כיצד לשפר את שיתוף הפעולה בין התפעול והאחזקה במפעל?

העימותים החוזרים ונשנים בין מנהל התפעול של האגף והמהנדס, מנעו כל אפשרות של שיתוף פעולה בין התפעול והמערך הטכני והאחזקה. מערכת היחסים הגיעה להאשמות וחוסר הערכה הדדיים. כל ניסיון ליצור עבודה משותפת נתקל במהמורות וקשיים רבים.

החלטנו לכנס את הדרג הבכיר של החברה: סמנכ"ל התפעול והמהנדס הראשי לדיון משותף ושיפור של שיתוף הפעולה.

בפגישה המשותפת מצאנו את עצמנו באותה מציאות אבל עם מנהלים יותר בכירים. חשוב לי לציין כי כולם אנשים מצוינים ומנהלים מצוינים. כל אחד משכמו ומעלה בתחום תפקידו אך גם אם שמרו על איפוק מסוים במהלך הישיבה, מיד בסיומה, כל אחד בנפרד, אמר לי את דעתו הלא מחמיאה על חברו לעבודה ולהנהלה.

מדוע קשה ליצור שת"פ בין מחלקות התפעול והאחזקה?

בחברות רבות, התפעול וההנדסה, או מערך האחזקה, נמדדים במדדים שונים ואף מנוגדים. בעוד התפעול נמדד על שורה של מדדים ביצועיים שעיקרם תפוקה ויעילות (ראו קישור למאמר המציג כמה יעדים של התפעול), ההנדסה נמדדת על זמינות הציוד ליצור, או משך הזמן בין תקלה לתקלה בתקציב נתון (ראו קישור למאמר בנושא מדדים של האחזקה).

לכאורה, יש סתירה בין המדדים השונים: התפעול שואף לייצר כל הזמן, לא מאפשר פסק זמן לאחזקה מונעת וכשיש תקלה, מפעילים לחץ לתיקון מהיר ולשיפורים טכניים. ללחץ של התפעול יתווספו טענות לחוסר מקצועיות וסדר עדיפות שגוי של עובדי האחזקה.

מאידך, עובדי האחזקה וההנדסה, שמנסים לשווא לעבוד בצורה מתוכננת, כועסים שאינם מקבלים את הציוד לאחזקה המונעת לפי התכנית וטוענים לחוסר מקצועיות של המפעילים.

הדברים אף יחריפו בחברות שמקיימות מעקב על היעדים ובישיבה המשותפת, שמטרתה למקד את הפעילות להשגת היעדים, יתגלעו חילוקי הדעות שיהפכו להאשמות הדדיות. כך במקום לנצל את ההזדמנות לתהליך שיפור משותף, הקרע יחמיר.

איך כן ליצור את שיתוף הפעולה?

מכלל הלאוו, עולה ההן. או, מהאמור למעלה, ברור מה עלינו לעשות. שיתוף הפעולה יגיע רק מזהות אינטרסים. היעדים חייבים להיות משותפים, לפחות בחלקם. גם התפעול וגם ההנדסה צריכים להימדד על מדדים משותפים.

אין ספק שהכלי החזק ביותר, הוא העברת כל האחריות לאחזקה "דרג א" לאחריות התפעול כולל עובדי האחזקה שעסקו מקודם בדרג א.

בעצם אלו הם מרבית עובדי האחזקה. ההחלטה היכן עובר הגבול בין "דרג א", האחזקה השוטפת, ו"דרג ב", האחזקה העמוקה יותר, הוא עניין של החלטה.

הצעד הזה הוא משמעותי מאד ולא פעם כרוך בבעיות אגו. אבל אם יש החלטה נחרצת של ההנהלה, הוא יעבור ואחרי כן כולם מתרגלים למציאות החדשה.

צעדים אחרים, יותר קטנים, יכולים להיות שיתוף של עובדי האחזקה בהשגת יעדי התפוקה והיעילות של התפעול או בניה של צוות משותף עם מטרה אחת. בעבר פעלנו כך והתוצאות היות מעל ומעבר למצופה, עם הצלחה מדהימה.

אפשרות נוספת, היא העברת אחריות לחלק מתקציב האחזקה אל התפעול.

כך, התפעול לוקח אחריות גם על זמינות הציוד ורואה עין בעין את המטרות עם ההנדסה.

סיכום,

לעיתים קרובות אני פוגש השלמה וקבלה שלל המתחים בין התפעול והאחזקה כחלק מהתרבות הפנים ארגונית.

אך זו אינה גזירה משמים וניתן להתגבר עליה ע"י קביעה של יעדי ביצוע משותפים, או דרכים אחרות היוצרות זהות אינטרסים בין העובדים והמנהלים בשתי המחלקות.