ניהול משאבי אנוש בתקופות של אי ודאות

מנהלי משאבי אנוש: התפנה לכם זמן בגלל המצב? מרגישים מיותרים?

לכאורה זו היא תקופה שהיקף העשייה של חלקכם הצטמצם באופן משמעותי. אז מה עושים בתקופה כזו וכיצד אפשר להפוך אותה להזדמנות שבה תקדמנו את תחום משאבי האנוש אצלכם?

ריכזתי עבורכם רשימה של תחומים מוכרים שמקבלים היום חשיבות מיוחדת ועושים את התפקיד שלכם לחשוב יותר מתמיד.

הפאן האישי ושימור עובדים – עכשיו יותר מתמיד

לאורך כל השנה אתם משקיעים המון כדי לשמר את העובדים הטובים שלכם, חוגגים ימי הולדת, חוגגים אירועי חברה, מרימים כוסית לקראת החג ומכריזים על העובדים המצטיינים שלכם ועוד המון המון.

היום תהליכי שימור מקבלים תפנית קצת אחרת, אנשים אומנם בחל"ת אבל החיים ממשיכים, אנשים מתבגרים בשנה, חווים חוויות ובעיקר מנותקים מסביבת העבודה שלהם, שעד היום הייתה חלק מההוויה היום יומית ומההגדרה העצמית שלהם.

אז מה עושים? ואך שומרים על הקשר המיוחד הזה?

פשוט: שומרים על קשר, מתקשרים ושואלים "מה נשמע?", שולחים זר פרחים למי שחוגג יום הולדת, שולחים מתנה מיוחדת ליולדת.

תעברו את המסר "אנחנו עדיין ביחד" בכל דרך שתראו לנכון.

אפשר לנהל תקשורת בקבוצת ווטסאפ מחלקתית וגם באמצעות אפליקציות לניהול הקשר הפנים ארגוני למי שיש.

חשוב שהמנהלים יובילו תהליך כזה מתוך ובעיקר שיהיה גיבוי מלא מהמנכ"ל.

הבוקר, קבלתי הודעה מיועצת השכבה של בית הספר שבו לומדת ביתי, שאלה מה נשמע? איך מתמודדים עם הריחוק החברתי מבית הספר? הראתה התעניינות אמיתית – איזה אימפאקט עצום הייתה לפניה שלה, ותחשבו שהיא עשתה את זה עם 300 ילדים בשכבה!

גם המחנך עשה את אותו דבר עם התלמידים ועם ההורים ומכיוון שהוא מורה לספורט הוא אפילו פתח קבוצה מיוחדת לכל מי שרוצה להמשיך ולשמור על כושר ובריאות.

תראו כמה הפעולות הקטנות האלו מחברות ומקשרות בין אנשים, וכמה ההערכה גדלה וכך גם שיתוף הפעולה והכבוד ההדדי.

ברגע שטלי – היועצת, רק תצייץ שהיא צריכה עזרה לאיזה מיזם בבית הספר, או שהמורה עידן יבקש משהו בשביל הכיתה, ברור לכם שמלא יקפצו לעזור.

זה שימור במיטבו בכלום עלות שמשאיר חותם גדול. הלב נפתח – זו המטרה שלכם.

תהליכי גיוס שנעצרו – שימור מסוג חדש

נעצרו אצלכם תהליכי גיוס ממש לפני חתימת חוזה או אפילו אחרי חתימת החוזה?

זו הזדמנות לחזק את תהליכי המיון והגיוס שלכם בדגש על שימור לקראת קליטה. בתהליכי גיוס נכונים אנחנו עושים מאמצים לשמור על שקיפות עם המועמדים, מעדכנים אותם בכל שלבי התהליך ומלווים את המועמדים לקראת חתימה על חוזה.

מצבים בהם "כמעט" קלטנו עובד מקבלים דגש מיוחד בצורך לשמר את המועמד ליום "שאחרי".

גם כאן נשמור על קשר רציף עם המועמדים, נשאל לשלומם, נעדכן אותו על צפי קליטה במידה ויש כזה, נעביר להם את המסר שאנחנו עדין בעניין ושהם בתודעה שלנו.

במידה והמועמד כבר חתם על חוזה אבל טרם נקלט לעבודה בגללה המצב, צרפו אותו לרשת החברתית הרלוונטית, תעניקו לו שי לחג, מתנה ליום ההולדת, תשאלו לשלומו, תתעניינו במשפחתו.

בהחלט כדאי ורצוי שהמנהל הישיר יהיה מעורב בקשר הזה מתחילתו. קשר ושימור מתחיל עבורכם כבר בשלב הזה, הרבה לפני שהעובד נכנס למשרדי החברה. אחרי מהלכים כאלו תצפו להכרה מאד גדולה מצד העובד החדש, ליחסי אמון טובים יותר ומוטיבציה גבוהה יותר.

גיוס עובדים – להתכונן ליום שאחרי

אל תפסיקו, היום יותר מתמיד יש יותר מחפשי עבודה – מצב נדיר!

אז נכון שאתם לא יכולים להציע להם עבודה עכשיו, אבל פרסום המשרות שלכם עכשיו יותר מתמיד יכול להביא לכם מועמדים שעד כה היו פסיביים, הם עבדו, הם לא שקלו להחליף מקום עבודה או שהם אפילו לא ידעו עליכם.

למשל, היום בשוק העבודה תמצאו הרבה מאד מועמדים, נותני שירות עם אנגלית מצוינת שפוטרו או יצאו לחל"ת ממקומות עבודה שעסקו בתיירות – כמו שדה התעופה.

יכול להיות שהמשרה אצלכם היא הזדמנות עבור אותם מועמדים, לא פחות מאשר לכם, אז תהיו שם בפלטפורמות הנכונות וכמובן תהיו שקופים עם המועמדים לגבי מועד תחילת העבודה הצפוי, תדאגו לחוויית מועמד לא פחות ממצוינת בדיוק כפי שאתם עושים עם מועמדים בזמנים אחרים.
אל תחששו להתחיל את תהליך הגיוס, שגם ככה הרבה פעמים הוא ארוך, תראיינו בווידאו ואם לא עשיתם את זה עד עכשיו אז זו הזדמנות מצוינת להתחיל, תקפצו למים.

ראיונות וידאו זה אמצעי מצוין גם בתקופות טובות יותר, אתם יודעים כמה זמן אתם חוסכים למועמדים וגם לכם? נכון, זה לא תמיד אפשרי, אבל זה כלי שכדאי לכם להכיר אותו ולהשתמש בו כל הזמן.

ניהול גיוסים ממוחשב – אין לכם?

אם אין לכם מערכת לניהול גיוסים זה הזמן לבחון את האפשרויות שיש בשוק.

מערכת לניהול גיוסים לא מתאימה לכל חברה, תלוי בגודל, במשוואת העלות תועלת וכמובן בהיקף הגיוסים.

למערכת יש המון המון יתרונות, האוטומציה תאפשר לכם לשפר את חווית המועמד, כל שלבי הגיוס יופיעו בצורה ברורה ולא תדלגו בטעות על אף אחד מהם, התקשורת עם המועמד תתועד בצורה יעילה יותר, ותוכלו לזהות מועמדים מתאימים למשרות אחרות בחברה תוך כדי חיפוש לפי מילות מפתח.

היתרונות של המערכת מאד גדולים וההתאמה של המערכת לחברה שלכם דורשת לא מעט זמן, שזה בדיוק מה שיש לכם עכשיו. לכן זה יכול להיות הזמן המתאים ביותר להתחיל ולהטמיע מערכת כזו אצלכם – תחשבו על זה ברצינות.

מה הסיפור שלכם?

יש חברה, ועובדים בה אנשים, ולחברה יש חזון ויש תרבות ויש הווי מיוחד.

כל זה, זה הסיפר שלכם והשאלה היא האם מישהו אחר מלבד העובדים בחברה מכיר את הסיפור הזה?

אנחנו מתקשרים את "הסיפורים" שלנו בפייסבוק, בלינקדאין, מצייצים אותם או מספרים עליהם בסרטון קצר באינסטוש. האם הסיפור של החברה שלכם נמצא שם?

אם לא, זה הזמן הנכון לעבד את הסיפור הזה, לשקף בצורה הכי נכונה שיש והכי מדויקת שיש את הסיפור הזה – חשוב לדייק כדי שלא יהיה פער בין אך שהמועמדים הפוטנציאלים חווים את הסיפור לבין מה שקיים בפועל, ואחרי הפער תהיה אכזבה - זה לא מה שאתם רוצים.

חפשו את כל הדברים החיובים שיש בסיפור שלכם, הרגעים המיוחדים, החוויות המשותפות, ותדגישו אותם. אם לא מצאתם הרבה סיפורים חיובים, אז או שאתם לא מודעים להם או שיש פה נורה אדומה שדורשת תהליך אחר שצריך לבנות על מנת לשנות את המצב.

כך או כך תרוויחו אם תתמקדו בסיפור שיש לכם לספר.

למדוד את עצמנו ולשפר

הילדים שלכם הולכים לבית הספר, הם נבחנים ומקבלים ציון, כך הם/אתם יודעי מה רמת הידע שלהם וכמה ובמה הם צריכים להשתפר.

הציון זה החיווי שלכם ואם זה חשוב לכם מספיק ואתם יכולים, אתם תחזקו את הילד במקצועות שהוא חלש בהם, או תדרשו ממנו לשבת יותר, נכון?

גם את ההישגים של העובדים שלנו אנחנו מודדים.

למשל, היקף המכירות של סוכני מכירות, היקף הגבייה של הנהלת החשבונות, סך ההוצאות כנגד סך ההכנסות ועוד הרבה מדידות שנעשות על בסיס יום יומי.

כולנו יודעים, שמה שהעובד עושה בשביל הארגון ומה שהארגון עושה בשביל העובד אלו שני דברים שנמצאים באיזון מתמיד, אחד משפיע על השני, רק שמה? אנחנו פחות מודדים את מה שהעובד מקבל במשוואה או במילים אחרות – אנחנו לא מודדים את שביעות הרצון של העובדים.

לחלק מכם יש תהליכים כאלו ולחלק לא, כי אין זמן והמטלות השוטפות מכניסים אותנו למרתון שבגללו אנחנו לא מגיעים לשם.

עכשיו, כשיש לכם – לחלקכם לפחות – יותר זמן, תשקיעו בזה, תבנו סקרים מתאימים לחברה שלכם, תבדקו שביעות רצון בעובדים טובים שעזבו מיוזמתם, שביעות רצון מהמנהל, מהתרבות הארגונית, ואפילו שביעות רצון ממחלקת HR.

לחברה חייבת להיות מחויבות לתהליכי שיפור מצידה, אם אין מחויבות כזו עדיף לא להתחיל בתהליך בכלל.

היכולת שלכם, אנשי משאבי האנוש, לתרום להנעת התהליך, היא על ידי הצגת הנושא לבעלים/מנכ"ל כך שתהיה הכרה בחשיבות של כל התהליך.

תהליכי שיפור כאלו הם חלק מתהליכי שימור עובדים שאולי לא הגעתם אליהם, והיום זו יכולה להיות הזדמנות מיוחדת להשקיע במצוינות הארגונית ולגלות דברים חדשים שיתרמו גם לעובדים וגם למטרות החברה. זו רק רשימה קצרה של תחומי אחריות שנמצאים תחת מנהלי משאבי אנוש ולא תמיד מספיקים להגיע אליהם.

היום זו יכולה להיות הזדמנות לבחון את המצב אצלכם ולשתף את מקבלי ההחלטות בחברה – מנכ"ל או בעלים – בתהליכים שאתם רוצים ליזום ובמטרות חדשות שאתם רוצים.

המטרה היא תמיד לשפר וליעל תהליכים ותוצאות בכל תחומי האחריות שלכם בדגש על קליטת עובדים מתאימים, שימור והגברת המוטיבציה בקרב העובדים.

אם אין לכם מנהל משאבי אנוש בחברה ואתם בעלים של חברה או מנכלים ותרצו לשפר את תהליכי הגיוס שלכם, לספר את הסיפור שלכם, ליצור גורמי משיכה למועמדים חדשים ולשמר עובדים, אתם מוזמנים ליצור קשר ואשמח לעזור לכם.

בינתיים תחזיקו מעמד, ימים טובים יותר עוד לפנינו.

ואל תשכחו לחרוש היום, לזרוע מחר ולקצור מחרתיים!