איך לשפר את התקשורת הארגונית? חלק שלישי: הרצאות או סדנאות

בסיום תמצאו קישור לרשימת מאמרים בנושא תקשורת ארגונית והדרכות.

בחלק הראשון שפרסמתי לפני שבועיים, התייחסתי לתקשורת הבינאישית בין מנהלים ועובדים ובין מנהלים בדרגים שונים.

בחלק השני, שפרסמתי לפני שבוע התייחסתי לדיונים, קבלת החלטות ומה ההבדל בין חילוקי דעות מבורכים לבין וויכוחים חסרי תוחלת.

בחלק השלישי, אני מתייחס להעברת ידע מקצועי בקבוצות. הרצאות והדרכות במקום העבודה ובפרט לנושא הבטיחות הפרואקטיבית.

שיעורי מתמטיקה בטכניון

לפני שנבחנתי לטכניון למדתי במכינה שם.

את שיעורי המתמטיקה לימד אותנו ד"ר גולדשטיין.

גולדשטיין היה איש מבוגר, מורה בחסד, מהטובים שפגשתי.

באמצע השיעור הוא היה עוצר ועובר למשהו צדדי. לפעמים סיפר על לימודי המתמטיקה ברוסיה. לפעמים היה לוקח עיתון על המשמר (פעם היה דבר כזה...) מאחד הסטודנטים וצוחק עלינו.

תמיד זה היה ברוח טובה. סוג של הפסקה קצרה בתוך השיעור.

בסיום שנת המכינה הוא הסביר לנו את דרך הלימוד שלו.

הוא אמר שלמד מניסיונו כי כושר הריכוז של סטודנטים הוא בערך 25 דקות. לכן היה עוצר באמצע השיעור לאתנחתא קלה ואז ממשיך הלאה.

הדרכות לעובדים

אנחנו היינו סטודנטים צעירים, באנו ללמוד והיינו רגילים להרצאות.

עכשיו בואו נחשוב על עובדים שקמו מוקדם בבוקר ופתאום אנחנו נוחתים עליהם עם הדרכות שמועברות בדרך של הרצאה.

איפה הם והאיפה ההרצאות שלנו?

האם מישהו באמת מאמין שניתן להעביר הדרכות לעובדים בדרך של הרצאות?

אם אנחנו רוצים להדריך עובדים זה חייב להיות בדרך של סדנה פעילה.

לא הקשבה פאסיבית, אלא הקשבה אקטיבית. לפעול ולאמץ את הראש.

דוגמה לסדנת הדרכה

באחת החברות רצו שמנהלי המחלקות יבינו את המשמעות של צווארי בקבוק. שידעו לזהות אותם וגם יחשבו איך להתמודד אתם.

לשם כך עשינו סדנה לאותם מנהלים.

דבר ראשון, עשינו הדרכה קצרה מאד. מה זה צוואר בקבוק, מה השפעתו על הזרימה של היצור ואיך נזהה אותו.

חילקנו את המשתתפים לזוגות וכל זוג יצא לשטח לזהות צוואר בקבוק.

נפגשנו במליאה אחרי כעשרים דקות וכל זוג הציג בקצרה את צוואר הבקבוק שזיהה.

במפעלים גדולים ייתכנו במצבים שונים כמה צווארי בקבוק.

אני מדגיש את פרקי הזמן הקצרים כי המטרה היא שהמשתתפים יהיו קשובים ולא ישתעממו.

בשלב הבא, הצגנו את הרעיון של פתיחת צוואר הבקבוק. המשתתפים יצאו שוב בזוגות וחשבו כיצד לפתוח את צוואר הבקבוק שזיהו קודם.

התכנסנו שוב במליאה וכל זוג הציג בקצרה את הרעיונות שלו.

במקרה אחד היו שני זוגות שזיהו אותו צוואר בקבוק. כעת כל זוג הציע פתרונות שונים.

בסיום סמנכ"לית התפעול כתבה לנו:

"... היה בהחלט מעניין, מרענן, העבודה בקבוצות וזוגות היתה מועילה ויעילה.
החבר'ה היו פעילים (לא נרדמו, לא השתעממו) ונהנו מאוד מהיום כולו...".

שימו לב למילים: "לא נרדמו, לא השתעממו".

אלו הן נקודות הכשל בכל הדרכה לעובדים.

מאחר והמטרה היא ללמד ולהעביר חומר חשוב, אנחנו חייבים למצוא את הדרך שהמודרכים יהיו פעילים, יאמצו את הראש, ישמרו על ערנות ויפנימו את נושא ההדרכה.

הדרכות בטיחות

במהלך העובדה מנהלים ועובדים נחשפים לסיכונים ממשיים לשלומם.

"תקנות ארגון הפיקוח על העבודה" מחייבות להדריך עובדים בנושא בטיחות:

"...מחזיק במקום עבודה יקיים הדרכה בדבר מניעת סיכונים והגנה מפניהם (להלן – הדרכה), באמצעות בעל מקצוע מתאים ויוודא שכל עובד הבין את הסיכונים והוא בקיא דיו בנושאי ההדרכה, בהתאם לתפקידו ולסיכונים שלהם הוא חשוף; מחזיק במקום עבודה יחזור ויקיים הדרכה כאמור בהתאם לצורכי העובדים ולפחות אחת לשנה".

כל מה שכתבתי למעלה נכון שבעתיים בנושא בטיחות.

הדרכות עובדים בנושא בטיחות סופן להיות אפקטיביות בדיוק כמו כל הדכה אחרת.

כלומר, חסרות כל משמעות אם הן ניתנות כהרצאה.

אפשר לעמוד בכל התקנות בלי למנוע תאונות עבודה ובלי לשפר את הבטיחות.

בטיחות פרואקטיבית

המטרה היא ליצור מודעות לבטיחות לפחות כמו המודעות לתפוקה.

הדרך היא בטיחות פרואקטיבית בה העובדים פועלים לזהות בעצמם סיכונים.

השיטה הטובה ביותר שלמדתי היא סיור יומי, כל בוקר, של עובד ומנהל במפעל ואיתור של מפגעים.

גישה זו משיגה שתי מטרות בו זמנית: הראשונה, איתור של מפגעים שרואים רק תוך כדי עבודה של המכונות; השנייה, כאשר עובד ומנהל מקיימים יחד סיור בבוקר, בכובע של חיפוש מפגעי בטיחות, הם מפנימים את נקודת המבט האחראית.

גם אחרי הסיור, המודעות תמשיך להיבנות אצלם.

גם כאן המהות של השיטה, היא פעולה אקטיבית. חשיבה ותנועה. אף מנהל או עובד לא ישתעממו ולא יירדמו במהלך הסיור שהם עושים. מה שאי אפשר לומר על הדרכות במתכונת של הרצאות.

סיכום של שלושת המאמרים בנושא תקשורת ארגונית והמלצות

במאמר הראשון עסקתי בתקשורת הבינאישית. בין מנהלת ועובד ובין מנהלים בדרגים שונים.

נקודות הכשל העיקריות בהעברת המסרים, או בעצם בקבלתם, הם פערי שפה, תרבות, ידע מקצועי וקשב.

אני ממליץ להיעזר בכמה כלים:

תבקשו מבן שיחכם שיחזור במילים שלו על המסר שלכם. אבל עשו זאת מתוך כבוד אליו.
אחרי שהעברתם מטלה, תחזרו לראות שהעובד מבצע כפי שהתכוונתם.
ככל שפערי התקשורת גדולים יותר – כך גובר הצורך לגייס מנהלת או מנהל מהקהילה של העובדים או השותפים שלנו.
תכבדו ותעריכו את בני השיח שלכם.
תאצילו אחריות ולא רק סמכות. תגדילו את הראש של העובדים.
תרשמו. אל תסתפקו בתקשורת בעל פה.

במאמר השני עסקתי בקבלת החלטות בארגון.

כאשר אנחנו נדרשים לקבל החלטות בעסקים יש כמה עקרונות חשובים: