כאשר אני מגיע ללקוח חדש ואני מבקש ללמוד על החברה אני משוחח עם מנהלים ועובדים. יש לי סט של שאלות מוכנות, אני זורם עם השיחה ומשלב את השאלות תוך כדי השיחה.
היום אני מגיע לחברות כמנטור או כמוביל של תהליכי שיפור, אבל גם בעבר כאשר הגעתי כמנכ"ל חדש שאלתי שאלות דומות ואני ממליץ גם למנהלים שנכנסים לתפקיד חדש להכיר את סביבת העבודה החדשה בעזרת שאלות דומות. גם מנכ"לים מכהנים, טוב יעשו אם ימצאו את הדרך לבחון את עצמם באופן דומה.
את מי אני שואל?
אני מקפיד להיפגש עם מנהלים ועובדים בחתכים שונים של החברה כך שאקבל תמונה רחבה ומגוונת מנקודות מבט שונות על החברה.
כאשר אנחנו נמצאים במקום מסוים לאורך שנים יש חשש שנתקע בדעה מסוימת ולא נהיה פתוחים לשינויים שהסביבה עוברת. זו אחת הסיבות שאני פוגש מגוון רחב של עובדים ומנהלים ומקבל תמונה רחבה ששוברת את הסטיגמות הקיימות שהייתי מקבל לו הייתי פוגש רק קומץ מנהלים או רק את המנכ"ל/ית.
מה אני שואל?
כאמור למעלה, השאלות שאני רושם להלן לא באות בסדר קבוע ובטח שלא כרשימה של שאלות. אני מנהל שיחה, מקשיב ומעלה את השאלות בין לבין.
אני מתחיל בשאלות אישיות: מה התפקיד, כמה שנים אתה נמצא בחברה ובתפקיד. לעיתים השיחה תגלוש גם למשפחה, ילדים, מתי עלו ארצה וכדומה.
אווירה. אני שואל שאלות כלליות על העבודה והמקום מקשיב האם העובד מגיע עם סדר יום משל עצמו לשיחה.
עוצמות, אתגרים, חסמים.
אני שואל על העוצמות של הארגון. מה היתרון היחסי שלו בשוק. את השאלה הזו אני שואל גם עובדים מהשורה. מה האתגרים העומדים בפניהם ומה החסמים.
ברור שהתשובות תלויות מאד בנשאל. כל אחד רואה את התמונה מנקודת המבט שלו והתצריף של מגוון התמונות נותן לי מידע מאד חשוב.
מבנה ארגוני. כאן תמיד יש הפתעות. אני לא זוכר מתי לאחרונה קיבלתי תיאור אחיד של המבנה הארגוני מהעובדים והמנהלים השונים אתם שוחחתי. בדרך כלל, העובדים והמנהלים השונים מציגים לי תיאורים שונים של המבנה ארגוני. אל יקל הדבר בעיניכם. משמעות הדבר שהמנהלים והעובדים בארגון לא יודעים מי מנהל את מי ובעיקר את עצמם.
המקור לכך, על פי רוב, מגיע ממנהל או אפילו המנכ"ל, שחותכים את המנהל תחתם או מנסים להשתלט על תחומים שלא קשורים אליהם.
מבנה ארגוני עמום הוא מקור להרבה תקלות בהתנהלות השוטפת ובדרך להשגת המטרות של החברה.
לפעמים אני מקבל ציורים ממש יצירתיים שבאים לתאר מציאות קיצונית (בעיני המצייר) של היעדר מבנה ארגוני, או כאוס בקבלת החלטות, או חוסר הבנה של המצייר מה תפקידו.
תצפו להפתעות מעניינות גם מהמנהלים הכי בכירים בארגון.
את התמונה שקיבלתי אני מציג למנכ"ל. כמובן בלי להזכיר שמות או דברים מזהים. האמון של האנשים בי הוא קריטי לעבודה בהמשך. הפתיחות מאד חשובה לי ואני מתחייב לדיסקרטיות. אני מציג למנכ"ל את התמונה הכללית והנקודות לטיפולו. אם הוא שואל מי אמר מה, אני מבהיר מדוע איני יכול וגם מדוע אין זה נכון, לזהות את האנשים.
הכל מתחיל בראש, במנכ"ל. או שהוא זה שמתערב ומפריע למנהלים תחתיו לעבוד או שהוא לא מכוון ומנהל מישהו תחתיו שעושה זאת, או שהוא חלש ותחתיו שורר כאוס.
כך או כך, הנושא הוא רגיש ונפיץ.
מרבית המנכ"לים מזהים את התמונה שאני מציג להם כביקורת עליהם (מצדי או מצד הארגון) ומסתגרים. לכן צריך להציג ברגישות ולא כביקורת.
השינוי דורש התנהלות אחרת של המנכ"ל ולכולנו מורכב להשתנות.
ראו מאמר שכתבתי לפני כחודש בנושא זה.
בבלוג יש לא מעט מאמרים הדנים ביחסים בין המנכ"ל וההנהלה. לכניסה לאוסף המאמרים בתחום לחצו כאן.
לו היית קוסם. אחת הדרכים ללמוד מה עוצר את הארגון היא הצבת האפשרות לעשות הכל. אני שואל: "לו היית קוסם, הארי פוטר, הכל אפשרי, אתה יכול לשנות הכל. מה היית עושה?"
זו שאלה מאד חשובה כי מאפשרת להגיע לנושאים הכי חשובים בעיני הנשאל. למרות שאני מציג לו את האפשרות להציע כל דבר, לעיתים רחוקות, מישהו יעלה רעיון בלתי אפשרי. בדרך כלל, הדברים שהנשאלים מעלים, הם פשוטים וקלים לביצוע. אבל השאלה פותחת את הראש ואת הלב והנשאל מעלה רעיונות שלא העלה קודם.
משך השיחה.
אני מתכנן את השיחות לשעה. אך לא פעם אני נפגש עם מישהו שהבטן שלו מלאה ויש לו אמון בי. במקרה כזה השיחה תארך יותר ואני לא מפסיק אותה.
לפעמים אני נפגש עם עובד שאין לו אמון לא בי ולא במערכת. הוא יישאר סגור והשיחה תסתיים מהר מאד.
סיכום.
המאמר למעלה, אינו מיועד רק לאנשים חיצוניים שמגיעים ומבקשים ללמוד את החברה. הוא מיועד גם למנהלים בארגון שמבקשים לקדם את הארגון ולכן ללמוד היכן יש מכשולים ומהן נקודות התורפה.
הקושי יהיה שהעובדים בארגון לא יהיו מספיק פתוחים וכנים עם המנהלים. לכן כדאי למצוא את הדרך הטובה. למשל, בעזרת מנהלת משאבי אנוש, או לנסח שאלונים אנונימיים או לפנות למנטור חיצוני.
