בסיום תמצאו רשימת מאמרים בנושא משובים.
המלצות מועילות למנהלים - והפעם: איך לקבוע את הכמות שמזמינים בכל פעם מהספקים?
לחצו כאן לקישור לסרטון.
לחצו כאן כדי להגיע לערוץ היוטיוב שם תמצאו עוד עשרות סרטונים שיעניינו אתכם.
נחזור לנושא המאמר
מה יהיה במאמר
מדוע שיחת משוב היא אוקסימורון ובכל זאת איך לנהל אותה.
מהי המטרה הנכונה, לדעתי, לשיחת המשוב.
אני אציג כלי שונה וטוב לביצוע שיחות המשוב, ומהן המכשלות העיקריות בשיחות משוב.
לקראת הסוף, אחרי שאציג גם את המטרה וגם את הדרך אתייחס לחשיבות של שיחות המשוב לחברה.
המטרה
לתפיסתי לשיחת המשוב צריכה להיות רק מטרה אחת: להיות יותר טובים בשנה הבאה. שהעובד או העובדת שמקבלים את המשוב יהיו יותר טובים בשנה הקרובה.
גם ההסתכלות אחורה צריכה לשרת את המטרה הזו. האם היעדים או המשימות שנקבעו הושגו ולאור ההצלחה או אי ההצלחה מהי תכנית הפעולה להשגת היעדים או השלמת המשימות בשנה הקרובה.
הדרך צריכה להיות בשיחה פתוחה כשהעובד או המנהלת הממושבים (שמקבלים את המשוב) הם הדוברים העיקריים על עצמם. את הכלי לניהול טוב של השיחה אציג בהמשך.
שיחות משוב טובות משפרות את המוטיבציה של העובדים.
מדוע שיחת משוב היא אוקסימורון?
אוקסימורון הוא ביטוי הכולל דבר והיפוכו.
שיחה, לפי המילון, היא דיבור בין שני אנשים או יותר, החלפת דברים, דיבור דיאלוג.
משוב, שוב, לפי המילון הוא "תגובה למעשה, מופע, עבודה, ביקורת, ציון על פעילות וכדומה".
באירוע של משוב יש צד שנותן את המשוב וצד שמקבל אותו.
איך שלא תהפכו את זה זו לא תהיה שיחה בין שני צדדים שווים. לא החלפת דברים בין שני צדדים שווים.
הצד שמקבל את המשוב יהיה דרוך לשמוע את הביקורת של נותן המשוב.
גם אם המשוב יהיה "בשיטת הסנדוויץ", דבר טוב, דבר שלילי או לשיפור ודבר טוב – מקבל המשוב יחכה לשמוע את האמצע. הוא לא יהיה פתוח לקבל את הביקורת.
ובכל זאת אשתמש כאן בשם "שיחת משוב" ונבחן איך לעשות זאת בדרך טובה ומועילה.
מדוע לא מקיימים שיחות משוב?
האמת שלא הרבה חברות מקיימות שגרה של שיחות משוב. הסיבות שאני מכיר הן:
- לא יודעים כיצד לערוך את המשוב ומעדיפים לא לנסות.
- קיימו בעבר שיחות משוב שלא הביאו תועלת והשימוש בכלי החשוב הזה התמוסס.
- המנהלים לא מרגישים נוח ומעדיפים לא לקיים את המשובים.
- חברות שכלל לא שמות דגש על המשאב האנושי ואפילו אין סמנכ"לית או סמנכ"ל משאבי אנוש.
להשיג את המטרה
אז המטרה היא "להיות יותר טובים בשנה הבאה". או למעשה, שמקבל המשוב יהיה יותר טוב בשנה הבאה.
חשוב לנו שתהיה שיחה פתוחה בין המנהל שנותן המשוב והעובד שמקבל המשוב.
חשוב לנו שמקבל המשוב ייקח אחריות לבצע את ההחלטות לשינוי.
לכן הדרך תהיה שהממושב הוא הדובר העיקרי בשיחה בגוף ראשון.
הוא יציע היכן להשתפר ומה תהיה תכנית הפעולה.
מה הכי חשוב להשגת המטרה
"שיחת המשוב" תהיה שיחה בה מקבל המשוב יהיה הדובר העיקרי על עצמו.
נותן המשוב יהיה המנחה, המוביל.
המשוב ייצא מתוך השיחה והמטרה תושג.
נותן המשוב, לא ייתן משוב כהגדרתו במילון.
כך נפתור את האוקסימורון בביטוי "שיחת משוב".
העוצמות של מקבל המשוב
נתחיל בפירוט העוצמות של מקבל המשוב.
מקבל המשוב יהיה הדובר.
נותן המשוב יבקש ממקבל המשוב לפרט את העוצמות שלו עצמו (של מקבל המשוב). מהן התכונות הכי חזקות אצלו.
בדרך כלל, אנשים מתחילים ברשימה מאד מצומצמת של עוצמות.
אפשר לבקש שיתאר סיפור הצלחה ומשם יעלו עוד עוצמות.
אפשר למקד את סיפור ההצלחה בעבודה אבל אין הכרח. כל אחת מהעוצמות של מקבל המשוב תעזור לו להשיג שיפור בתפקידו.
נותן המשוב יכול להוסיף עוצמה אחת או שתיים. ולשאול האם יש הסכמה.
העוצמות, או החוזקות שלנו הן הכלים אתם נתמודד ונשיג את המטרות שלנו גם בעבודה.
מקבל המשוב זיהה בעזרת נותן המשוב את העוצמות שלו.
הוא קיבל משוב מאד חשוב.
הכרת העוצמות שלנו מחזקת אותנו ופותחת אותנו להמשך השיחה.
מה לשפר?
הצעד הבא יהיה שמקבל המשוב יגדיר את הנקודות לשיפור בהקשר לתפקידו בחברה.
נותן המשוב יבקש את מקבל המשוב להציע שיפורים שהוא לוקח על עצמו.
כאן נדרשת הנחיה חכמה. לא לפסול אבל כן לשאוף לשיפור משמעותי.
אפשר לעשות זאת בדרך של שאלה "ומה עוד?".
אנחנו רוצים להשיג שיפור משמעותי אבל שיגיע ממקבל המשוב עצמו והוא ייקח אחריות להשגתו.
ככל שהנקודות לשיפור יגיעו מנותן המשוב ולא ממקבל המשוב, כך הוא ייקח פחות אחריות לביצוע השיפור.
אינכם זקוקים להרבה "נקודות לשיפור". שיפור אחד שהגיע ממקבל המשוב עצמו, עשוי להוביל לשיפור משמעותי בתוצאות.
תכנית פעולה ומעקב
מקבל המשוב יציג תכנית פעולה להשגת השיפורים עם אבני דרך.
המעקב על השגת אבני הדרך לא יהיה בעוד שנה אלא בתדירות גבוהה לאורך אבני הדרך.
למשל פעם בחודש.
נותן המשוב ייפגש לשיחות מעקב קצרות עם מקבל המשוב שיתמקדו בהשגת אבני הדרך של תכנית הפעולה לשיפור.
התוצאה של שיחות המשוב היא win-win
בסיום שיחות המשוב החברה תזכה בעובדים מרוצים עם תכניות פעולה לשיפור.
המוטיבציה תגבר והתוצאות יהיו יותר טובות.
העובד שקיבל את המשוב יוצא מועצם.
הוא פגש מנהל שרואה אותו. מנהל שהתייחס אליו בשיחה חיובית ויש תכנית ולוח זמנים לשיחות אישיות נוספות.
העובד הצטייד ברשימה קטנה של חלק מהעוצמות שלו ויש לו תכנית פעולה להמשך.
למי יש זמן לכל כך הרבה שיחות אישיות עם כפיפים?
תזכרו שמזה כמה שנים שני המשתנים שהכי חשובים לעובדים הם יחסי העבודה ושביעות רצון מהמנהל הישיר.
פגישות אישיות עם העובדים שאת או אתה מנהלים שמטרתן הוא מעקב על תכנית הפעולה לשיפור הן כלי מצוין להשגת שיפור בתוצאות תוך כדי שיפור הרגשתו של העובד והמוטיבציה שלו.
ואם יש לי עשרות כפיפים תחתי?
מנהל שמנהל ישירות עשרות עובדים לא ממש רואה אותם ולא ממש מנהל אותם.
אמנם הניהול הוא שטוח אך יש חשש גדול שלא ישיג תוצאות מיטביות.
חוסר ההתייחסות האשית עלול להוביל לעובדים שמנוכרים למקום העבודה ואינם מחוברים למטרותיה.
נדרשת הכשרה לכל המנהלים להובלה של שיחות המשוב כולל לראשי צוותים או מנהלי עבודה.
ומה יהיה בשיחת המשוב הבאה, בעוד שנה או בעוד כמה חודשים?
שיחת המשוב הבאה תתנהל באותו האופן המתואר למעלה.
אלא שהיא תתחיל בסיכום המעקב על השגת השיפור.
מקבל המשוב יעלה עוד עוצמות ונושאים אחרים לשיפור.
שיחות המשוב השוטפות על תכנית הפעולה להשגת השיפור מתנהלות בין שיחת משוב אחת לשניה.
מדוע לא השיחות הסטנדרטיות עם השאלונים?
כל שאלון שמכיל ציונים מיד יוצר ניתוק ולא יהיה שיתוף פעולה בדרך לשיפור בתוצאות.
ככל שהשאלון יהיה ארוך יותר, כך השיחה תהיה יותר טכנית ולא שיחה פתוחה בין נותן המשוב ומקבל המשוב.
יתר על כן, מנהל שימלא עוד ועוד שאלונים לקראת שיחות המשוב עלול להשקיע בהם פחות תשומת לב.
הערכה והוקרה שוטפות
שיחות משוב לא מחליפות את ההערכה השוטפת לעובדים. זכרו שכולנו רוצים לקבל מילה טובה. הערכה למעשינו. התייחסתי לכך בכמה מאמרים בעבר ולא ארחיב כאן (לחצו לקישור לאחד המאמרים).
סיכום והמלצה
שיחות משוב יכולות להיות כלי חזק מאד להובלת החברה לשיפור בתוצאות.
שיחות כאלו, כשנעשות בדרך הנכונה יוצרות קשר אישי של המנהל עם עובדיו ומובילות אותם לשיפור אישי והעלאת המוטיבציה.
כאשר נותן המשוב מדבר מרבית הזמן של השיחה, מקבל המשוב מאבד קשב.
כאשר המשוב כולל ציונים למקבל המשוב – הציונים יהיו על פי רוב סובייקטיביים ומקבל המשוב עלול לדחות אותם ולא לשתף פעולה.
אני ממליץ לנהל שיחה בה מקבל המשוב הוא הדובר העיקרי, הוא מזהה את העוצמות שלו והוא מסמן את הנושאים לשיפור.
מקבל המשוב מכין תכנית פעולה לשיפור והמעקב עליה מתקיים לאורך השנה בתדירות גבוהה.
שיחות משוב כאלו יתרמו לשיפור המוטיבציה ושיפור בתוצאות.
שאלת סקר חשובה
שיחות משוב יכולות להיות כלי יקר ערך לשיפור שביעות הרצון והמוטיבציה של העובדים ושיפור בתוצאות.
אך לא מרבים לעשות שיחות כאלו.
מה קורה אצלך בחברה?
שאלת הסקר ששאלנו לראשונה לפני חמש שנים עסקה בנושא זה:
כיצד מקיימים בחברה שלך שיחות משוב?
תוצאות הסקר מאד מעניינות וגם מאכזבות.
אני ממליץ לך לראות את תוצאות ההצבעה ומזמין אותך להצביע בעצמך.
לחצו כאן לקישור לסקר
סקר
רשימת מאמרים בנושא משובים
- על הנעת עובדים והגדלת התפוקה פורסם בשנת 2017
- מדוע כולם רוצים לקבל מילה טובה אך לא ממהרים לתת לאחרים? פורסם בשנת 2019
- מדוע משוב (Feedback) הוא כלי לא טוב וכיצד לקיים שיחת שיפור? פורסם בשנת 2020
- כיצד לתת משוב למנהלים? פורסם בשנת 2021
- מה ההבדל בין משוב ובין קואוצ'ינג ומתי נשתמש בכל אחד מהם? פורסם בשנת 2021
