תשלום לספקים: 5 העקרונות לבניית תהליך תשלום נכון

לפני שנים, כאשר התחלתי לנהל מפעל גדול באחת החברות הגדולות במשק, התקשר אלי סמנכ"ל הכספים של החברה והבהיר לי את החשיבות לשלם לספקים במועד. מכאן, המשיך, נובעת המחויבות שלי להבטיח כי כל האישורים יבוצעו בזמן קצר.

הוא לא התכוון, כמובן, שאחפף בבקרה וכאשר חתמתי על אישור התשלום (בפועל ובהמשך דיגיטלית) לקחתי אחריות שהליך הרכש בוצע כהלכה מחד, והחיוב של הספק מאידך, הינו מוצדק ונכון. 

חברה שמשלמת במועד לספקים זוכה להוקרה ואמון אצל הספקים, הדברים עוברים מפה לאוזן ושמה הטוב עובר הלאה. יש לכך כמובן יתרונות נוספים, למשל בעת מו"מ על המחיר. מן הצד השני, הרצון לשלם במהירות אינו יכול לבוא על חשבון ההתנהלות הנכונה בתוך החברה או בקרת האיכות של המוצרים והטובין שהתקבלו.

כדי להבטיח תשלום במועד ועם זאת עמידה ברמת האיכות הרצויה לנו, עלינו לבנות את תהליך התשלום בתוך החברה בצורה נכונה. אני ממליץ להקפיד על 5 עקרונות:

עיקרון ראשון: הפרדת רשויות בין המזמין והמאשר.

כאשר התחלתי את אחד מתפקידי המנכ"ל שעשיתי בעבר, אמרו לי כי באחד התחומים העיקריים של החברה, יש ספק שמחזיק מעמד לאורך שנים ובכל הניסיונות לבחון ספקים נוספים הוא תמיד נתן מחיר יותר נמוך.

משהו נשמע לי מוזר, קצת חשוד, הלא גם הספק צריך להרוויח וביקשתי שיעדכנו אותי בפעם הבאה שמגיע משלוח מאותו ספק.

ברגע שרכב האספקה עזב, הלכתי למחסן הייעודי וביקשתי לעבור יחד עם המחסנאי על המשלוח.

התמונה הייתה עגומה. הכמויות שצוינו בתעודת המשלוח היו באופן משמעותי יותר גבוהות מהכמויות שהגיעו בפועל.

לא פתחתי בתהליך של הוכחת כוונות פליליות והאשמה בגניבה. כמובן שאם הייתה כאן כוונת זדון היא חייבה שתוף פעולה בין המחסנאי והספק ולא הייתה לי דרך פשוטה להוכיח אותה.

קבעתי כי אנחנו לא עובדים יותר עם הספק המסוים והפרדתי בין הגורם שנתן את דרישת הרכש, הגורם שאישר והגורם המקבל.

באותו מקרה, השגנו חיסכון מידי בערך של עשרות אלפי ₪ בחודש.

עיקרון ההפרדה בין הגורם המזמין והגורם המאשר הינו בבחינת "אל תשים מכשול בפני עיוור". זהו עיקרון חובה גם בחברות קטנות.

עיקרון שני: רכש מרכזי.

יש להבטיח כי כל הזמנות הרכש יוצאות מיד אחת (ובחברות גדולות יתכנו כמה גורמי רכש אבל תחת יחידת רכש מרכזית), לפני ביצוע האספקה (לא בדיעבד!!) ודרך מערכת הרכש הממוחשבת. כאשר מקצרים את הדרך ופוסחים על הכללים האלו, בפרט כאשר גורמים שונים בחברה מבצעים הזמנות "דחופות" בטלפון, אין שום דרך לבקר את מה שנרכש והבלגן חוגג. את הבלגן הזה יהיו ספקים (לא כולם) שינצלו לרעה.

בשרשרת לפני הרכש, יהיה מי שיקים את דרישת הרכש. הגורם בחברה שנזקק לפריט המסוים.

אבל, באחריות יחידת הרכש להבטיח כי יש כמה נבחנים כמה ספקים, או ברכש מתמשך יש בחינה. אחת לפרק זמן מסוים, נבחנים עוד ספקים.

עיקרון שלישי: בקרה פיזית של הטובין שהתקבלו.

חיוני לבדוק מדגמית את הסחורה שהתקבלה. הבדיקה צריכה להיעשות ע"י עובד מוסמך של החברה ולא, למשל, לבקש מהנהג המוביל שיאשר לנו את הקבלה...

לפני שנתיים הקדשתי מאמר שלם לנושא של בדיקות קבלה ומדידה של ספקים ואני ממליץ לקרא אותו. לחצו כאן לקישור למאמר.

אם בחברה שלכם לא נהוג לבצע בדיקות קבלה, צפויות לכם הפתעות מעניינות ברגע שתתחילו.

ביצוע של מדידה והערכת ספקים ושיתוף פעולה אתם בשיפור השירות שלהם הם צעדים חשובים ביותר ומתוארים גם במאמר המוזכר למעלה.

עיקרון רביעי: בעת אישור התשלום בדקו, מדגמית, את השרשרת.

הגורם שמאשר את התשלום, או אפילו חותם כבר על הצ'ק, צריך  לקבל את החשבוניות עם כל ההיסטוריה מחוברת אליהם (בניירת או דיגיטלית).

יש לבצע באופן אקראי בדיקה של כל הליך הרכש: ביצוע ההזמנה, הליך הקבלה של הטובין והאישור, תעודת המשלוח והתאמה בין הכמות המוזמנת, הכמות שהתקבלה (ונבדקה) והכמות שמחויבת. בשרשרת הקצרה הזאת יש מרחב גדול לאי התאמות.

אי ההתאמות הן בדרך כלל לטובת הספק, אבל יש גם טעויות לרעת הספק ובמערכת עבודה נכונה בין ספק ולקוח, מערכת של win-win , יש ליידע את הספק גם על טעויות שהן לרעתו.

אל תניחו הנחות.

כאשר אתם מוצאים אי התאמות או חסרים אישורים בדרך, הימנעו מלהניח הנחות. בקשו הסברים.

העיקרון האחרון: הימנעו מביורוקרטיה.

עיקרון ההפרדה, הצורך לבחון כמה הצעות (לא רק בהיבט המחיר) והשרשרת המתחייבת שתוארה למעלה, יחד עם חשש "ממבקר המדינה", חשש מבקרה שתיערך בעתיד ותמצא שפעלתם לא כשורה, עלולים ליצור ביורוקרטיה שתסרבל מאד את הרכש ותשתק את החברה.

דברים כאלו קורים, בפרט בחברות גדולות. צריך לפשט ולמנוע ביורוקרטיה מיותרת ומשתקת אבל בלי לפגוע בעקרונות הקודמים אותם פרטתי.

כפי שאנחנו מודדים ספקים ופעילויות אחרות בחברה, נכון יהיה למדוד גם את הנושא הזה.

למשל מדידה של משך ביצוע תהליך הרכש מהקמת דרישת הרכש ועד הוצאת הזמנה לספק או היבטים אחרים.

מדידה עם יעדים ומעקב על ההישגים.

ובחברות קטנות...

בחברות קטנות מאד, כאשר הבעלים או היזם עושה הכל, גם את הרכש ואת התשלום, נדמה לו שהוא שולט בשרשרת ומבטיח שאין נפילות.

דווקא שם יש פרצות רבות. מאחר ויש עליו עומס רב, הוא מתחיל להאציל סמכויות הזמנה אד-הוק או בקביעות על עובדים שונים ובכלל זה הזמנת רכש טלפונית, או שלא יהיה לו זמן לבצע בקרה טובה. שם מתחילות להיפער הפרצות ויהיו ספקים אשר שינצלו זאת לרעה.