מבוא ליישום מערכת לניהול כולל (ERP)

לפני מס' שבועות כתבתי על יתרונות השימוש במערכת ERP, ובמאמר הזה אני מבקש להתמקד בתהליך ההטמעה של מערכת מסוג זה, ברמה כללית. במאמר הבא אמשיך לסקור את תהליך ההטמעה של מערכת ERP ברמה עמוקה יותר.

מערכת ה-ERP מאפשרת למנהל הארגון לקבל החלטות על בסיס נתונים ולא על בסיס תחושות וכפי שכבתי, יש לה יתרונות רבים. אך בצד היתרונות יש גם אתגרים וקשיים בדרך ליישום מערכת כזו לניהול כולל, בעסק שהיה רגיל לעבוד בלעדיה, ואותם אסקור פה.

תכולת המערכת

מערכת לניהול כוללת כשמה כן היא, היא כוללת את כל המערכות הארגוניות שקיימות בעסק: מערכות ניהול כספים, הנהלת חשבונות, תזרים מזומנים, ניהול המכירות (כולל ניהול לידים ומבצעי מכירה), ניהול מסמכי שיווק (מהצעת מחיר ללקוח ועד חשבונית), ניהול כרטיסי לקוחות וספקים, ניהול רכש (מהצעת מחיר מספק ועד קליטת חשבונית ספק), ניהול פריטי רכש, ניהול מלאי, ניהול ייצור, ניהול רכוש קבוע וציוד, ועוד, ועוד, ועוד...

מערכת ה-ERP משמשת ככלי קיבול לנתונים מהמערכות השונות ולמעשה מטפלת בכלל הנתונים שעוברים בארגון ובהיותה כזו מאפשרת למשתמש הנבון לשלוף נתונים מכל חתך נדרש.

הטמעת מערכת לניהול כולל (ERP)

הדרך הקלה ביותר להתמודד עם יישום של מערכת ERP היא לרכוש אותה במועד הקמת הארגון ולפתח את המערכת יחד עם התפתחות החברה.

בדרך זו נמנעים מהקשיים הנובעים מהטמעת מערכת מסוג זה בעסק פעיל.

מערכות ERP התחילו להופיע בשוק הישראלי בתחילת שנות ה-90 של המאה הקודמת, בעיקר בחברות גדולות, ולאט לאט התחילו לחדור לשוק שהיה רווי בתוכנות ייעודיות (שרבות מהן עדין קיימות ומתקיימות לצד ה-ERP, בעסקים שלא השכילו עדין להבין את חשיבות ה-ERP בניהול העסק. 

כיום קיימות בשוק כ-20 חברות מובילות המספקות תוכנות ERP (תמונה מתוך האתר stki.info):

השלב הראשון בהטמעת המערכת

השלב הראשון מתחלק לשני שלבי משנה:

שלב א' - המעבר ממצב בו לעסק יש תוכנה ייעודית עבור כל מחלקה ואין תוכנת ERP, תלוי מן הסתם בכך שהמנהל/ת ת/מבין שתוכנת ניהול ERP  דרושה לו על מנת לנהל את העסק.

שלב ב' -  הוא שלב של בחירת מערכתERP מבין אלו הקיימות, בשלב זה יש להתחשב בגודל החברה (מחזור כספי, מספר משתמשים) וכבר בשלב זה אני ממליץ על שימוש במומחה חיצוני, גם אם יש בארגון מחלקת מערכות מידע. זהו שלב מכריע בו נבחרת התוכנה שתשרת את העסק בשנים הבאות ותשפיע ישירות על הדרך בו העסק יתנהל כמו גם תבחר החברה המיישמת.

הקושי בבחירת התוכנה נובע מהיכולת שלה לתת פתרון מוכח בזמן קצר בנישה בו פועל העסק ועל יחסי העבודה הנוצרים בין מנהל העסק ומנהלי החברה המיישמת.

השלב השני בהטמעת המערכת

לאחר שבחרנו תוכנה וחברה מיישמת נבחר מנהל פרויקט מטעם החברה המיישמת ומנהל פרויקט מהעסק שלנו, חשוב שמנהל הפרויקט בעסק שלנו יכיר היטב את התהליכי העבודה הקיימים בעסק.

סיכום והמלצה

הדרך להטמעה של מערכת ERP בעסק הינה דרך לא פשוטה ואם לא נעשה אותה נכון, אנו צפויים לתהליך ארוך קשה ובעלות גבוהה. אם נשכיל לבצע את ההליך נכון, הוא יהיה קצר ויעמוד בתקציב שהוגדר.

לחצו למאמר הקודם: על יתרונות השימוש במערכת ERP.