מפת חשיבה וכדורשת – כלים לפיתוח חשיבה יצירתית

במאמר זה אני נעזר בספר מדריך הרווארד למנהלים (הוצאת מטר).

בסוף המאמר תמצאו קישורים למאמרים נוספים בנושא של פיתוח חשיבה יצירתית.

כשאנחנו אומרים "חשיבה יצירתית" הכוונה היא למשהו אחר, לא שגרתי, שונה מהקיים ובעיקר שונה ממה שאנחנו רגילים אליו.
פיתוח מחשבה כזו, שונה מהקיים וממה שאנחנו רגילים אליו, טומן בחובו שני אתגרים:

הראשון, איך ליצר חשיבה שונה,
והשני, איך להתגבר על ההתנגדויות שיעלו לשמע החשיבה השונה.

לפתח חשיבה שונה

כדי לפתח חשיבה שונה חשוב שיהיו אחד או יותר מהמרכיבים הבאים:

מספר מינימלי של משתתפים. לפתח חשיבה יצירתית בצוותים קטנים זה אפשרי, אך הסיכוי גדול יותר כשיש כשבעה עד שמונה משתתפים
מספר מכסימלי של משתתפים. בפורום גדול מדי, חלק מהמשתתפים לא יבואו לידי ביטוי ובכלל עלולה להיווצר אווירה של חוסר הקשבה. כאשר הפורום המיועד גדול יותר משמונה משתתפים, כדאי לפצל את הקבוצה לצוותים קטנים
פורום מגוון של משתתפים. ככל שהפורום יהיה יותר מגוון והמשתתפים יגיעו ממקצועות שונים, או תפקידים שונים בארגון, כך הסיכוי שיעלו רעיונות חדשים תוך כדי שיחה ושיתוף במחשבות – גבוה יותר
אנשים שונים מאלו שתמיד נמצאים במוקד ההחלטות. צוות ההנהלה, למשל, שתמיד מעורב בקבלת החלטות והעלאת רעיונות, יתקשה יותר לחשוב לפתע פתאום "אחרת". למרות שבהינתן שילוב של תנאים נוספים, כמו אלו הרשומים כאן ושימוש בכלים ייעודיים, ניתן להגיע לרעיונות יצירתיים גם בפורום שמקיים באופן קבוע דיונים שעוסקים בפתרון בעיות
הנחיה מקצועית. מנחה מקצועי ייטיב להוביל את הקבוצה לחשיבה יצירתית. מנחה מקצועי יכול להגיע, כמובן, מתוך הארגון
כלים ייעודיים. קיימים כלים ייעודיים שעוזרים לפתח חשיבה יצירתית. למשל סיעור מוחות או מפת חשיבה, שגם היא סוג של סיעור מוחות. מיד אפרט יותר ואציג את הכלים האלו ועוד כמה
מועד מתאים. יש חשיבות גדולה למועד בו מקיימים את הישיבות. לדוגמה, כאשר משתתפי הישיבה הם מנהלים, חשוב לאפשר להם להתחיל את יום העבודה ולהניע הפעילות שהם אחראים עליה
פניות של המשתתפים. בהמשך לחשיבות המועד של הפגישה, חשוב לוודא שהמשתתפים יהיו פנויים. אם נכנס את הפורום כאשר כולם מרוכזים בסיום של פרויקט גדול– יהיה קשה לקבל חשיבה שונה ותוצאות אחרות מהרגיל
מקום מתאים. במקרים רבים, אם נמשיך להיפגש במקום המוכר וה"רגיל" בו אנחנו נוהגים להתכנס בדרך כלל – נתקשה לחשוב באופן שונה. לכן, כאשר רוצים לחשוב אחרת, לייצר משהוא שונה בצוות שנוהג להיפגש לעיתים תדירות (למשל בפורום ההנהלה), כדאי להיפגש במקום שונה.
כאשר אני רוצה לחשוב על רעיונות חדשים אני יוצא לשפת הים והולך לאורך החוף לבדי.
הקפדה על כללי התנהגות. חשיבה יצירתית תעלה בהכרח רעיונות שעשויים להיראות מוזרים. חשוב שנדע להקשיב ונהיה פתוחים לרעיונות כאלו. חשוב שכל המשתתפים בדיון יכבדו כל אמירה. לנושא זה התייחסתי בפירוט רב יותר במאמר שפרסמתי לפני שבועיים. שם גם כתבתי על הביטחון הפסיכולוגי של משתתפי הישיבות.
צוותי שיפור או צוותי חשיבה, מעצם הגדרתם, נותנים מענה לכל הדגשים שהזכרתי למעלה: זהו צוות מגוון, של אנשים שאינם הפורום הקבוע של מקבלי החלטות, יש בצוות מספר משתתפים אופטימלי, כמעט כל שעה ומועד יתאימו להם ובפרט אם נהיה קשובים אליהם. למשל, לא נתכנס בשעות המיועדות לארוחות של המשתתפים. הדיונים בצוות מונחים ע"י מנחה מקצועי תוך שימוש בכלים ייעודיים. מועד הדיון ידוע מראש ולכן חברי הצוות פינו לעצמם את הזמן וגם כללי ההתנהגות ידועים שם ומכבדים אותם.
צוות שיפור, אם כן, הם פורום אידיאלי לפתח פתרונות פורצי דרך לבעיות של הארגון.
אבל הם אינם הפורום האידיאלי לכל נושא. למשל, כאשר ההנהלה מתכנסת לפתח אסטרטגיה חדשה, או פיתוח קן מוצרים חדש – ההנהלה צריכה לחשוב באופן יצירתי ולא ניתן להעביר לצוות שיפור.

להתגבר על התנגדויות

אנחנו אוהבים את המצב הקיים אליו אנחנו רגילים. שינויים מרתיעים אותנו ולפעמים אפילו ממש מפחידים. עולות שאלות כמו: איך ישפיע עלי השינוי? האם מעמדי ייפגע?
אם כן, החשש הכללי משינויים הוא אחת הסיבות לכך שכל רעיון חדש יתקל בהתנגדות.
ויש סיבות נוספות להתנגדות לרעיונות חדשים: קנאה במציע הרעיון או אמונה אמיתית שהרעיון החדש עלול לפגוע בארגון.
המתנגדים יעלו טענות מן הגורן ומן היקב מדוע הרעיון לא טוב ואף עלול לפגוע בארגון. ללא קשר לסיבות שהניעו את המתנגדים, הטענות שלהם עלולות להתרחש בעתיד.
לעומתם, מי שהציע את הרעיון החדש, שואף ליישם את הרעיון שלו ומהר.
מציע הרעיון עלול שלא לראות את הסכנות או המוקשים עליהם מצביעים המתנגדים. יש חשיבות רבה לבחון את כל החששות שמעלים המתנגדים. כך גם נהיה מוכנים למקרה שחס וחלילה נבואות הזעם יתגשמו וגם נרתום את המתנגדים ונצרף אותם לתומכי השינוי.
לפני כמה שנים כתבתי כאן מאמר בשם: "כיצד לקדם דיונים תקועים ולהתגבר על התנגדויות?". לא אחזור על הדברים ואני ממליץ לכם לקרוא אותו.

סיעור מוחות - הכלי הבסיסי לכל דיון

סיעור מוחות הוא הכלי הבסיסי לכל דיון. גם שאר הכלים מתבססים על העקרונות של סיעור המוחות.
העקרונות החשובים שעומדים בבסיס השיטה הם:

הפורום. סיעור מוחות מתאים לכל קבוצה או צוות שמתכנס באופן קבוע (החל בהנהלה והמשך צוותי שיפור או כל צוות אד הוק שקם), אבל אם מכנסים צוות מיוחד, מומלץ שהצוות יהיה רב גוני ויגיע מתחומי עסוק שונים. כך נקבל מגוון רחב ועשיר של רעיונות.
בכתב. כאשר עושים סיעור מוחות והרעיונות מועלים תוך כדי שיחה, יש חשש שאחד הרעיונות "יכבוש" את הבמה וימנע רעיונות נוספים. לכן בשלב הראשון, כל אחד רושם לעצמו כמה שיותר רעיונות בשקט.
איסוף הרעיונות. בשלב הבא, אחרי שכולם סיימו, רושמים על לוח מרכזי את כל הרעיונות. כדי לשמור את כל המשתתפים מחוברים לדיון, נעבור מאחד לשני וכל אחד מציג רק רעיון יחיד. כך עוברים בסיבוב וחוזרים לעוד סיבוב, עד שנגמרו הרעיונות של כולם.
בלי הערות. הנטייה "הטבעית" שלנו היא להתייחס ולהעיר לכל רעיון שעולה. אלא שכאן אנו שוב מפסידים את ההזדמנות לאסוף עוד ועוד רעיונות. גם אם נאמר כבר משהו דומה, בזמן איסוף ורישום הרעיונות, אין הערות, אין מיזוג או עריכה של הרעיונות שעולים. רק אחרי שרשמנו את כל הרעיונות, נבחן אותם ונראה האם יש מקום לאחד רעיונות דומים או לערוך את מה שנרשם
סיכום. כעת נבחן את התוצאה ומרבית הסיכויים שקיבלנו הרבה מאד נושאים או רעיונות לטפל.
תיעדוף וסינון. בשלב האחרון של סיעור המוחות, נבקש, במקרים רבים, לתת סדר עדיפות לטיפול או למיין, לסנן ולבחור מספר מצומצם של רעיונות. יש הנוהגים להעביר את השלב האחרון של התיעדוף, או הסינון, לצוות מאד מצומצם של שניים או שלושה מנהלים. אני מאמין שגם השלב הזה צריך להתבצע בצוות המקורי שביצע את סיעור המוחות.
אני ממליץ על שיטת הניקוד: כל אחד מהמשתתפים בוחר שלושה עד חמישה רעיונות. הרעיון בעל העדיפות הגבוהה ביותר מקבל 3 נקודות (כאשר כל אחד בוחר 3 רעיונות, או 5 נקודות, לפי מספר הרעיונות שבוחרים), הרעיון הבא בתור מקבל נקודה אחת פחות וכך הלאה.
כעת מסכמים את הנקודות ומקבלים תיעדוף של הרעיונות באופן שמבטא את עמדת הצוות.
באופן מפתיע, על פי רוב, יהיו מעט רעיונות שיקבלו הרבה נקודות ויעלו למעלה.

כלים ייעודיים נוספים

יש כלים נוספים שמסייעים לפיתוח חשיבה יצירתית.
ראו להלן רשימה קצרה של כלים שהרביתי לכתוב עליהם בבלוג ורק אזכיר אותם כאן עם קישור למאמרים בהם הצגתי אותם בפירוט:

מפת חשיבה

את מפת החשיבה פגשתי לראשונה בספר מדריך הרווארד למנהלים (Harvard Business Review Manager's Handbook) בשונה משאר הכלים שהצגתי למעלה, יש בכלי זה ביטוי לחשיבה אסוציאטיבית בצוות:
"מפת חשיבה, זוהי פעילו של אסוציאציות חופשיות, שגורמת לאנשי הצוות לחשוב באופן חזותי ולפתח מערכת כוללת של רעיונות שקשורים ביניהם. חברי הצוות יצליחו לעורר יותר קשרים בעזרת שיטה זו מאשר על ידי רישום פשוט של רעיונות.
התחילו בכתיבת מילת מפתח או מושג במרכזו של דף ריק או לוח לבן. חלקו חבילת פתקיות דביקות ובקשו מחברי הצוות לכתוב עליהן כמה שיותר מילים הקשורות לרעיונות המקוריים, בפרק זמן קצוב – לדוגמה, עשר בשתי דקות או עשרים בחמש דקות. אחר כך בקשו מהם להוסיף את המילים שלהם למפה. אל תעריכו ואל תשפטו עדיין את הפתקיות שלהם, רק הניחו אותן הל הלוח. אחר כך חברו את הרעיונות על ידי הזזת הפתקיות הדביקות, ותעבירו קווים ביניהן. עודדו את הצוות להשתמש בצבעים כדי לציין פעולות לביצוע, תובנות, ספקות וגורמים חשובים אחרים (ראו את האיור [המקורי מהספר] להלן).
אם ישנם רעיונות שאינם מתחברים למחשבה המקורית, זה בסדר. תלו את המפה במקום שכולם יוכלו לראות אותה. וכאשר מילים ורעיונות חדשים צצים, הוסיפו אותם. יתכן שלמישהו תהיה השראה להציע תיאוריה או תכנית שלמה: סמנו גם מידע זה על המפה (שם עמ' 191, 192).

27.6 copy

ועכשיו מה?

היתרון הגדול שאני מוצא בשיטה זו הוא החשיבה האסוציאטיבית הקולקטיבית. כפי שכתבתי למעלה, פריצת דרך ממבוי סתום, או רעיון יצירתי, יכולים להגיע רק ממקום אחר, בשיטת פעולה שונה. לא מהמקום בו אנו פועלים כל הזמן.
שכן, כבר נאמר: "אם תפעלו תמיד באותה דרך, תגיעו תמיד לאותה תוצאה".
אם אתם מיצרים מוצר מסוים לצריכה חוזרת של לקוחות רבים או לקוח יחיד, אתם מחויבים להגיע לאותו מוצר בסטנדרטים ידועים עליהם סיכמתם או שלהם התחייבתם.
במקרים כאלה, אתם תגדירו נהלי עבודה מחייבים במטרה להגיע לאותו מוצר בדיוק.
אבל יצירתיות לא תהיה שם ובעיקר לא אמורה להיות.
יצירתיות תגיע במקרים כאלו רק אם מישהו יעשה שגיאה או שתקרה תקלה, ולגמרי במקרה תגלו משהו חדש. כמה פעמים בחיי קיבלתי פריצת דרך "בזכות" טעות שמישהו עשה.
הגבלת הזמן ("עשר מילים בשתי דקות") מחייבת לפעול מהבטן. בכל דרך אחרת האנשים יפעלו באופן רציונלי ושוב תהיו במקום הרגיל, בלי יצירתיות, בלי פריצת דרך.
כעת, אחרי שיש לנו את מפת החשיבה, נתבונן בה ונבחן מה אנחנו יכולים ללמוד ממנה. איזה כיוון יתאים לנו.
כמובן שגם בפעולה הזו טמונה סכנת "החזרה למוכר". הסכנה שנבחר את הכיוון שנראה לנו הכי מוכר ולכן גם המועדף עלינו.
ההמלצה שלי היא להמתין. לישון על המפה קצת. לחכות כמה ימים תוך שאתם מתבוננים על המפה ו"מתרגלים" לכל הכיוונים והרעיונות שעלו.

ניסיון אישי

בצוות של מצוינות בעסקים, אנחנו עובדים על אסטרטגיה חדשה. אנחנו פועלים בעזרת "תכנית המחר". שיטת העבודה שדובי שור הציג בוובינר שעשינו בשנה שעברה. בפגישות האחרונות "נתקענו" באחד "הבלוקים" החשובים והמורכבים ולא הצלחנו להתקדם.
בדיון האחרון עבדנו עם מפת חשיבה. זה היה הניסיון ראשון שלי עם מפת החשיבה. ברגע הראשון, אחרי שכתבנו את כל האסוציאציות של חברי הצוות, שאלו אותי למה זה טוב. ובאמת קיבלנו גיבוב של מילים שנראה חסר משמעות. עבדנו בשיטתיות והתחלנו לסדר את המילים בקבוצות והקשרים. בדיון שהתפתח על הסיבות למיקום של כל מושג וההקשרים השונים, קיבלנו כיוון פעולה מאד מעניין.
אחרי תקופה שהיינו תקועים מול אתגר משמעותי, מסתמן כיוון פעולה מאד מעניין. הייתי אומר שקיבלנו פריצת דרך שלא היינו מגיעים אליה בשיטה אחרת.

כדורשת

ה"כדורשת" היא שיטה נוספת שלמדתי עליה לראשונה מהספר "מדריך הרווארד למנהלים". שיטה זו משתפת את צוות המשתתפים בדיון בדרך ייחודית ומכאן עוצמתה בהעלאת רעיונות שונים. לכן גם בדרך זו יש סיכוי טוב לרעיונות יצירתיים.
"לכדורשת שתי מטרות: לשפר רעיון קיים ולזכות בתמיכת המשתתפים. [...] בתרגיל זה מישהו בצוות "זורק" את הרעיון הראשוני למישהו אחר. מי ש"תופס" את הרעיון חייב להבין אותו, לחשוב עליו ולשפר אותו בדרך זו אחרת. אחר כך הוא "זורק" את הרעיון המשופר חזרה לקבוצה, שם מישהו אחר "יתפוס" אותו וישפר אותו עוד. אם מישהו נעצר, שאר חברי הקבוצה יכולים לעזור לו" (שם עמ' 193).
היתרון בכדורשת, הוא יצירה של חשיבה משותפת במובן הכי משמעותי. יצירה של רעיון שכל חלק שלו נהגה על ידי משתתף אחר.
בהכרח תקבלו פתרון, או רעיון שונה מכל תוצר שהייתם מקבלים בדרך המסורתית.

סיכום והמלצה

חשיבה יצירתית מחייבת לפעול בדרך שונה מהרגיל. הדרך השונה יכולה להיות פורום שונה, מיקום שונה או שימוש בכלים ייעודיים.
הכלי הבסיסי לחשיבה בצוות הוא סיעור מוחות שקט. בסיעור מוחות עובדים גם כאשר נעזרים בעצם דג, למה-למה, תרשים זרימה או Go-See-Think-Do.
הפעם הצגתי גם שני כלים שלמדתי לראשונה בספר "מדריך הרווארד למנהלים": מפת חשיבה וכדורשת.
מפת חשיבה מבוססת על חשיבה אסוציאטיבית קולקטיבית ושיטת כדורשת מבוססת על בנייה משותפת של רעיונות. כאשר כל משפט נהגה על ידי מישהו אחר מהצוות.
אני ממליץ להקפיד על סיעור מוחות שקט (בכתב) ולנסות את השיטות החדשות.