.
הצורך בביצוע שינויים עשוי לנבוע מתהליכים שלא הוגדרו כמו שצריך במהלך האפיון או כתוצאה מתהליכים חדשים שנוספו במערכת לאחר גמר האפיון, בכל מקרה יש לטפל בתהליכים / שינויים אלו בשלב הזה ולא להשאיר אותם פתוחים.
12. בניית דו"חו"ת
בכל מערכת ERP יש עשרות אם לא מאות דו"חות מובנים של המערכת. דו"חות אלו נוספו למערכת לאורך שנות קיומה על בסיס ניסיון מצטבר של מפתח המערכת לגבי דו"חות אוניברסליים שמתאימים לכלל הלקוחות.
מערכת ERP הינה בור ללא תחתית בכל מה שנוגע לדו"חות וניתן לייצר אין ספור כאלה. אני ממליץ על בדיקה יסודית של הדו"חות הקיימים במערכת לפני שאנחנו מתחילים להכין דו"חות עבורנו.
סיכום
ההלכה היא המעשה, אין במקרה זה של יישום מערכת ERP קיצורי דרך.
כל ניסיון לקיצור דרך יביא לעיכוב בזמן הביצוע, עלויות מיותרות ואף לכשלון בפרויקט היישום. אם תקפידו על מימוש 12 השלבים הללו לפחות, מובטחת לכם הצלחה ביישום.
למאמרים הקדומים בסדרה:
על יתרונות השימוש במערכת ERP
מבוא ליישום מערכת לניהול כולל (ERP)
