שימוש נכון במספר קטלוגי במערכות מידע ממוחשבות

בחברות רבות אני מזהה שימוש לא נכון באחד המרכיבים החשובים ביותר במערכת המידע: המספר הקטלוגי.

לא נכון משום שהשיטה בה החברות נוקטות לפתיחת מספר קטלוגי חדש מקשה אחר כך על זיהויו של הפריט באופן חד משמעי במערכת המידע, וגורמת לעובדים שונים לבזבז זמן בחיפוש מספר קטלוגי ולייצר (בגלל בעיות זיהוי) מספרים קטלוגים כפולים ומשולשים.

הנושא חשוב משום שבעזרתו אנו מנתחים בקלות את התוצאות העסקיות והאחרות של החברה.

בחברות בהן אין מערכת הנדסית שמתעדת את פתיחת המספרים הקטלוגים, נוצר מצב בו אנשים שונים פותחים את המספרים הקטלוגים ובכך נוצר ערב רב של מספרים ותיאורים שמקשים על הזיהוי. גם שיטות המיון המשלבות מספרים ואותיות הן אטיות ומסורבלות, כיוון שקל הרבה יותר למיין מספרים מאשר אותיות.

התפתחות המספר הקטלוגי

תפקידו העיקרי של המספר הקטלוגי במערכת המידע הוא לתת זיהוי חד-חד ערכי לפריט במערכת.המספר הקטלוגי הוא הגורם המחבר את הפריט לתתי המערכות במערכת המידע, מכירות, קניות, מלאי, ייצור וכספים.

ב"ימי קדם", לפני 30 שנה ומעלה, עלות הזיכרון במחשב הייתה גבוהה וגודל השדות היה מצומצם ולכן פותחו שיטות לקביעת מספר קטלוגי המבוססות על נתינת משמעות למספרים והאותיות של המספר ונעשה שימוש במספרים קטלוגים של 12 ספרות ויותר. מאחר ושדות התיאור היו קטנים לא ניתן היה לתאר את הפריטים באופן ברור וחד משמעי.

במהלך השנים הלכה והשתפרה הטכנולוגיה ועלות הזיכרון הלכה וקטנה וכתוצאה מכך גדלו שדות התיאור כך שאפשר לתאר את הפריטים בצורה מדויקת וחד משמעית. שיטות המספור של המספרים הקטלוגים הללו השתרשו כל כך עמוק בתודעה, שגם לאחר שעלות הזיכרון ירדה וגודל השדות בהן ניתן לרשום מידע עלה, לא השתנתה יחד אתם השיטה בה קבעו את המספרים הקטלוגים.

במערכות המידע של היום התפקיד של המספר הקטלוגי לא השתנה אבל הדרך למצוא אותו השתנתה.

כאשר מחפשים היום פריט במערכת המידע מספיק לרשום רצף של אותיות בשדה תיאור הפריט על מנת למצוא את הפריט המבוקש. אין צורך לשמור מידע מזהה רב "על גבי" המספר הקטלוגי. עובדה זו מאפשרת לנו להשתמש במספר קצר וללא משמעות מיוחדת. את המשמעות אנחנו נותנים בתיאור המילולי של המוצר.

בדרך זו קל תמיד למצוא את הפריט האחרון בסדרת מספרים ולתת תיאור מדויק ובצורה דומה לפריטים שונים.

להלן שיטה קלה ומומלצת לפתיחת מספרים קטלוגים

ממנים אחראי לנושא, וקובעים מספר מצומצם של עובדים להם מותר לפתוח מספרים קטלוגים חדשים.

מגדירים את המוצרים במשפחות מוצר למשל אומים, ברגים, מקדחים.

לכל משפחה נותנים צמד אותיות מתוך הא"ב האנגלי ומספר רץ של 4 - 5 ספרות שמתחיל ב 0000 וגדל באחד עם פתיחת מספר קטלוגי חדש.

באופן זה נותנים לכל משפחה 10,000 מספרים קטלוגים שונים.

בונים תיאור קטלוגי מדויק לכל משפחת מוצרים. התיאור הקטלוגי מובנה ומכתיב את הדרך בה מתארים פריט.

בתחילה מילים בעברית, אחר כך מספרים ולבסוף אותיות באנגלית (למשל קוד מוצר אצל הספק למכשיר חשמלי).

ניתן ליישם את השיטה ללא החלפה של מק"טים קיימים ורק לפריטים חדשים לתת מספר חדש, כך שהשינוי במערכת יהיה הדרגתי.