ורד מתחילה תפקיד ניהולי בכיר בחברה חדשה

בסיום תמצאו קישור לרשימת מאמרים נוספים בנושא ניהול.

ורד מסיימת בימים אלו תפקיד ניהולי בכיר בחברה קמעונאית גדולה. בתפקידה הנוכחי היא מדווחת למנכ"לית ובתפקידה החדש היא תנהל יחידה עסקית בחברה אחרת.

גם בתפקידה החדש היא תדווח ישירות למנכ"לית. החידוש שמשך את ורד לעבור תפקיד הוא שבתפקידה החדש היא תנהל כעשרים עובדים ומנהלים.

בתפקידיה הקודמים, אף שהיו בכירים, ורד לא ניהלה אנשים.

היא פנתה אלי עם שני נושאים שהעסיקו אותה:

הראשון היה הרושם הראשוני, והשני היה כיצד לנהל את הצוות הגדול שלה.

לפני שהתייחסתי לשאלותיה של ורד שאלתי אותה על החוויה שלה מהמנהלת הנוכחית שלה.

ורד ציינה שיש לה אמנם פגישה שבועית עם המנהלת שלה, אבל המנהלת שלה לא באמת מתעניינת במעשיה. היא לא מלווה אותה ואינה מעודכנת במה שורד עושה.

בכל רבעון הן מקיימות פגישת מעקב על היעדים וזו המעורבות היחידה של המנהלת. בקיצור, ורד מרגישה שהיא לא ממש מעניינת את המנהלת שלה. היא לא אהבה את דרך הניהול של המנהלת שלה.

תשובתה של ורד שימשה אותנו בהמשך השיחה.

מהו הרושם הראשוני שורד רוצה ליצור?

ורד שאלה אותי עד כמה היא צריכה להפגין אסרטיביות בפגישה הראשונה. ועד כמה היא נדרשת להכיר היטב את עולמה של החברה החדשה מהיום הראשון. או שנכון גם ללמוד מהעובדים שהיא אמורה לנהל בעתיד.

החזרתי אליה את הכדור ושאלתי איזה מנהלת היא הייתה רוצה לפגוש.

ורד ציינה שהייתה מעדיפה לפגוש מנהלת נעימה ונחמדה, מישהי שאינה מאיימת.

ורד סיכמה את הנושא של הפגישה הראשונה באמירה "להיות אני" (כלומר, להיות ורד).

כל הצגה או מסיכה של מישהי שאיננה היא וניסיון להציג דמות של מנהלת קשוחה, ייצור איום על העובדים שתנהל בעתיד ולא יתרום לכניסתה לעבודה.

היא הוסיפה שיהיה נכון "לא לדעת" וללמוד מהעובדים במחלקה אותה היא עתידה לנהל. מעבר לכך שהיא חדשה והידע באמת נמצא אצל הצוות הקיים שכבר עובד במחלקה – הקשבה ונכונות ללמוד מהצוות הקיים תפגין ענווה וההערכה כלפי העובדים.

התובנה – להסתכל במראה

התובנה החשובה שורד הגיעה אליה במהלך שיחתנו הייתה, שבכל התלבטות כיצד לנהוג עם העובדים שהיא מנהלת – הכי נכון יהיה להתבונן במראה ולחשוב כיצד היא הייתה רוצה שהמנהלת שלה תנהג עמה.

אולי התובנה הזו נראית לכם ברורה מעליה, אבל זה לא מדויק. אם תסתכלו סביבכם תראו שמנהלים רבים אינם נוהגים כלפי עובדיהם כפי שהיו רוצים שהמנהלים שלהם ינהגו עמם.

יתר על כן, יש מנהלים שאינם רואים חשיבות בהקשבה לעובדים.

במידה וגם את או אתה לא מוצאים עניין ברעיונות או במחשבות של העובדים, תחשבו על המידע שיש להם ועד כמה הוא יכול להועיל לכם.

כל אחד מהעובדים רואה תמונה שונה וחושב אחרת. לכן יש לו מידע שאינכם מכירים.

זאת ועוד, אם תקשיבו לעובדים, הם יראו זאת כהערכה מצידכם, העבודה תהיה יותר משמעותית עבורם והמוטיבציה שלהם תגדל.

כיצד לנהל את צוות העובדים

בתפקיד הנוכחי של ורד היא והמנהלת שלה עוברות על היעדים אחת לרבעון.

הצגתי לה את הניסיון שלי בנושא יעדים:

כשעוברים על היעדים רק פעם ברבעון ולא עומדים ביעד, מפסידים זמן יקר לתיקון וחזרה ליעדים.

בנוסף לכך מעבר על היעדים בתדירות כל כך נמוכה מרחיק אותם מתשומת הלב.

בשיחה היא סיכמה שתתייחס ליעדים ברמה חודשית ופעם בשבוע היא תעבור עם העובדים על החלק היחסי (בשבוע הראשון – 25% מהיעד החודשי, בשבוע השני 50% וכך הלאה).

מאחר וחלק מהעובדים נמצאים כל השבוע בשטח ופוגשים לקוחות, הפגישות השבועיות תהינה בזום. פעם בחודש הם יקיימו פגישה פנים אל פנים.

בדרך זו תהיה לורד שליטה על מה שקורה, היא תנכיח את הניהול שלה ותוכל לתת חופש פעולה לעובדים.

נחמדות מול אסרטיביות

כחלק מהנושא של דרך הניהול, העלתה ורד את השאלה החשובה, עד כמה היא יכולה להיות נחמדה ולפתח קשרים חברתיים עם העובדים שלה על חשבון האסרטיביות.

שוב חזרנו לשאלה איך היא הייתה רוצה לראות את מערכת היחסים שלה עם המנהלת שלה.

הסיכום היה שכל עוד יש לעובדים שהיא מנהלת יעדים, היא עוקבת על העמידה ביעדים ומנהלת את העובדים בעזרת המעקב והדרישה לעמוד ביעדים – אין שום בעיה שגם תהיה חברה שלהם ויצאו יחד לשתות קפה או בירה.

למעשה, כאן ורד עצרה. לצאת יחד לבית קפה או לבר? זה נראה לה מוזר ומעשה שעלול לשבור לגמרי את הסמכות הניהולית שלה.

בתזמון מופלא נכנסה לרגע לחדר הישיבות בו ישבנו, בחורה צעירה בשם חוה. שאלתי את חוה איך הייתה מגיבה לו המנהלת שלה הייתה מזמינה אותה לבית קפה ביחידות או עם כל הצוות.

חוה אמרה שאירוע כזה היה מתקבל בשמחה ובהערכה רבה.

ורד השתכנעה שניתן ואף כדאי לקשור קשרים אישיים עם הצוות אותו היא מנהלת ובו בזמן להישען על היעדים כמנוע הניהול.
הרעיון הוא שהעובד לא אמור לעמוד ביעדים שלו כל הזמן, אבל בכל עת כשהוא לא עומד ביעדים, עליו להציג תכנית פעולה להגיע אל היעדים.

עובד שלא מצליח לעמוד ביעדיו, צריך לעבור לתפקיד אחר או לעזוב את החברה.

סיכום והמלצה

המסקנות והתובנות שעלו בשיחה עם ורד התאימו לה. לאישיות שלה ולמציאות בה היא תפקדה.

אך ניתן לקבל מהן מספר כללים של עשה ואל תעשה:

להתבונן במראה. בכל התלבטות כיצד לנהוג, תחשבו על עצמכם כאילו אתם העובד או המנהל אתו אתם משוחחים. איך אתם הייתם רוצים שהמנהלת שלכם תפעל מולכם.
אסרטיביות. כשאתן או אתם מתחילים תפקיד ניהולי בחברה חדשה עבורכם – תגיעו בענווה. אל תיצרו תחושה מאיימת. אל תנסו להפגין אסרטיביות. העובדים והמנהלים שמקבלים את פניכם חוששים. עדיף לכם ליצור אווירה רגועה שתקל על כניסתכם לתפקיד החדש.
ידע. בהגיעכם למקום חדש או לתפקיד חדש – אתם לא אמורים להוכיח שאתם יודעים הכל. נהפוך הוא. אם תדגישו שאתם מבקשים ללמוד מהצוות הקיים תזכו להערכה ושיתוף פעולה. הצוות במקום ישמח לשתף אתכם בידע שהצטבר אצלם. אם תקשיבו להם הם יראו זאת כהערכה מצידכם. שיתוף הפעולה שלהם יגדל וכך גם המוטיבציה שלהם.
לעומת זאת אם תנסו להראות שאתם מומחים ויודעים הכל – הם יחכו לכם בפינה, לטעות הראשונה שתעשו ויפילו אתכם.
מישהו קיווה לקבל את התפקיד. כמעט תמיד תמצאו שמישהו מהצוות הקיים קיווה לקבל את התפקיד שאתם קיבלתם.
נסו להגיע אתה או אתו לשיתוף פעולה. אל תמהרו להיפרד ממנה או ממנו. ראו זאת כאפשרות האחרונה.
הגדרת תפקיד. תגדירו עם העובדים את תפקידם בדגש על האחריות לתוצאות שהם לוקחים על עצמם, הסמכות הנדרשת והיעדים שלהם.
יעדים. תעבדו עם יעדים בפרקי זמן קצרים. לכל היותר חודש עם מעקב שבועי על החלק היחסי והיכן שנדרש, או מתאים, מעקב יומי.
כמובן שלא מספיק שיהיו יעדים, אתם צריכים לעקוב על העמידה בהם ולקבל תכניות פעולה להגעה אליהם.
כאשר עומדים ביעדים כל הזמן יש מצב שהם נמוכים מדי. היעדים אמורים להיות מספיק אתגריים כך שניתן להגיע אליהם אך לא תמיד. בכל מקרה שהעובד או המנהל לא עומד ביעדיו הוא או היא נדרשים להציג תכנית פעולה להשגתם.
קשרי עבודה. כאשר אתם מנהלים את הצוות שלכם על פי היעדים, זה נכון ואפילו חשוב לפתח קשרי עבודה נוחים וחבריים. החברות עוזרת לרתום את הצוות למטרות החברה ולשיתוף פעולה והיעדים שומרים אותם ממוקדים במטרה. המעקב על היעדים מאפשר לכם לנהל את העובדים בלי לפגוע בקשרים האישיים.
זכרו שבסקרים השנתיים של דה-מרקר עם CoFaceBDI יחסי העבודה הם הפרמטר החשוב ביותר לעובדים מזה חמש שנים ושביעות רצון מהמנהל הישיר במקום השני בשנתיים האחרונות.
אפשר ורצוי לצאת עם צוות העובדים לבילויים משותפים כמו בתי קפה או ברים.