צוותי שיפור בתעשייה - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

מהי התדירות הרצויה לדיונים בצוותי העבודה - יומית, שבועית או חודשית? כאשר הצוות מטפל בפיתוח המכירות או בגביית חובות, כמעט ואין מידע שמתחדש מדי יום ולכן אין מקום לדיון יומי. אבל קווי היצור פועלים ברצף ולפחות בכל יום. לכן יש אירועים חדשים בכל יום. האם נכון יהיה לנתח את התוצאות בכל יום, שבוע או חודש?

בשנות השישים יצא מנחם קנטור ז"ל, אז נציב המים הראשון, במהלך לחינוך הציבור לחיסכון במים תחת הסיסמה "חבל על כל טיפה", כאשר המטרה הייתה להביא לירידה משמעותית בבזבוז המשאב הלאומי. ההנחה הייתה שאם כל אחד יחסוך מעט נגיע יחד לחיסכון גדול.

כיצד לעודד הגדלת המוטיבציה והתפוקה אצל העובדים? בשבועות האחרונים אנו מקדישים את המאמר השבועי לבחינה של מספר גישות. הפעם נבחן את הנושא של תגמול על ההשתתפות בצוות שיפור. באחת החברות עבדנו עם צוות מאד טוב. הצוות היה פעיל והוביל שינויים ושיפורים רבים. אך ההתלהבות שכחה והאנשים הגיעו לצוות בחוסר רצון.

פעמים רבות נשאלת השאלה כיצד לעודד הגדלת המוטיבציה והתפוקה אצל העובדים. בשבועות האחרונים אנומקדישים את המאמר השבועי לבחינה של מספר גישות. הפעם נבחן את גישה של עידוד בעזרת צוותי שיפור וכן את הנושא של תגמול על ההשתתפות בצוות שיפור.

בחברה קטנה של כמה עשרות עובדים, המוכרת בעיקר לעסקים קמעונאיים ומעט ללקוחות סופיים רצו להגדיל את המכירות ולשם כך לחפש הזדמנויות עסקיות נוספות. קיימנו סדנה של כמה שעות עם כ-12 עובדים ובתהליך של סיעור מוחות מובנה אספנו הרבה מאד רעיונות. המשתתפים בסדנה היו עובדים בכירים מתחום השיווק והמכירות, התפעול והכספים.

באחת החברות מצאנו כי הפרמטר של אספקה במועד הינו מנוף רווח חשוב מאד לחברה. הקמנו צוות שיפור, עקבנו אחרי המדד של עמידה במועדי האספקה מדי יום ואפילו נשלח גרף מעקב על בסיס יומי. הנושא זכה למיקוד והיה שיפור משמעותי אשר זכה להוקרה בשוק ותרם לשיפור משמעותי במכירות.

בחברה מסוימת בה ניהלנו תהליך של שיפור, מצאנו כי מנוף הרווח המשמעותי ביותר הינו הקטנה של הפחתים הנוצרים בתהליך היצור. הפחתים נוצרים לרוב בגלל סיבות שהעובדים ברצפת היצור מכירים הרבה יותר טוב מאשר המנהלים הבכירים. 

חברות רבות רוצות לשפר את הביצועים ומחפשות ייעוץ אסטרטגי, שיווקי או ארגוני וכאשר הן מקבלות את ההמלצות, מתחילה התנגדות ברחבי הארגון ובסוף ההמלצות נשארות בתוך ספר על המדף. אנחנו ממליצים להוביל את השיפור יחד עם העובדים, לגייס את הידע והמידע שלהם ובעיקר את הנכונות שלהם לשינוי ולשיפור התוצאות.

הרצאה שניתנה במסגרת סדנת מנכ"לים של "פורום בר-לב" באזור תעשייה בר-לב, בתאריך 1 בפברואר 2012. נציג 3 מדדי איכות: תלונות של לקוחות, איכות פעם ראשונה ושחרור סופי או YIELD. אנו מסבירים בקצרה על המדדים וכיצד למדוד אותם. 

מהעבודה עם שלושה צוותי שיפור באולם היצור עלתה תמונה שונה מזו שההנהלה ראתה והיה ברור שצוואר הבקבוק אינו מזוהה נכון ואינו נמצא בתחילת הקו. כדי להמחיש את התמונה שעלתה בפגישות של צוותי השיפור מדדנו את מעבר החלקים מתחנה לתחנה. ואכן נמצא כי צוואר הבקבוק נמצא בתחנה השישית, וכרבע מהחלקים 'תקועים' שם.

ההרצאה המצורפת ניתנה במסגרת הקורס בנושא אקלים ותרבות ארגוניים. הקורס מתקיים בשנה אחרונה בתואר הראשון. בשקף השלישי הסטודנטים הציגו אילו ערכים הם רואים כחלק מהתרבות העדיפה בארגון. באופן אישי אני מזדהה עם הערכים האלו.

פירושה של המילה היפנית "קאיזן" הוא "שיפור מתמיד". בארץ משתמשים במושג לצוות מעורב של עובדים שפועל במשך 7 ימים ברצף, לנתח ולשפר נושא מסוים. לסוג כזה של תהליך שיפור יש יתרונות וחולשות. ראשית - משיגים שיפור מאד מהיר ובדרך כלל, השיפור חד לא פחות מהשיפור שמשיגים בצוות שיפור שפועל במשך כמה שבועות או חודשים.

כולנו זקוקים לפרנסה אבל מחפשים גם משמעות ועניין בחיים ובעבודה. לא פעם נעזוב מקום עבודה כי לא נוח או לא נעים או אין לנו סיפוק. הערכה והוקרה חשובים לא פעם יותר מתגמול כספי מקומי. למרות האמירה: "עם הערכה לא הולכים למכולת", המילה הטובה והפרגון חשובים לנו יותר ונשארים בזיכרון הרבה אחרי שתגמול כספי נשכח.

כמעט תמיד בתחילת דרכו של כל צוות שיפור, מגיעים לרגע שהצוות אמור להתכנס, אך אחד החברים בו "חייב לעשות משהו דחוף" בדיוק באותו הזמן... זו בעיה ששורשה בתרבות הארגונית של החברה, ולעתים גם בהתנהגות המנכ"ל, המשליכות יחס לא מחייב אל השתתפות העובדים בצוותי השיפור. איך פותרים את הבעיה הזאת?

בחברה אחרת, רכשו את המכונות החדישות, הטובות והיקרות ביותר שניתן היה לרכוש. הקצב התאורטי של המכונות היה 120 שקיות בדקה, בפועל ארזו במהלך היום (בממוצע) 50% עד 60% מזה. בצוות השיפור שכינסנו, מצאנו כי הסיבה העיקרית לתפוקה הנמוכה היא הרבה עצירות קצרות יחסית מסיבות שונות שעיקרן קשורות לזרימת החומר במכונה.

בחברה מסוימת, בינונית בגודלה היו מוציאים כ- 65% מההזמנות במועד. עמידה עקבית במועדי אספקה היא חולשה במפעלים רבים בתעשייה הישראלית וגוררת לחצים של הלקוחות. מי שיודע לספק בזמן משיג יתרון תחרותי. בחודש אפריל התחלנו לשבת אחת לשבוע, באופן מסודר עם צוות התפעול ולנתח מה היו הסיבות לאיחור בהזמנות שאיחרו הכי הרבה.

המפעל התחיל לקדם תכנון של השקעה במתקן קירור חדש שעלותו 150 אלף דולר. סכום גבוה לכל הדעות. באחד הימים נאמר לי כי בשל בעיה נוספת וצורך בדיון נוסף במקביל, יגיעו רק כמה עובדים לצוות ויעדרו ממנו הטכנולוג והמנהלים. התחושה הפנימית שלי ניבאה שיהיה צוות מרתק ואכן נכונו לי הפתעות.