בסוף שנת 2009, חברת מתכת בע"מ הציגה ירידה במכירות לאורך שלוש שנים ברציפות. הבעלים של החברה הודיע לברוך המנכ"ל, שאם המכירות בשנת 2010 לא עולות והוא לא רואה תכנית לחזרה לרמת המכירות של שנת 2007 או יותר, הוא סוגר את החברה.
בשלב הזה התחלתי לעבוד עם חברת מתכת בע"מ (הדוגמה אמתית ורק שיניתי את השמות).
ברוך, המנכ"ל, בנה תכנית שאפתנית לשנת 2012, וממנה גזר אחורה את התכנית לשנים 2011 ו- 2010. בשלב הבא הוא קבע את היעדים למכירות בכל חודש בשנת 2010. עד שסיימנו את התכנית כבר היינו בתוך פברואר כך שהתכנית התחילה בחודש במרץ. ראו באיור 1 למטה את תמונת המצב עם סיכום המכירות עד סוף 2009, יחד עם התכנית שהכין ברוך.
איור 1 תמונת המצב בסוף שנת 2009 עם תכנית לשנים הבאות.
תכנית העבודה לשנת 2010 התבססה על מודל אנסוף (Ansoff Matrix) (לחצו כאן לקישור למאמר שכתבתי לפני שנה על בניה של תכנית מכירות, ובו הסברתי איך לעבוד עם המודל).
אחרי שנקבעו היעדים לכל חודש, נקבעה תכנית עבודה, חולקו משימות וצוות חשיבה התכנס כל שבוע. הצוות עקב על הביצוע של המכירות ועל ביצוע המשימות ועדכן את המשימות של כל המשתתפים. כבר בסוף שנת 2010 המכירות עברו את היעד השנתי וכמעט הגיעו למכירות של שנת 2007, השנה בה החלה ההתדרדרות. ראו באיור 2 למטה את התוצאה בסוף שנת 2010.
איור 2
ארבע הרגליים של תכנית עבודה
לתכנית העבודה יש ארבע רגליים: יעדים מדידים, משימות או פעולות לביצוע, אחראי לכל משימה ולוח זמנים להשלמתה.
מטרה: אנחנו מכינים את תכנית העבודה כדי להשיג מטרה מסוימת. למשל, להגדיל את הרווח של החברה, או לבנות מבנה חדש. כדי שנוכל להגיע למטרה, נגדיר יעדים מדידים שמפרקים את המטרה להיבטים שונים, או לאבני דרך לאורך הזמן.
הרגל הראשונה: יעדים מדידים
כל תכנית חייבת להתחיל ביעדים מדידים. היעדים מכוונים אותנו לביצוע הפעולות הנכונות להשלמת תכנית העבודה והשגת המטרה. למשל, כאשר המטרה היא רווח – נגדיר יעדים למכירות, להוצאות שכר, הוצאות על חומרי הגלם וכדומה. או כאשר המטרה היא השלמת מבנה חדש - היעדים יהיו אבני דרך (מועדים בהם אמור להסתיים כל שלב בבניית המבנה) ועמידה במסגרת התקציב שנקבעה.
היעדים חייבים להיות מדידים ועל פי רוב, כמותיים, כדי שנוכל לעקוב על הביצוע. כאשר היעדים כמותיים אנחנו יכולים לעקוב לא רק האם הגענו אליהם או לא, אלא גם על המרחק מהיעד. הערכת המרחק מהיעד מאפשרת לנו להגדיר ביתר דיוק את המשימות.
עבודה בצוותים: היעדים ייקבעו, בדרך כלל, ע"י המנהל או ההנהלה. לצורך השגת היעדים יש יתרון גדול לעבודה בצוותים. עבודה בצוותים משתפת ומערבת יותר עובדים ולכן רותמת אותם. בעבודת צוות עולים יותר רעיונות והמשימות מתחלקות על יותר אנשים.
הרגל השנייה: משימות או פעולות לביצוע
אחרי שהגדרנו את היעדים, נגדיר מטלות שמטרתן להביא אותנו אל היעד. חשוב להגדיר את המשימות בדיוק רב ככל האפשר, כך שהביצוע שלהן יהיה ברור. הגדרה אמורפית שאינה ברורה למבצע, תמנע הן את הביצוע והן את המעקב. תגדירו משימות מאתגרות אך ברות ביצוע. לבסוף, תגדירו משימות משמעותיות (ועל כך אני מתייחס בפסקה הבאה).
לשאלה כיצד לייצר משימות אתייחס בהמשך בפסקה נפרדת.
הרגל השלישית: אחראי לכל משימה
לכל משימה דרוש אחראי. מישהו (או מישהי, כמובן) שלוקח על עצמו את האחריות לביצוע המשימה. תמעיטו ככל האפשר במשימות של "לך תביא". תשתדלו להעדיף האצלת אחריות במקום האצלת סמכות (ראו מאמר שכתבתי לפני שנה ובו התייחסתי לנושא של האצלת אחריות או סמכות: "כיצד לקבוע את סדר העדיפות ולעסוק בחשוב במקום בדחוף").
הרגל הרביעית: לוח זמנים
לכל משימה נקבע לוח זמנים להשלמתה. יהיו משימות שלוח הזמנים שלהן יהיה תחת ההגדרה של "מעקב שוטף". כלומר בכל פגישה נבדוק מה קורה. קביעת לוח הזמנים היא חשובה, אך היא רק הצעד הראשון. הצעד הבא יהיה מעקב. אני ממליץ על פגישות שבועיות (במקרים חריגים – המעקב יהיה חודשי).
מעקב על ההתקדמות להשגת היעד
המעקב על ההתקדמות הוא חלק מהותי בביצוע תכנית העבודה ובמאמץ להשגת היעדים.
כאשר אתם קובעים תכנית עבודה ומחלקים משימות ואינכם עוקבים אחרי הביצוע, המשימות לא יבוצעו. בכל החברות המנהלים ובעלי התפקידים עמוסים במספר רב של משימות. בכל מקום שהם יזהו שאין מעקב על הביצוע, הם יורידו את תשומת הלב ויעבירו אותה למקומות אחרים.
כפי שכתבתי למעלה, התדירות הטובה ביותר היא פעם בשבוע. מעקב שבועי שומר אותנו כל הזמן ממוקדים במטרה. גם, או בעיקר כאשר אנחנו שותפים בכמה תכניות עבודה ועלינו להיות ממוקדים בכמה מטרות – יש חשיבות לתדירות השבועית של המעקב.
עבור משימות שנדרש יותר משבוע לביצוען - נרשום בלוח המעקב מועד רחוק יותר. אם המעקב אינו בתדירות גבוהה, הנושא נשכח מאתנו ואנו פשוט לא עוסקים בו.
סדר היום לפגישות המעקב
ישיבות המעקב יתחילו תמיד במעבר על הפעולות, או המשימות שהגיע מועד השלמתן. הימנעו מבזבוז זמן על הסברים למה המשימה לא בוצעה או כניסה לדיון חוזר. כל מי שנתקל בקשיים בביצוע המטלה שלו צריך לבקש סיוע מאנשים נוספים בין פגישה לפגישה ולא לבזבז זמן יקר במהלך הפגישה.
השלב הבא יהיה המעקב על היעדים, מעבר על הנתונים המספריים של היעדים וייצור פעולות מתקנות או משימות חדשות.
לפני כמה שבועות כתבתי כאן מאמר כיצד לבצע ישיבות בוקר. כדאי לחזור ולקרוא בו, בנושא של סדר היום (לחצו כאן לקישור למאמר).
כיצד לייצר משימות?
חלק חשוב מאד בביצוע תכנית העבודה הוא בחירה טובה של המשימות.
כיצד נעשה זאת?
ראשית, אני ממליץ שוב, שתעשו זאת בצוותים. כפי שכבר ציינתי למעלה, שיתוף אנשים נוספים מביא יותר רעיונות.
אחרי כן, תנסו לפרוט את היעד להיבטים שונים. ככל שהיעד יהיה ממוקד ומצומצם יותר, בחירת המשימה תהיה פשוטה וברורה יותר.
ולבסוף, כאשר אתם מזהים בפגישות המעקב שאין התקדמות בהשגת היעד, תבחנו האם בחרתם במשימות המתאימות או שנדרש לבחור משימות אחרות.
סיכום והמלצה
אני מרבה לכתוב, וגם להמליץ בעל פה, על עבודה עם תכניות עבודה או פעולה (אין הבדל בין תכנית פעולה או תכנית עבודה) ובמאמר הזה פירטתי כיצד לבנות ולבצע את התכנית.
הדגשים החשובים הם: להגדיר יעדים מדידים, לייצר משימות להשגת היעדים, לכל משימה למנות אחראי (כל אחד מהמשתתפים יכול לקבל עליו אחריות ליותר ממשימה אחת), לקבוע מועד להשלמת המשימות (או מעקב שוטף בכל פגישה), לקיים פגישות מעקב בתדירות גבוהה (רצוי שבועית) ולשתף צוות בדיון (רצוי צוות של 6 עד 8 משתתפים).
