מדוע חשוב להימנע מריכוזיות גם כשהיא נדמית כהתייעלות?

בסיום המאמר תמצאו קישור לרשימת מאמרים בנושא מנהלים ריכוזיים והאצלת סמכות.

בעבר, כשעבדתי בנסטלה אסם, נסטלה היו מובילים כל שנתיים שלש "מבצע נעליים לבנות". משמעותו הייתה צמצום מערך הפקידים- פקידות.

מאחורי הקלעים עמדה ההנחה שארגונים מתנפחים במשך הזמן. כאן עוד פקיד, שם עוד פקידה ובלי משים הארגון גדל במקומות לא רצויים.

התייעלות לא על חשבון הפרדת הרשויות ברכש

למרות הגישה של צמצום והתייעלות, בנסטלה הקפידו על פיצול בתפקידים מסוימים כעיקרון מחייב.

כך, למשל, הפרדת רשויות בנושא הרכש.

אדם אחד היה מזמין את השירות, או הטובין מהספק.

בעל תפקיד שני היה מקבל את הסחורה, בודק שמה שהתקבל תואם את ההזמנה בעיקר בהיבט של כמות, מחיר ואיכות.

בעל תפקיד שלישי היה מבצע את התשלום או מאשר לתשלום. האישור לתשלום לא נעשה באופן אוטומטי. המאשר בודק את שיקולי הרכישה, כמה ספקים נבחנו ומדוע נבחר דווקא ספק מסוים.

מדוע נחוצה הפרדת הרשויות?

בקדנציה השניה שלי כמנכ"ל אמר לי היו"ר של מועצת המנהלים, כי על כל צ'ק חותמים שניים, כי בשניים מורכב יותר לגנוב.

לא בלתי אפשרי, אבל יותר מורכב.

פעם במהלך חופשה באירופה נפגשנו עם זוג מישראל. התברר שהגבר הוא בעל עסק שמספק לנו שירותים מסוימים. הוא הסביר לי שכולם "נותנים מתנות" למי שמחליט על ספק השירות ולכן גם הוא חייב לתת "מתנות". אחרת לא תהיה לו עבודה.

הספק הזה עבד אתנו ונתן "מתנות" למרות שהייתה הפרדת רשויות. זה בהחלט אפשרי אבל הרבה יותר מורכב.

מנהל כספים ריכוזי

מנהלת הכספים, או החשבת נמצאות בפיתוי תמידי. גם האדם האמין והישר ביותר עלול ליפול במלכודת הכסף.

לכן יש חשיבות כפולה ומכופלת להקים בקרות ולהימנע מריכוז סמכויות רבות ביד אחת.

למנהל הכספים יש מוטיבציה כפולה לרכז אצלו סמכויות ותפקידים. הוא ער לעלות של כל עובד נוסף וברצונו לחסוך וגם לתת דוגמה אישית. לכן הוא עלול לעבוד במבנה רזה ולקחת על עצמו עוד ועוד משימות.

במקביל, מנהל הכספים עלול לזלזל ביכולות של עובדיו, לתת להם אחריות מינימלית בלבד ולהשאיר אצלו עוד משימות.

אם המערכת בנויה כך שאין עליו, או עליה בקרה, הוא עלול למעוד.

מנהלת הכספים היא הסמכות הכי גבוהה שאמורה להשגיח על הכסף של החברה. אם שם יש גניבה, יהיה יותר קשה לזהות אותה.

לכן חלוקת הסמכויות ופיצול התפקידים, גם בחברה קטנה - מאד חשובים.

ההתייעלות בניהול הכספים תהיה בגבייה במועד של התשלומים המגיעים לחברה, בניהול טוב של הרבית, ההלוואות והפיקדונות של החברה.

בנושא זה הרחבתי לפני כמה שבועות.

המעילה בבנק למסחר

עובדת הבנק, למסחר, אתי אלון מעלה בהיקפי ענק (יותר מ-254 מיליון שקלים). המעילה הביאה לקריסת הבנק. מספרים שאתי אלון, לא לקחה אף יום חופש או יום מחלה. לכאורה היא הייתה עובדת מאד מסורה. למעשה היא לא יכלה להרשות לעצמה שמישהו אחר ימלא את תפקידה אפילו ליום אחד. מחשש שיגלה את המעילה המתמשכת.

מנכ"ל ריכוזי

מרבית המנהלים שאני פוגש נוטים לריכוזיות יתר. הם נמנעים מהאצלה של אחריות וסמכות לכפיפים שלהם.

אחת השאלות שאני נוהג לשאול מנהלים היא איזה חלק מזמנם הם מקדישים לעשות בעצמם את העבודה של הכפיפים שלהם (למשל, כיבוי שריפות, פתרון בעיות, ניהול השוטף ומתן תשובות).

אני מציג להם את הסכמה של המטריצה הניהולית שלהלן (אותה קיבלתי בעבר מענת מילנר כהן) ושואל אותם איזה חלק מזמנם הם משקיעים בכל קטגוריה.

מרביתם, אפילו כמעט כולם, אומרים שהם מקדישים בין 70% ל-95% מזמנם ברמה התפעולית. רמה זו, כפי שתוכלו לראות למטה, מכילה בעיקר פעילויות שניתן להעביר לאחרים או שמראש הם באחריותם של הכפיפים של המנכ"ל או כפיפים של כל מנהל אחר.

ראו להלן סכמה של המטריצה הניהולית:

12.02

מה עושים מנהלים ריכוזיים ומה אינם עושים?

המנהלים שנמצאים מרבית זמנם ברמה התפעולית, הבסיסית, מקדישים את זמנם לעשות עבודה של הכפיפים שלהם ואינם עושים משימות שרק הם יכולים לעשות.

אנחנו אומרים על מנהלים כאלו שהם ריכוזיים. באמירה הזו אנחנו מתייחסים לכך שהם עושים את העבודה של הכפיפים שלהם או מתערבים להם בעבודתם. מקבלים החלטות במקומם או גרוע מזה, נותנים הוראות סותרות להוראות שהם נתנו.

אך איננו מתייחסים לכך שהם מקדישים פחות זמן לביצוע התפקיד שלהם.

בסופו של יום כולנו מקדישים מספר נתון של שעות לעבודה ואנחנו בוחרים מה לעשות באותן שעות.

אם אנחנו בוחרים לעשות משימות שמנהל, או עובד אחר יכול לעשות, בהכרח זה בא על חשבון המשימות שרק אנחנו יכולים לעשות. ואם אנחנו, כמנהלים או אפילו כמנכ"לים, יכולים לעשות גם את כל המשימות שלנו וגם את המשימות של הכפיפים שלנו, אז יש שתי אפשרויות: הראשונה היא שאיננו מודעים למשימות החשובות שרק אנחנו אמורים לעשות. והשנייה שיש תחתינו מנהל או מנהלים מיותרים.

לחצו כאן למאמר שפרסמתי לפני כמה שנים ובו הרחבתי והצגתי את הדרך להאצלת אחריות למטה.