מהי העלות של הפגישות בזום והעבודה מהבית?

מגפת הקורונה שינתה באחת סדרי עולם בתחומים רבים.
אחד התחומים היה איסור על קיומם של מפגשים פנים אל פנים. נאסרו פגישות מכל סוג והתחלנו להיעזר בזום או בתוכנות דומות.

הרצאות באוניברסיטה ובבתי הספר, ישיבות פנימיות בין מנהלים או בין מנהלים ואנשי מקצוע, הדרכות בקבוצה או הדרכות אישיות ואפילו שיחות אימון.

תחום אחר אך קשור, היה העבודה. עצם המפגש במקום העבודה זימן אנשים בסמיכות קרובה אחד לשני ונראה היה כבעיה.

במפעלים יצרניים לא ניתן היה להפעיל מכונות בזום, אך כחלק מהבהלה הראשונית ההנהלות שיתקו חלק מהמכונות לזמן קצר והפעילו את מערך היצור במתכונת מצומצמת. עם הזמן המפעלים חזרו ליצור מלא תוך נקיטת אמצעי זהירות.
כל מי שיכול היה שלח את העובדים לעבוד מהבית.

בעצם יש לנו כאן שלושה נושאים:

פגישות מכל סוג. למשל, לימודים, הדרכות וישיבות
עבודה מהבית
סגירת המעגל, הקשר בין השניים והנזק שייגרם לחברות בעקבות העבודה מהבית

נתחיל עם הראשון:

ישיבות, הדרכות, לימודים ושיחות אימון בזום

בהתחלה זה נראה מוזר, מי שהיה רגיל ללמד וללמוד, להדריך או לקיים שיחות אימון פנים אל פנים התקשה לקבל את השינוי.
למי שלא היה רגיל, היה קשה לקבל את הרעיון לקיים ישיבות בזום.
היו שיחות בקהילת המאמנים של גומא איך להתמודד עם השינוי ומה היתרונות של המצב החדש.

השינוי, כמו כל שינוי, נראה מאיים בהתחלה.
אבל די מהר התרגלנו. האפשרות לקיים פגישות, הדרכות, ישיבות, או אימונים והכל בלי לצאת מהבית התחילה לקסום לנו. יכולנו לעשות הכל בלי לבזבז זמן על נסיעות.
חלק משתתפים, אינם מפעילים את המצלמה. מאד נוח. אתה כאילו בפגישה אבל לא ממש מחויב להיות בקשב.
וזה עוד לא הכל. ניתן היה להצטרף להרצאות, לוובינרים, או להשתתף באסיפות חברים (בעמותות שונות) בחצי נוכחות. כלומר, להיות בחצי קשב, תוך כדי שעושים עוד משהו.
נדמה היה שכל כך טוב שאין דרך חזרה.

האמנם כל כך טוב?

אני מנחה קבוצות במסגרת תכנית המנהיגות של הופמן קופמן ותחת אילוצי הקורונה הפגישות מתקיימות בזום. אלא שהמשתתפים כמהים להיפגש פנים אל פנים ולכן שילבנו גם פגישות כאלו.

מראש הקדשנו לפגישה הפיזית יותר זמן שהוקדש לחיבור אישי, אך בסיום "הארכת הזמן", בשעת ערב מאוחרת, המשתתפים התקשו להיפרד. פתאום חזרנו למה שהיה פעם כל כך מובן מאליו. לראות אנשים ולא רק פנים, לשמוע, להריח, לחוש באנרגיות שיש לכל אחד.

אפשר לשתף ולקיים דיון עניני ורציני גם בזום, אך אין להשוות עם פגישות פנים אל פנים. החיבור האישי, האינטימיות, שפת הגוף (להבדיל "משפת הפנים" שרואים בזום), חיוכים, חיבה, או לחילופין אי נוחות ואפילו כעסים, הם דברים שלא עוברים בזום.

רשמים זהים, אני שומע מאנשים נוספים. לאט, לאט מתחילים להישמע קולות על מה שהפסדנו עם המעבר לזום ודומיו.
אנחנו יצורים חברתיים והקשר האישי הבלתי אמצעי, חיוני עבורנו. אין ערוך למפגשים הפיזיים.

אבל גם לפני עידן הקורונה קיימנו שיחות ועידה עם חברות בנות בחו"ל

נכון, אפשר לקיים שיחות ועידה עם חברות בנות בחו"ל, או עם חברת האם. הטכנולוגיה מאפשרת לנו לקיים שיחות כאלו, אך הן חסרות את הקשר האישי.
שיחות ועידה בווידאו, בזום ובתוכנות דומות אפשריות ככורח המציאות אך הן לא האפשרות הטובה ביותר.

את עיקר העבודה שלי אני מבצע פיזית בחברות איתן הם אני עובד. אפשר לקיים סיעור מוחות גם בזום, אך קשה לקיים צוות שיפור בזום.

כשאני עובד עם חברות יצרניות, איני יכול לנתק את הקשר שלי עם אולם היצור, את מראה העיניים והשיחות עם העובדים.
אני יכול לקיים שיחות בזום או בסקייפ עם המנהלים אבל תרומתי תהיה שולית אם לא אגיע עם הקשר האישי עם העובדים באולם היצור.
בפגישות שאני מנחה בחברות השונות אנחנו משלבים גם זום. במסגרת מדיניות "הקפסולות" והכורח של הבידודים, קורה לא פעם שאחד המשתתפים נוכח רק בזום, לפעמים אפילו עם מצלמה סגורה.

כפי שכתבתי למעלה, קל מאד להיות בחצי קשב מרחוק. לעשות במקביל עוד משהו, לענות לווטסאפים, לאכול או לגלוש באינטרנט. הצגתי זאת למעלה כ"יתרון" עבור המשתתפים, אך בהיבט של השגת המטרות של הפגישה זה כמובן חסרון. המשתתפים אינם בקשב מלא, אינם נוכחים "כאן ועכשיו" והתוצאות הן באיכות נמוכה יותר.

ומה עם פגישות מכירה?

המכירה דרך האינטרנט היא כורח המציאות. כולנו מתרגלים יותר ויותר לנוחיות של הרכישה באינטרנט, לכן כל העסקים חייבים להיערך בהתאם עם מערך מכירות מתאים.

אך המכירה דרך האינטרנט יש בה אלמנט פאסיבי. כלומר, אנחנו מחכים שייכנסו לחנות האינטרנטית שלנו. אנחנו לא יוזמים את הפגישה עם הלקוח.

אפשר וצריך לבנות "משפך מכירה" שיביא קהל גדול ככל האפשר, ואז צריך שהקהל שנכנס יגיע לחנות אינטרנטית טובה, או עמוד נחיתה מצוין. אבל חסרים שני דברים: הקשר האישי והיכולת להגיע לאיש קשר מסוים ולהציג לו את היתרונות של המוצר שלך.

גם בעידן של המכירות באינטרנט יש משמעות לקשר האישי ובפרט במכירות לעסקים (B2B).

סיכום נושא המפגשים, ישיבות, לימודים, הדרכות וכדומה

ניתן לקיים כל פגישה מכל סוג גם בזום או בשיחות ועידה במתודות דומות. אבל, בהשוואה לשיחות או פגישות פנים אל פנים, אנחנו מפסידים הרבה מאד.

כשאני מרצה בפני סטודנטים זורמת הרבה אנרגיה בשני הכיוונים. אני מרגיש מיד אם נוצר קשר או לא.

במפגשים פיזיים אנחנו רואים וקוראים את שפת הגוף. ניתן לזהות מתי בן שיחנו זז באי נוחות, מתי המשתתפים קשובים ומתי לא. מי נמצא בכלל בתוך הסמארטפון שלו וכדומה.

העובדה שניתן לקיים פגישות דרך הזום, לא מצדיקה להשתמש במתודה הזו, אלא אם כן זה כורח המציאות.

נעבור לעולם העבודה מהבית ונתחיל עם שלש דוגמאות אישיות

כל הדוגמאות להלן מוכרות לי אישית אך השמות בדויים, כמובן,

עדי, מנכ"ל של סטרטאפ קטן שליוויתי, אמר שבתקופת הסגר, כשכולם עבדו מהבית הוא הספיק הרבה יותר כי לא "בזבז" זמן על שיחות מסדרון ושיחות ליד פינת הקפה עם העובדים.
אלא ששיחות המסדרון והמפגשים האקראיים ליד פינת הקפה עם העובדים מאד חשובים עבורו, כך אמר.
זו ההזדמנות שלו לקשר אישי עם העובדים, גם להקשיב וגם להתייחס אליהם. לכן, כשהסתיים הסגר הוא התלבט כיצד לנהוג ובחר לקחת יום אחד בשבוע לעבודה מהבית ובשאר הימים במשרדי החברה.
גל הוא תכנת בחברה טכנולוגית שסגרה את המשרדים והעבירה את כל העובדים לעבוד מהבית. גל תיאר את המצב החדש בתחושת צער ותסכול. המעבר לעבודה סטרילית ואובדן הקשר האישי עם שאר העובדים העיק עליו מאד.
דלית היא ידידה טובה שלי ומהנדסת באינטל. עם פרוץ הקורונה, אינטל המשיכו ליצר אבל כל מי שלא היה קשור ליצור עבר לעבוד מהבית.

להבדיל מגל, דלית מאד נהנית מהמצב החדש. עבודה מהבית "בפיג'מה" עושה לה רק טוב. היא ציינה שהיא מספיקה הרבה יותר והוסיפה שהשיחות עם עמיתיה האמריקאיים נעשו הרבה יותר אישיות כתוצאה מהחרדה שלהם שהגיעה עם הקורונה. השיחות הן, אגב, עם מצלמות סגורות, כך שאף אחד לא נאלץ להתלבש באופן ייצוגי.

מאחר ובתי הספר היו סגורים וילדיה של דלית היו בבית, אינטל מימנו עבורה שמרטפית.

לסיכום שלשת הדוגמאות אנחנו מוצאים מהנדסת בוגרת באינטל שנהנית מהעבודה בבית, תכנת צעיר שמתוסכל מאותו מצב ומנכ"ל של מיזם שמבין שאמנם בעבודה מהבית מספיקים יותר אבל מאבדים את הקשר האישי החשוב עם העובדים.

מה אומר מחקר של מיקרוסופט על המעבר לעבודה מהבית?

שיטוט קצר באינטרנט הביא אותי לכתבה באתר שנקרא geektime, שמציגה מחקר של מיקרוסופט על מה שעשתה העבודה מהבית לעובדים שלה.

הכתבה מציגה ממצאים של מחקר של מיקרוסופט שפורסמו ב Harvard Business Review.

במיקרוסופט מצאו שעם המעבר לשעות עבודה גמישות מהבית, העובדים עברו לעבוד יותר בשעות הערב המאוחרות. במערכת המסרים המיידיים של החברה נרשמה עליה של 50% במספר ההודעות בין העובדים בין השעות 18:00 עד 24:00.

מאחר ולא היו שיחות מסדרון או שיחות ליד מכונת הקפה, נרשמה עליה של 10% במספר הפגישות השבועיות.

אורך הפגישות האישיות הצטמצם. מספר הפגישות הקצרות (פחות מחצי שעה) עלה ב-22% ומספר הפגישות הארוכות (מעל שעה) ירד ב-11%.

המנהלים ניסו לשמור על קשר עם העובדים וקיימו יותר שיחות אישיות אתם.

העובדים מצידם מנסים לפצות על האובדן של הקשר האישי והבלתי אמצעי ופיתחו הווי שיחות של "ימי פיג'מה" ויותר שיחות בינם לבין עצמם כחלק מניסיון לשמר את היחסים הבינאישיים בחברה.

ועוד כתבה על אותו נושא בדה מרקר

בכתבה של רונית דומקה בדה מרקר מוצגים ממצאים שנמצאו במחקר שנערך בקרב 3.1 מיליון עובדים ב-21 אלף חברות וב-16 ערים ברחבי העולם.

המחקר מצא כי העובדים מהבית האריכו את יום העבודה שלהם בממוצע ב-48.5 דקות, מספר הישיבות גדל ב- 13% וכמות האימיילים שהעובדים שלחו לעמיתים גדלה ב-40%.

נעצור כאן עם הסטטיסטיקה ונבחן מה עשתה העבודה מהבית לעובדים:

"העבודה מהבית, הסיקו החוקרים, היא חרב פיפיות. "מצד אחד, הגמישות שביכולת לבחור את שעות העבודה ולהתאים אותן לדרישות משק הבית עשויה להעצים עובדים בכך שהיא נותנת להם חופש מסוים לגבי לוח הזמנים שלהם", כתבו החוקרים. "מצד שני, השינוי בלוח הזמנים בעבודה הוא גם תוצאה של טשטוש בין העבודה לחיים האישיים, שגורם לפעמים לעבודת יתר בגלל היעדר הפרדה ברורה בין המשרד לבית".

הערכה היא שעם הזמן העובדים ימצאו את האיזון החדש בין העבודה והחיים האישיים.

ומה העלות לחברות וגם לעובדים בעבודה מהבית?

הכתבה בדה מרקר ממשיכה להציג סטטיסטיקות על חברות שמתכוונות להמשיך את העבודה מרחוק גם כשזה לא יהיה כורח המציאות. ואם כבר עובדים מהבית אז אפשר לעבור לעבוד עם קבלני משנה ועצמאיים.

אני חושב שצריך לרדת מהסטטיסטיקות וראיית המקרו אל המיקרו. להפנות את המבט אל העובדים והקשר שלהם אחד לשני ואל החברה.

אני חושב שעדי המנכ"ל של המיזם היטיב לתאר את הקושי של העבודה מהבית: היעדר הקשר האישי שלו עם העובדים ולמעשה גם בינם לבין עצמם.

ברור היום לכולם שחברות ששואפות להצליח יותר, שמבקשות להיות יותר טובות מהמתחרות שלהן חייבות עובדים שמחוברים למטרות החברה ורתומים להצלחתה. חיבור העובדים לחברה מתבצע בדרכים שונות וכולן מתחילות במפגש של העובד עם החברה.

ככל שהעובדים והחברות ימסדו את העבודה מרחוק כך ילך וייעלם הקשר האישי בין העובד והחברה.

קל וחומר שהמחשבה להביא קבלני משנה במקום עובדים היא טעות גדולה שתיצור נתק בין העובד ומטרות החברה. העובדים לא יתנו את הערך המוסף וייווצר פער גדול בין חברות שישמרו את העובדים רתומים וכאלו שיתייחסו אליהם כמכונות או כמשהו טכני שניתן להחליפו בקבלני משנה ובעבודה מרחוק בלבד.

הצורך של העובדים בקשר אנושי

כפי שכתבתי למעלה, אנחנו יצורים חברתיים ותלויים בקהילה עוד מימי המערות והציידים לקטים. ההזדקקות לחיבור לקהילה ולקשר אישי לא עברה מן העולם.

הצורך בקשר אישי מוזכר גם בשני המחקרים המצוטטים למעלה: העובדים מחפשים דרכים שונות לשמור על קשר אישי (למשל, ארוחות צהרים "משותפות" כשכל אחד בביתו, או "הכירו את בעל החיים שלי" וכדומה), יש עליה בכמות האימיילים שמוסברת במחקרים גם כניסיון לשמר את הקשר האישי וכן שיחות אישיות מרחוק.

כפי שאנחנו מזהים היום את הכמיהה לעבור מהפגישות בזום לפגישות פיזיות, לחזור ולהיפגש פנים אל פנים – כך יהיה גם בחיפוש של העובדים אחרי קשר בינאישי. ככל שיעבור הזמן בו העובדים עובדים מרחוק וחסרים את הקשר הבלתי אמצעי -כך הם יתרגלו, יפסיקו לחפש אותו במקום העבודה וימצאו אותו במעגלים אחרים. בנקודת הזמן הזו יעמיק הנתק בין החברה ומטרותיה לעובדים.

סיכום והמלצה

ההכרח לשמור על ריחוק חברתי שהביאה עלינו מגפת הקורונה יצר שינוי בהרגלי הפעילות שלנו.

עברנו לקיים פגישות מכל סוג - החל בהרצאות וכלה בפגישות אחד על אחד - בזום או במערכות דומות.
חברות שלחו את כל מי שניתן לעבוד מהבית ובחברות טכנולוגיה מדובר למעשה בכל העובדים.
אנחנו מתחילים להיווכח שפגישות בזום ועבודה מרחוק אינם שווי ערך למפגשים הפיזיים. פגישות בזום חסרות את האנרגיה שעוברת בין המשתתפים, את שפת הגוף והקשר הבינאישי שקיימים בפגישות הפיזיות.

אם העבודה מהבית תמשך לאורך זמן העובדים יאבדו את הקשר שלהם לחברה ואת החיבור למטרותיה.
בנוסף הם ייווכחו שהניסיונות ליצור תחליף לקשר האישי בדרך ווירטואלית נידון לכישלון, ימצאו מעגלים אחרים ליצור בהם קשר אישי אמיתי והחיבור הרגשי שלהם לחברה ומטרותיה ייחלש עוד יותר.

אני ממליץ לעשות כל מאמץ ולמצוא כל דרך אפשרית לקיים פגישות פנים אל פנים ולהחזיר את העובדים מהבית אל משרדי החברה. לפחות לחלק מהשבוע.