מערכות מידע ממוחשבות - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

זו השנה הרביעית שאנחנו ממשיכים את מסורת הפוסט הקהילתי. לכבוד חגי תשרי אני מפרסם פוסט מיוחד שמורכב כולו מטיפים קצרים לניהול ששלחו קוראי הבלוג - מנהלות ומנהלים ממגוון רחב של תעשיות וחברות בישראל.

יוסי התקשר אלי והציג את עצמו כחוקר פשעי סייבר. הוא שאל האם הייתי קורבן של מעשה הונאה בסייבר בשנה שעברה. השבתי בחיוב ויוסי סיפר שנשכר על ידי חברה ישראלית שנעקצה והעבירה תשלום לכתובת לא ידועה במקום לספק שלה. יוסי אמר שחקר ומצא יותר מעשרים אירועים דומים מאד ומצא שם גם את שמי. הוא הוסיף שנראה כי האירועים השונים בוצעו על ידי אותו איש שנכנה אותו כאן "ג'ף הנוכל".

תעשייה 4.0 (Industry 4.0) היא המפכה התעשייתית הרביעית והיא מבוססת על תפיסה ארגונית חדשה לניהול מפעם חכם ומודרני. תפיסה זו, שפותחה בשנים האחרונות בגרמניה, מתפשטת במהירות בעולם התעשייתי. אני מזכיר כי המהפכה התעשייתית הראשונה מתוארכת לשנת 1784 כאשר הומצא הנול המכני הראשון לאריגה. 

הוצאת המשלוחים היא אחת מנקודות התורפה שאני בודק בכל חברה אליה אני מגיע. אחת משיטות הבדיקה שלי היא לרשום, יחד עם העובדים המעורבים, את תרשים הזרימה מקבלת ההזמנה דרך הוצאת המשלוח ועד גביית התשלום. בעזרת התרשים ושאלת השאלות הנכונות, ניתן לאתר נקודות תורפה.

זהו המאמר השלישי מתוך ארבעה בסדרה על הטמעה של מערכת לניהול כולל (ERP). במאמר הראשון סקרתי את יתרונות השימוש במערכת ERP, ובמאמר השני סקרתי בכלליות את תהליך ההטמעה של מערכת ERP. במאמר זה אסקור בפירוט רב יותר את 12 השלבים אותם צריך לבצע על מנת להבטיח יישום מוצלח, קצר וכלכלי של מעבר לשימוש במערכת ERP.

מערכת ה-ERP מאפשרת למנהל הארגון לקבל החלטות על בסיס נתונים ולא על בסיס תחושות וכפי שכבתי, יש לה יתרונות רבים. אך בצד היתרונות יש גם אתגרים וקשיים בדרך ליישום מערכת כזו לניהול כולל, בעסק שהיה רגיל לעבוד בלעדיה, ואותם אסקור פה.

נכנסתי למחסן להיכרות ראשונה. עמי, מנהל המחסן קיבל את פני בהכרזה שזמנו מאד קצר, הוא מאד עמוס היום. השבתי שלא אגזול הרבה מזמנו וביקשתי להכיר את פועלו. למרות שהמוצרים היו דליקים, הרצפה הייתה זרועה בדלי סיגריות. עמי אמר שהעובדים צריכים לעשן ויעקב, שעבד במחסן הסביר שהוא מכבה את הסיגריות בכף היד ולא יכול לקרות כלום.

מהי מערכת ERP? לכאורה שאלה טריוויאלית בימינו, אך במציאות של העשייה בארץ וברב המפעלים והחברות שבהם אני מבקר וגם במפעלים שיש בהם מערכותERP  המנהלים לא מכירים את התשובה. במאמר זה אסקור את היתרונות הנובעים משימוש במערכתERP  מול שימוש בפתרונות תוכנה אחרים שאינםERP  ונותנים פתרון נקודתי לחלק מהמערכת האירגונית.

באשר לאיכות אחידה ביצור עם אוטומציה, מי שמכיר מקרוב, יודע שאין ניסים. תהליך היצור משתנה כל הזמן מסיבות שונות ומגוונות. נדרשת בקרה על התהליך, גם הבקרה יכולה להיות חלק מהאוטומציה או ידנית, ובכל מקרה היא בקרה שנבצע לאורך התהליך אחת לחצי שעה או אחת לשעה כאשר התהליך יציב. בקרה זו נשענת על עקרונות סטטיסטיים.

לימור, מנהלת מוצר בחברה, התבוננה בדוח המכירות שבקשה וקבלה מאסתר. "יש כאן שגיאה, זה לא יכול להיות" אמרה לימור. "אני יודעת שמכרנו יותר." אסתר, מנהלת את מערכת המידע ומספקת דוחות מיוחדים או שאילתות למערכת המידע כשמבקשים. "זה בדיוק מה שרשום" אמרה אסתר. גם היא הכירה את עבודתה היטב וידעה שהדוח מכסה את כל המכירות.

בחברות רבות אני מזהה שימוש לא נכון באחד המרכיבים החשובים ביותר במערכת המידע: המספר הקטלוגי. לא נכון משום שהשיטה בה החברות נוקטות לפתיחת מספר קטלוגי חדש מקשה אחר כך על זיהויו של הפריט באופן חד משמעי במערכת המידע, וגורמת לעובדים שונים לבזבז זמן בחיפוש מספר קטלוגי ולייצר (בגלל בעיות זיהוי) מספרים קטלוגים כפולים ומשולשים.