בכל ארגון גדול וקטן מתקבלות כל הזמן החלטות על ידי מנהלים ועובדים. למעשה הדרך לעבור כל יום ויום ולהצליח היא על ידי קבלת החלטות נכונות וטובות לארגון.
יש החלטות מהסוג של מתי לצאת להפסקה, באיזו קופסה להשתמש, מתי לנקות את הכלים, מתי לסיים את העבודה והאם להשתמש בחומר כזה או אחר בניקוי הרצפה, ועוד החלטות רבות מסוג זה שמתקבלות על ידי מנהלים ועובדים ברצף לאורך היום.
כל החלטה, גדולה כקטנה, מגיעה מתוך הצורך להניע את הארגון קדימה ולענות על היעדים העסקיים של החברה.
בפוסט הזה הנני מבקש להתרכז בהחלטות שמתקבלות בישיבות הנהלה או על ידי מנכ"ל החברה.
אני מניח שרבים מכם ישבו בישיבות של הנהלה כזו או אחרת במסגרת עבודתכם. ישיבות ברמה כזו הן בעיקרן ישיבות החלטה, ובהתאם להחלטות המתקבלות בישיבות אלו החברה אמורה להתנהל. בבלוג יש מעל 20 מאמרים בנושא קבלת החלטות ואני ממליץ לקרוא שם עוד בנושא.
כאשר המנהלים לא מבצעים החלטות
תפקיד המנהלים שהשתתפו בישיבה הוא להתייחס להחלטות שהתקבלו בתחום אחריותם ו"להוריד" אותן לעובדים הכפופים אליהם. עליהם להוריד כל החלטה ככתבה וכלשונה ולדאוג לכך שהיא אכן תבוצע.
מסיבות שונות, במקרים רבים ההחלטות לא מגיעות למי שצריך לעשות את העבודה ורבים הם המקרים שהחלטות מתורגמות או מגיעות לעובדים לאחר שאיבדו את במשמעות המקורית שהייתה להן, או שהיא השתנתה "לאורך הדרך".
בדרך כלל לאחר שבוע מתנהלת ישיבה נוספת שבה אמורים לבקר את ביצוע ההחלטות מהישיבה בשבוע שעבר. אלא שהרבה מאוד פעמים לא מתקיימת כל בקרה על ביצוע ההחלטות.
במספר מקומות עבודה בהם עבדתי, מנהלי הביניים הבינו מהר מאוד שאף אחד לא מפקח על ביצוע ההחלטות והם יכולים לעשות כל מה שבא להם. לפעמים לבצע ובהרבה מקרים לא לבצע את ההחלטות.
תופעה דומה ראיתי במאות חברות בהן ביקרתי לאורך השנים. כאשר אין בקרה על אופן ביצוע ההחלטות, ירבו המקרים של חוסר משמעת.
אגב, כאשר אני כותב על "מנהלי ביניים" אני מתכוון לכל המנהלים שנמצאים בין עובדים הייצור ועובדי המשרדים לבין המנכ"ל.
להפתעתי, לא הצלחתי למצוא בוויקיפדיה ערך על אי ביצוע החלטות.
באילו מקרים סביר שנגלה כי החלטות ההנהלה אינן מבוצעות?
מלבד חוסר במעקב או בעיות אחרות בניהול שמובילות לאי-ביצוע של החלטות ההנהלה, ישנן סיבות "רכות יותר" היכולות להוביל לאי-ביצוע ההחלטות. להלן רשימה של מקרים בהם יש סיכוי גבוה שהחלטות ההנהלה אינן מבוצעות:
- כאשר אין בקרה על ביצוע החלטות.
- כאשר מתברר שהחלטה לא בוצעה לא נעשה לימוד מסודר למה היא לא בוצעה, אלא פשוט קובעים מועד חדש ומקווים לטוב.
- עובדים שלא ביצעו את ההחלטה לא מקבלים נזיפה או הערכה שלילית.
- ביצוע או אי-ביצועה של ההחלטה לא משפיע כלל על מקומו של המנהל בארגון.
- במקרים רבים המנהל או העובד הוא מקור ידע או כוח ואף אחד לא רוצה "להתעסק" אתו.
- העובדים לא הבינו מה צריך לעשות ולכן לא עושים וגם לא שואלים.
- העובדים הבינו מה צריך לעשות אבל חושבים שזה לא נכון ולכן או שהם מבצעים רק מה שנראה להם חלקית או בכלל משהו אחר או שלא מבצעים.
- ההחלטה התקבלה מעל הראש של המנהלים ואף אחד לא התייעץ אתם ולכן הם עושים "דווקא" ולא מבצעים.
- העובדים או מנהלי הביניים לא חושבים שההחלטות של המנכ"ל חשובות או נכונות.
ההשפעה של אי-ביצוע החלטות ההנהלה על הארגון
גם אם לא נכתבה ופורסמה תכנית עבודה עבור החברה, יש להניח שהמנכ"ל עובד לפי תוכנית שעל בסיסה הוא מקבל החלטות. המנכ"ל מעביר את ההחלטות לכפיפים שלו והללו בתורם אמורים לבצע. כך הארגון מתקדם לכיוון עליו החליט המנכ"ל.
כאשר ההחלטות לא מתבצעות או שהן מתבצעות עם פרשנות קרובה או רחוקה לכיוון אותו התווה המנכ"ל, החברה לא מתקדמת - לא בכיוון ולא בקצב - ובמהרה אינה עומדת ביעדים שהוצבו לה. לעיתים קרובות הכאוס כל כך גדול שהחברה מגיעה למצב של סכנה קיומית. ראו בספרם של נואל מ. טיצ'י ווורן ג'י. בניס "החלטות" בהוצאת מטר שם בע' 118 "דעיכתה של AT&T...".
מהן הסיבות המרכזיות לאי-ביצוע החלטות ההנהלה?
כפי שכתבתי בקיצור למעלה, ישנן סיבות רבות ומצבים רבים היכולים להוביל למצב בו החלטות ההנהלה אינן מבוצעות. אני רוצה להרחיב מעט על 3 סיבות שלדעתי הן מהמרכזיות ביותר.
הסיבה הראשונה לאי קיום ההחלטות היא משמעת של העובדים והמנהלים. משמעות המשמעת היא שאם אתה מנהל או עובד בארגון והתקבלה החלטה אחרי דיון, בין אם השתתפת בו או לא, אתה מבצע את ההחלטה ככתבה וכלשונה. התרבות הישראלית שונה לחלוטין ומעודדת חוסר משמעת.
הסיבה השנייה היא צורת קבלת החלטות. כאשר ההחלטות מתקבלות בחדרי חדרים, בלי שקיפות ובלי לטרוח לשתף את העובדים שההחלטה נוגעת אליהם, באופן טבעי נושאי ההחלטה לא משתפים פעולה ולעיתים אף מחבלים בכוונה.
הסיבה השלישית היא חוסר אכפתיות של מנהלים ועובדים בנוגע למצב הארגון. כאשר עובדים לא מרגישים שייכות למקום העבודה והם באים אליה רק בשביל לקבל משכורת בסוף החודש, הם אינם לוקחים אחריות ובהכרח מבצעים רק את מה שקל להם לבצע.
כיצד לשנות את המצב?
כדי ליצור שינוי ולגרום לכך שהחלטות ההנהלה יבוצעו כלשונן, עליכם לבצע שינוי בתרבות הארגונית של החברה או הארגון.
שינוי מסוג זה לוקח זמן - לפעמים יותר משנת עבודה אחת - אבל הוא אפשרי.
חייבים להפוך את הארגון לארגון שקוף לעובדיו. עירוב העובדים בקבלת ההחלטות יגרום להם להרגיש שותפים לקבלת ההחלטה, ובאופן טבעי ההחלטות שהם קיבלו יבוצעו.
שיתוף העובדים בהחלטות והעברת כל המידע על מצב החברה יאפשר להם להבין מה נדרש על מנת להצליח.
בנוסף, במהלך תהליך השיפור עלינו להרחיק מהארגון מנהלים ועובדים שמפריעים לשינוי התרבותי להתקיים.
עלינו לבנות בארגון מערכת מסודרת וברורה של ביצוע החלטות בכל הרמות.
לבסוף, מומלץ להמעיט בקבלת החלטות ברמת ההנהלה בלבד - ולהעביר את קבלת ההחלטות למי שעושים את העבודה בפועל.
סיכום
ארגונים רבים בישראל סובלים מבעיה של חוסר ביצוע החלטות המנכ"ל וההנהלה על ידי העובדים ומנהלי הביניים. מצב זה של חוסר ביצוע החלטות יוביל את הארגון בסופו של יום לאי עמידה ביעדים העסקיים שלו, ולפגיעה מתמשכת במוטיבציה של העובדים וברמת המחוברות שלהם לחברה ולמקום העבודה.
נוסיף לכך את התרבות שלנו שבאופן כללי איננה מעודדת משמעת ונבין כי אנו חייבים לעשות שינוי תרבותי, ובייתר תוקף לחשוב על מנגנוני קבלת החלטות ובקרה הדוקה על ביצוען ביום יום.
זה הבסיס הנדרש כדי להוביל את הארגון להצלחה.
