צוותי שיפור: המרכיבים החיוניים להצלחה

"אני מרגיש שאנחנו דורכים במקום ואני ממש מתוסכל", אמר לי המנחה של צוות השיפור כאשר התכוננו לפגישה השישית. הנושא שנבחר היה "תפוח אדמה לוהט" בחברה.

כולם ידעו שיש בעיה אבל איש לא שיער את עוצמתה.

לצוות נבחרו עובדים מכל מגוון התפקידים אשר קשורים לנושא. כולם הגיעו עם בטן מלאה ורק חיכו לאות כדי לשפוך את מה שיש להם לומר בנושא.

התחלנו את הפגישה הראשונה בסיעור מוחות שקט כדי להציף כמה שיותר היבטים בנושא. אחרי כן תיעדפנו את הנושאים ובחרנו במה להתחיל. 

בפגישות הבאות, בהתאם לנושאים שנבחרו, ציירנו את תרשים הזרימה כדי לבחון את כל השלבים ולחפש כפילויות או נקודות תורפה. בנינו עצם דג כדי להעלות את הגורמים לבעיות בנושא בו עסקנו.

עד הפגישה הרביעית מיפינו את כל ההיבטים של הבעיה ואספנו רשימה של נושאים לטיפול וגורמים אפשריים לבעיות.

אז מה גרם לתחושה שדורכים במקום ולתסכול?

הדיונים היו נלהבים ולכולם היה מה לומר, אך האמירות והרעיונות הרבים לא תורגמו לפעולות לביצוע. לכן לא הייתה כל התקדמות מעשית לפתרון.

עם הניתוח הזה התחלנו את הפגישה השישית והמנחה הקפיד שלכל רעיון שעולה תוצמד פעולה לביצוע. ובאמת בסוף הפגישה השישית, אמר לי המנחה כי הוא בתחושה שהייתה התקדמות רבה.

כמובן, שלא כל רעיון או החלטה שעולים בצוות שיפור עוברים מידית לביצוע.

כאן נכנס לתמונה צוות ההיגוי.

צוות ההיגוי מייצג את ההנהלה. תפקידו של צוות ההיגוי לאשר או להציע נושאים לצוותי השיפור, ללוות אותם ולוודא שמתקיימת פעילות ממוקדת וכמובן להתייחס להמלצות של הצוות, לאשר, לא לאשר (עם הסבר) או להעביר לגורם בכיר יותר (למשל, המנכ"ל).

צוות ההיגוי הוא מרכיב חיוני בעבודה עם צוותי שיפור. הוא לא רק עוקב אחרי עבודת הצוותים, אלא גם נותן משוב ואחראי על ההוקרה וההערכה מטעם המנכ"ל.

מהם המרכיבים החיוניים להצלחת העבודה עם צוותי שיפור?

• ראשית, דרושה מחויבות של המנכ"ל. רק כאשר יש מנכ"ל אשר מוביל את הדרך ומחויב לה, העבודה עם הצוותים תצליח. המנכ"ל מבצע בקרה ומשוב לצוות. עצם המעורבות של המנכ"ל והמשוב שלו לצוות מספקת דלק הכרחי לפעילות. לכך יש להוסיף הוקרה והערכה ברגע שיש לכך מקום.
• אחרי כן, נדרש צוות היגוי מחויב. בנוסף לאמור למעלה, צוות ההיגוי מקבל משוב מהמנחים של צוותי השיפור, או מהמוביל של העבודה עם הצוותים, ומוודא שיש התקדמות. הצוות מחבר בין המנכ"ל וצוותי השיפור.
• מנחים. בראש כל צוות שיפור צריך מנחה שעבר הכשרה ומכיר את דרך העבודה והשימוש בכלים השונים.
• מדידה. בלי מדידה אין שיפור. העבודה של הצוות חייבת להימדד ובמקרים רבים מדידה שבועית תספק את הנתונים לעבודת הצוות. עבודה ללא מדידה ומשוב על ההתקדמות וההצלחה, תדעך מהר מאד.
• הוקרה והערכה. המרכיב החיוני האחרון הוא ההוקרה וההערכה בסיום. מעבר להוקרה האישית של המנכ"ל תוך כדי העבודה, נדרשת הוקרה של החברה עם סיום הפעילות של הצוות. אות וסימן שהחברה מעריכה את התרומה של חברי הצוות.

בדרך כלל נכון יהיה לקחת את המשתתפים לארוחת ערב עם המנכ"ל אחרי סיום הפעילות, אפשר לחבר כמה צוותים שסיימו בתקופה קרובה ולציין באירוע יותר משמעותי.

בנוסף, לתת לכל משתתף תעודה הוקרה ולפרסם על לוחות המודעות את הפעילות וההישגים של הצוות.

סיכום והמלצה.

צוותי שיפור הם כלי רב עצמה לחולל שינוי בחברה. הן ככלי ליצר פתרונות לבעיות והן להובלה של שינוי תרבותי וגיוס כל העובדים למען מטרות החברה.

אבל, צריך לעבוד נכון, החל במחויבות המנכ"ל וכלה בשאר המרכיבים החיוניים שהוזכרו למעלה.