כיצד אתם מתחזקים את המכונה האנושית?

בכמה חברות ראיתם את המנכ"ל עושה בעצמו אחזקה למכונות מורכבות? או שולח את אחד מעובדי המשרדים לבצע אחזקה למכונות כאלו? האמת שאני פגשתי מעט מאד בעלים של חברות קטנות, או מאד קטנות, שמבצעים בעצמם את האחזקה למכונות. תמיד אלו חברות מאד קטנות, כי בעלים שמבצע את האחזקה בעצמו במקום לנהל, לא יכול לפתח את החברה. בכל אופן, אלו יהיו מיעוט קטן של חברות.

אני מניח שלא זכיתם לראות מנכ"ל של חברה בינונית שמבצע את עבודות האחזקה בעצמו. ובאמת מה פתאום שהמנכ"ל יבצע אחזקה למכונות? האם הוא מבין במכונות עד כדי כך שיוכל לפרק חלקים ולתקן או להחליף אותם?

ומה עם התחזוקה של "המכונה" האנושית?

אך הפלא ופלא, מנכ"לים שמבינים שאינם אנשי המקצוע לבצע אחזקה למכונות – בטוחים שהם "מבינים מספיק" או "מבינים הכי טוב" כיצד לתחזק את "המכונות האנושיות" אצלם בחברה. ואם לא המנכ"ל, אז אחד מעובדי המשרדים יעשה זאת מצוין, בנוסף על תפקידו הרגיל.

העובדים, אותן "מכונות אנושיות", מורכבים הרבה יותר מהמכונות הכי מורכבות שיש לכם בחברה.

לא רק שאנחנו יצורים מאד מורכבים, אלא שאנחנו, המשאב האנושי, מהווים את הגורם המשמעותי ביותר בכל חברה.

הגורם האנושי הוא הגורם המשמעותי ביותר בהשגת הרווח

כל דבר שקורה אצלכם בחברה תלוי בגורם האנושי. במוטיבציה של העובדים, במסירות שלהם וביעילות שיעבדו. ומדובר לא רק בעובדים בקו היצור. תחשבו על מי שעונה ללקוחות במטה החברה, או על מי שעונה לפניות של לקוחות במרכזי השירות (או נותן בשמכם את השירות בשטח), איך הוא או היא יפתחו את השיחה? מה יהיה טון הדיבור שלהם, נעים או כועס? תחשבו על התלות של הביצועים שלכם ביציבות של העובדים או בכמות ההיעדרויות שלהם.

בתחרות שיש היום בשוק בכל תחום, היתרון היחסי של כל חברה מגיע, על פי רוב, מאוסף של דברים קטנים ועיקרם תלוי במשאב האנושי. בעובדים. עובדים מסורים שמחוברים לחברה יוצרים יתרון משמעותי על פני המתחרים. יתרה מזאת, עובדים מסורים יכולים להעביר את החברה מהפסד קטן לרווח קטן, או גדול.

בואו נראה מס' דוגמאות לחשיבות העצומה של המשאב האנושי

אני מכיר היטב חברה מסוימת שלפני כמה שנים שבעה מרורים מחוסר המחוברות של העובדים. חוסר המחוברות התבטא בהיעדרויות רבות ואיכות ויעילות נמוכות. במקום להתמודד עם רתימת העובדים, החברה השקיעה הרבה כסף במכונות CNC. קו היצור כולו הפך לקו מפוקד ומבוקר. ואז הם גילו שלא קרה הרבה. השיפור היה שולי. שוב הם סבלו מאותם קשיים: היעדרויות רבות ואיכות ויעילות נמוכות. שכן גם לרובוט הכי משוכלל דרוש מפעיל מיומן. רק אז הם הפנו את מבטם פנימה, אל העובדים.

אחד העובדים, בחברה אחרת, נהג להפסיק את זרימת חומר הגלם כדי שיהיה לו זמן מנוחה. אחרי כעשרים דקות המכונות היו עוצרות ולקח להנהלה זמן להבין מה הסיבה. רק כאשר התקינו מצלימות קלטו את העובד שמחבל ביצור.

במקום אחר, עובד שפנה לקבל תוספת שכר ולא קיבל, מצא דרך להונות את המערכת לרישום נוכחות בעזרת טביעת אצבע. הוא רשם לעצמו משמרות לילה בסוף השבוע, למרות שלא היה בעבודה בזמן זה. רק באקראי התגלתה התרמית והעובד פוטר.

אפשר כמובן להתקין מצלמות ואמצעי מעקב בכל נקודה ועל כל עובד. אך זו כמובן לא דרך נכונה ולו רק בגלל שהיא אינה מתמודדת עם המוטיבציה של העובדים. בנוסף, המטרה אינה להפעיל משטרה שתעקוב אחרי העובדים ומי שנכשל יפוטר. המטרה היא לחבר את העובדים ולגרום להם לתרום למטרות החברה.

לשים את העובדים במרכז

ג'ק וולץ' (Jack Welch) שהיה המנכ"ל והיו"ר של ג'נרל אלקטריק (General Electric) במשך 20 שנה והעלה את שוויה ל- 410 מיליארד דולר –מספר בספרו להוביל ולנצח (Winning), כי בהרצאה שנשא במקסיקו סיטי בפני 5,000 מנהלי משאבי אנוש נשאלה שאלה על תפקידה של מחלקת משאבי אנוש.

תשובתו הייתה מידית: "אין ספק שמנהל מחלקת משאבי אנוש צריך להיות האדם השני בחשיבותו בכל ארגון שהוא. מנקודת ראותו של המנכ"ל, מעמדו של מנהל משאבי אנוש צריך להיות שווה לפחות למעמדו מנהל הכספים".

וולץ' מספר כי לאחר תשובתו, השתררה דממה באולם. הוא הופתע מהשקט שהשתרר ושאל: "האם לא זה מה שקורה בחברות שלכם?" וביקש: "בואו נרים ידיים: כמה מכם עובדים בחברות שבהן המנכ"ל מכבד את מנהל משאבי אנוש ואת מנהל הכספים במידה שווה?".

חמישים ידיים התרוממו. חמישים מתוך חמשת אלפים! אחוז 1!!

ומה קורה אצלנו?

אני מכיר טוב מאד עשרות חברות. בפחות משליש מהחברות האלו יש מנהלת משאבי אנוש. העובדים והמנהלים בכל חברה הם הגורם המשמעותי ביותר להצלחת החברה ובשני שליש מהחברות אין מנהלת או מנהל משאבי אנוש.

גם בחברות בהן יש מנהלת משאבי אנוש, לא בכולן היא חברת הנהלה ורק במיעוט קטן מעמדה מתקרב למעמד שג'ק וולץ' מתאר למעלה.

בחברות גדולות שיש בהן מאות עובדים תהיה על פי רוב מנהלת משאבי אנוש. בחברות בינוניות, אפילו חברות שיש בהן 150 עובדים ויותר לא תמיד תהיה מנהלת כזו. חברות קטנות יתקשרו עם מנהלת משאבי אנוש במשרה חלקית רק כאשר הן מבינות את החשיבות של ההון האנושי והתחרות שיש על ההון הזה. בדרך כלל, אילו יהיו חברות היי טק, או סטארט אפים. בתעשייה המסורתית – זה יהיה נדיר.

כיצד מנהלת משאבי אנוש תשנה את התמונה?

ראשית, עצם קיומו של גורם ניהולי בכיר שמתמקד במשאבי האנוש, שהוא קשוב לעובדים והאחריות, עליה הוא נמדד, היא לחבר אותם לחברה – כבר מהווה צעד חשוב מאד. אך זו רק ההתחלה. תפקידה העיקרי יהיה לחבר את העובדים למטרות החברה ולבנות מוטיבציה שהיא הגורם המשמעותי ביותר ליציבות של העובדים (פחות תחלופה), מניעת היעדרויות ועבודה יעילה ואיכותית.

בואו נתבונן בהגדרת התפקיד של מנהלת או מנהל משאבי אנוש

הכפיפות: חייבת להיות למנכ"ל יחד עם חברות בהנהלה.

התוצאות שהוא או היא נדרשים להביא:

1. אחריות על התאמת תנאי ההעסקה למתבקש בחוק. זהו סעיף טכני בעיקרו אך בעל חשיבות רבה. בחברות רבות בהן אין מנהלת משאבי אנוש, לא מקפידים על חוקי העבודה. למשל, על חוק שעות עבודה ומנוחה.
2. אחריות על שימור עובדים והגברת מחויבות העובדים למטרות החברה. זהו החלק המשמעותי ביותר של התפקיד ואין בו רגע דל. הוא דורש הרבה יוזמה, יצירתיות ובעיקר נמשך לאורך כל השנים של המנהלת בתפקיד. אין בו חלקים טכניים שמאפיינים חלק מהסעיפים האחרים. הסעיף הזה מבדיל בין מנהלת או מנהל משאבי אנוש מצוינים לבין מנהלים טובים.
3. בניית נהלים לקליטת עובדים לעבודה ובניית נהלים לסיום העסקה. לקליטת העובד, לדרך בה הוא פוגש את החברה תהיה השפעה גדולה על היציבות שלו. גם לדרך סיום העבודה יש חשיבות בשני היבטים: הן כדי לא להשאיר זנבות פתוחים והן דרך הפרידה. העובדים שנשארים מתבוננים על דרך הפרידה מעובדים שעוזבים או מפוטרים והיא משפיעה על הרגשתם כלפי החברה. במהותו זה סעיף בעיקר טכני, קביעת נהלים נכונים ושמירה עליהם.
4. שמירה על תקן עובדים המוגדר והנחוץ בכל מחלקה. גם הסעיף הזה הוא טכני בעיקרו.
5. הצעת פתרונות לקונפליקטים בין המנהל לעובד במהלך תקופת ההעסקה, תוך התאמה למתבקש בחוק. בסעיף הזה נדרשת יצירתיות ובעיקר הוא מחייב שמנהלת משאבי אנוש תהיה מעורה בנעשה בחברה.
6. אחריות על מערכת נוכחות ובקרה על דיווחי נוכחות לשכר (כגון: עדכון ימי מחלה, חופש וכיוצא בזה). שוב, סעיף שהוא טכני בעיקרו.
7. אחריות על ביצוע סקרי שביעות רצון של העובדים וביצוע משובים שנתיים לעובדים. נושא חשוב שמשפיע ישירות על המחוברות של העובדים והרתימה שלהם למטרות החברה. לא כל המנכ"לים יהיו מעוניינים לקבל משוב ולהשקיע במתן משוב לעובדים. אך זה חלק חשוב ועל מנהל משאבי אנוש לקדם אותו גם היכן שיש התנגדות.
8. טיפול בהדרכות נחוצות, לרבות אחריות על מערכי קליטה לעבודה (תהליכי חפיפה לעבודה). התוכן של ההדרכות נקבע על פי רוב יחד עם הסמנכ"לים האחרים ואחריותו של מנהל משאבי אנוש הינה, בעיקר על הביצוע של התכנית.
9. ממונה על מניעה של הטרדה מינית.
10. מיון וגיוס עובדים לכל המחלקות בחברה. זהו חלק מקצועי ובעל חשיבות רבה. מנהלים מקצועיים בחברה מנסים את כוחם, לא פעם, בראיונות קבלה אך הם לא עברו הכשרה לכך ועושים זאת לא טוב. מנהלת משאבי אנוש אמורה להיות מקצועית בתחום ולדאוג לגיוס העובדים המתאימים ביותר.

הסמכויות הנדרשות למנהלת משאבי אנוש:

1. ללוות את תהליכי סיום העסקת עובד ולעצור כל התנהלות שאינה תואמת את החוק.
2. לזהות ולעצור תהליכי העסקה שאינם תואמים את החוק.
3. לנהל את תהליכי המיון של עובדים חדשים ולהביא למנהל הישיר את המועמדים המתאימים ביותר להחלטה סופית שלו.

המדדים והיעדים הכמותיים של מנהלת משאבי אנוש:

1. העלאת שביעות הרצון של העובדים (כפי שתימדד בסקרים).
2. הקטנת של תחלופת עובדים (זהו אחד משני המדדים למוטיבציה של העובדים. הוא מודד בצורה עקיפה את המוטיבציה).
3. הקטנת של היעדרויות של עובדים (זהו המדד השני למוטיבציה של העובדים. גם הוא מודד בצורה עקיפה את המוטיבציה).
4. צמצום פערים בין נהלי עבודה קיימים לבין המתבקש בחוק.
5. צמצום זמני גיוס.

לכל אחד מהמדדים יש לקבוע ערך כמותי שיהיה היעד אליו תכוון מנהלת משאבי האנוש.

סיכום והמלצה

ההון האנושי (העובדים והמנהלים) בכל חברה, הם הגורם המשמעותי ביותר ליצרה של רווח ויתרון יחסי על פני המתחרים.

לרוע המזל, מנכ"לים רבים אינם מזהים את החשיבות הרבה של חיבור העובדים למטרות החברה ופיתוח המוטיבציה שלהם. עובדים בעלי מוטיבציה שמחוברים למטרות החברה יעבדו ביעילות ובאיכות, ייעדרו פחות ויישארו בחברה לאורך זמן רב יותר. מבין קרוב למאה החברות שאני מכיר טוב, רק כשליש מהחברות מחזיקות מנהלת או מנהל משאבי אנוש ואלו הן, בעיקר החברות הגדולות במשק.

כאשר אתם ממנים מנהל משאבי אנוש לחברה, אני ממליץ לבחור מנהל מצוין ולא לבחור את זה או זו שיעלו פחות.

רשמתי למעלה הגדרת תפקיד אפשרית למנהלת משאבי אנוש. אפשר, כמובן, לזוז ימינה או שמאלה מההגדרה הזו, אך אני ממליץ בכל לב להשתמש בה כבסיס להגדרת התפקיד.

אם אתם מעוניינים בעזרה המקצועית שלי, ושל הצוות שעובד אתי, לשיפור הניהול של משאבי אנוש והגדרת התפקיד של מנהל/ת משאבי אנוש, הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לשלוח בקשה דרך הטופס ליצירת קשר באתר (לחצו כאן לקישור), או לרכוש שעות ייעוץ דרך החנות המקוונת באתר (לחצו כאן לקישור).

לחברות קטנות אנחנו מספקים ניהול משאבי אנוש במשרה חלקית.

הערה: לאורך המאמר עברתי בין המגדרים. מדי פעם התייחסתי למנהלת אישה ובמקרים אחרים למנהל גבר. אין כל משמעות אם זו אישה או גבר.

מאמרים נוספים בהם נעזרתי בספרו של ג'ק וולץ' "להוביל ולנצח":

• מה המנהלים והעובדים לא מספרים אחד לשני ואיך ליצור שינוי?
• כיצד לבנות אסטרטגיה לחברה?
• כיצד ליזום שינוי ולהתמודד עם ההתנגדויות?
• האם אתם מכוונים להיות מספר 1 בשוק שלכם?
• מהן המיומנויות החשובות למנכ"לים מצליחים – מה חושבים המנכ"לים ומה חושבים אחרים?
• כיצד ומתי נכון לפטר עובדים?
• מנהל משאבי אנוש - מי צריך את זה?
• תפקידו של ניהול משאבי אנוש בהשגת המטרות של הארגון
• "כוכבים" והעובדים המקצועיים שאי אפשר בלעדיהם
• איך לשפר את יציבות העובדים ולהקטין את התחלופה?

מאמרים קשורים בנושא של ניהול משאבי אנוש בחברה:

1. מנהל משאבי אנוש – מי צריך את זה?
2. תפקידו של ניהול משאבי אנוש בהשגת המטרות של הארגון
3. אילו מנהלים אמורים להיות בחוד החנית של החברות?
4. מדדי ביצוע ושיפור בתחום משאבי אנוש
5. כיצד להתמודד עם היעדרויות של עובדים. זהו המאמר הפופולרי ביותר בבלוג ונקרא כבר ע"י יותר משלושים אלף גולשים. בנוסף, הכנסתי בגוף המאמר קישור למאמר חשוב נוסף בנושא היעדרויות.