כמה שריפות אתם מכבים ביום?

בימים אלו כאשר כולנו עסוקים בשריפות שבוערות ברחבי הארץ, באנשים שאיבדו את ביתם, בנזקים הגדולים לרכוש, אפשר לשאול מה למדנו בשש השנים מאז השריפה הגדולה בכרמל?

אלא שהבלוג הזה אינו עוסק באש ששורפת יערות ובתים אלא במה שקורה בעסק שלנו. בשריפות שאנחנו מכבים כל יום.

ובאמת, איזה אחוז מזמנך מושקע מדי יום בכיבוי שריפות?

בואו, עצרו לרגע את שטף הקריאה ונסו לבחון איזה חלק מזמנכם מושקע בכיבוי שריפות ובשוטף שמנהל אתכם, ואיזה חלק מושקע ביוזמות שלכם, בניהול, באסטרטגיה?

מנהלים שאני עובד אתם, מצהירים בתחילת הדרך שהם משקיעים 65% ומעלה מזמנם בכיבוי שריפות או בניהול השוטף.

למשל, בשיחה שקיימתי השבוע עם יזם שמקים עסק, הוא בחן את חלוקת הזמן שלו והגיע למסקנה שכמעט כל זמנו מושקע בכיבוי שריפות. למרות שהוא פועל לקראת מטרה מוגדרת ולכאורה מרבית זמנו הייתה אמורה להיות מושקעת בעבודה סדורה.

המטרה שלנו אמורה להיות, אם כן, לעבור ממצב בו האירועים מנהלים אותנו, למצב שבו אנו מנהלים את האירועים, את המשימות או את האנשים.

בואו נבחן את הסכמה הבאה שקיבלתי באחת החברות:

עד כאן עסקנו בכותרות. איך עוברים לפסים מעשיים?

למרות שברמת הכותרות, תיאור התמונה הכללית, כפי שרשמתי למעלה, מתאימה לרבים מהקוראים, המעבר לפסים מעשיים יהיה אישי ושונה מאחד לשני. כאן כל אחד ואחת נדרשים לבחינה עצמית: 

בואו נפרק את העשייה שלנו לגורמים. נרשום את הפעולות שאנחנו עושים והפעולות שאנחנו רוצים לעשות ולא מגיעים אליהן ונחלק אותן לשלוש רמות:  

⦁ רמה תפעולית, שוטפת וכיבוי שריפות
⦁ רמה ניהולית
⦁ רמה אסטרטגית

כעת העריכו כמה שעות ביום אתם מקדישים לכל חלק ולאן אתם מבקשים להגיע בעתיד נתון, בתוך פרק זמן ידוע.

אגב, כל מה שנאמר עד כאן נכון לא רק למנהלים, אלא לכל אחד ובפרט בחיים האישיים.

כעת נתבונן בסכמה הבאה (אותה למדתי מענת מילנר כהן).

בכל מדרגה רשומים סוגים שונים של פעולות שיעזרו לכם לאפיין את החלוקה שלכם. בצד שמאל הוספתי תיבה בה תוכלו לרשום את שיעור הזמן שאתם משקיעים כיום בכל רמת ניהול ואת שיעור הזמן אליו אתם מבקשים להגיע במועד שתקבעו לעצמכם.

תוכנית פעולה

אחרי האבחון העצמי שערכתם, וקביעת יעד לשיעור הזמן שאתם מבקשים להקדיש לכל רמת ניהול, מגיע תורה של תכנית הפעולה. 

נתחיל ברמה התפעולית. הקושי הגדול יהיה שינוי דפוס הפעולה של כיבוי שריפות, של העיסוק בשוטף, לתת לאחרים לנהל אותנו בעיקר ע"י דפוס של שאלה בלתי פוסקת של שאלות במקום לקיחת אחריות ופעולה. 

אתם אמורים לא רק לשנות את דפוס הפעולה שלכם (משימה כלל לא קלה), אלא לשנות גם את דפוס הפעולה של הסביבה. של האנשים שאתם מנהלים והתרגלו למצב הנוח בו אתם מבצעים במקומם את החשיבה והעבודה.

כדי להגיע לעסוק ברמה הניהולית וברמה האסטרטגית, אני ממליץ שתרשמו לעצמכם ביומן מועדים לכל נושא. חלק מהנושאים דורשים שיתוף של בעלי תפקידים נוספים. כך, כאשר אתם מגדירים לעצמכם את הזמן בו תעסקו בכל נושא, אתם מעצבים גם את הזמן והפעילות של הסביבה שלכם.

מעקב ביצוע

אני ממליץ לקבוע יעדים בקבועי זמן של חודש. צעד אחר צעד תגדירו לעצמכם איזה אחוז מהזמן שלכם תעסקו בכל חודש ברמה התפעולית. 
בסיכומו של כל יום תרשמו לעצמכם את הפרטים הבאים:

⦁ כמה זמן הקדשתם לרמה התפעולית?
⦁ מתי נגררתם לעשות עבודה של מישהו אחר?
⦁ מי גרר אתכם לתת תשובות במקומו?

בכל יום קחו את אחד האירועים ותחשבו כיצד ניתן היה לפעול באופן שונה. מה הייתם עושים אחרת ומה תעשו בפעם הבאה.

לסיום רשמו את המסקנה שהגעתם אליה. כתיבת המסקנה תסייע לכם לזכור ולהטמיע אותה.

אם נראה לכם שזו פעולה סיזיפית ומיותרת שצורכת את מעט הזמן שאין לכם, זכרו ששינוי הרגלים הוא משימה הרבה יותר קשה.

כדי לשנות את דפוסי ההתנהגות שלכם ושל סביבתכם תידרשו לפעול באופן שונה מהדרך בה פעלתם עד כה.

סיכום:

לא פעם נדמה לנו שבמקום להסביר לאחרים מה עליהם לעשות, הכי קל וקצר יהיה לעשות בעצמנו. אלא שאז אנחנו מרגילים את הסביבה שנעשה את העבודה של האחרים, ניתן תשובות במקום לשאול שאלות ונכבה את השריפות שפורצות לנו בכל מקום.

אנחנו בונים מערכת שבה האירועים והסביבה מנהלים אותנו במקום להפך.

המעבר לניהול במקום כיבוי שריפות דורש שינוי הרגלים שלנו ושל הסביבה ואינו קל, אך משתלם.

בהקשר הזה, אני מבקש להפנות אתכם למאמר שפרסמתי בבלוג לפני שבוע בנושא המנהל המנטור.