כיצד לשמור על הכסף של העסק (חלק א)? מאמר ראשון מתוך שניים

בסיום המאמר תמצאו קישור למאמרים נוספים בנושא מלאי, תזרים מזומנים, רווח והפסד ושמירה על הכסף.

מכירים את המצב שאין לכם מזומנים בחשבון?

אולי אתם מרוויחים, אפילו רווח נאה, אבל אין כסף. מוכר?

מה קורה? היכן הכסף?

בדרך כלל הכסף נעלם בארבעה כיוונים אפשריים:

אתם מוציאים יותר ממה שמכניסים. כלומר, העסק מפסיד.

יש לכם מלאי גדול,

הלקוחות לא משלמים

או גניבה מתמשכת.

בשני המאמרים הבאים נבחן את ארבעת הכיוונים ובעיקר כיצד לזהות ולתקן את המצב.

במאמר הנוכחי נעסוק בנושא הרווח וההפסד והמלאי ובשבוע הבא בנושא של גבית הכסף שמגיע לכם ושמירה מגניבה.

העסק מפסיד

האפשרות הראשונה היא שאתם לא מייצרים מספיק כסף. העסק מפסיד ובמקרה כזה הכסף לא נעלם, הוא פשוט לא קיים.

אם העסק שלכם הוא סטארטאפ ואתם חיים מגיוס משקיעים, אז אתם במקום אחד.

אבל, אם יש לכם תעשיה, מסחר או כל עסק אחר ואתם לא מייצרים מספיק כסף – אז אתם במקום אחר.

אתם צריכים לבדוק בשני הכיוונים: הוצאות והכנסות.

לגבי הוצאות תאתרו את ההוצאות הגדולות (מיד אתאר את דרך העבודה) ותתמקדו בהן. אל תשרפו אנרגיה את ההוצאות הקטנות כי לא ניתן להתמקד בהכול. עליכם לבחור במה להתמקד, וזה חייב להיות בדברים הגדולים.

לגבי ההכנסות, תבחנו כל הזמן כיוונים חדשים למכירה ודרכים חדשות לשיווק וקידום המכירות שלכם.

תשאפו כל הזמן למכור באוקיינוס כחול. תבדלו את עצמכם מהמתחרים.

מעט קדימה אני מציג את דרך העבודה לזיהוי ההוצאות הגדולות.

הכסף שוכב במלאי

אלא שלא מספיק להרוויח. אפשר להרוויח על הנייר ולהיות חסרים במזומנים.

בעבר פגשתי חברה תעשייתית ששיעור הרווח שלה היה 21%.

לחברה בתעשייה המסורתית עם הרבה עבודת ידיים זה שיעור רווח מאד גבוה.

בדרך כלל שיעורי הרווח בתעשייה המסורתית לא עוברים את ה-10%.

על אף שיעור הרווח הגבוה לחברה לא היה כסף.

בדיקה מהירה עם מנהלת הכספים של החברה העלתה שלחברה יש מלאי בעלות של תשעה חודשי מכירה. לדוגמה, אם מחזור המכירות השנתי הוא 20 מיליון שקלים, ערך המלאי הוא חמישה עשר מיליון.

חומרת הבעיה עלתה כשבחנו את מחזורי המלאי: צריכת החומרים של החברה לצורך היצור עמדה על עשרה מיליון שקלים בשנה (50% מהמכירות. נתון סטנדרטי בתעשייה).

מאחר והמלאי היה מלאי חומרים ולא מלאי של תוצרת גמורה, המשמעות הייתה שיש מלאי חומרים של שנה וחצי.

כדי להיות מוכנים לדרישות היצור החברה החזיקה מלאי גדול של חומרי גלם יקרים שיובאו מחו"ל. מלאי של שנה וחצי הוא גדול מדי ועלול לסמן אובדן שליטה.

לא ניתנה מספיק תשומת לב לערך המלאי ולצורך להקטין אותו. למרות שהיה מלאי גדול מאד הוא לא בהכרח ענה על דרישות היצור והחברה המשיכה להזמין חומרי גלם.

בנוסף היה חשש שחלק מהחומרים הקיימים במלאי יהפכו עם הזמן למלאי מת. מלאי שאין בו שימוש.

במילים אחרות, החברה השקיעה במלאי ולא הצליחה להפוך אותו בחזרה לכסף.

מנהלת הכספים ידעה בדיוק את ערך המלאי אך לא נדלקה אצלה נורה אדומה והיא גם לא התריעה בפני המנכ"לית על חומרת הבעיה.

נורות האזהרה

תמיד אנחנו צריכים לזהות שמתעוררת בעיה עוד לפני שהיא גדלה וחוסמת אותנו.

יש כמה דוחות שאנחנו צריכים לראות באופן שוטף ולהתייחס אליהם.

נתחיל בנורות האזהרה שעלו עד כאן:

דוח רווח והפסד. נשמע טריוויאלי אבל מעטים הם המנכ"לים שעוברים על הדוח הזה באופן שוטף, לפחות פעם בחודש. מנכ"לים של חברות קטנות ובינוניות מקבלים, במקרה הטוב, מאזן בוחן מרואה החשבון ולא לומדים ממנו דבר (כי כמעט בלתי אפשרי ללמוד מדוח כזה על המצב השוטף).

הדוח שהמנכ"לית תקבל צריך להכיל מעט שורות ולהאיר את המספרים הגדולים. סעיפים שערכם אחוזים בודדים פחות חשובים. לכן נרכז את ההוצאות הקטנות. למשל, שורה כוללת להוצאות הנהלה וכלליות.

המנכ"לית צריכה לבחון כל הזמן את המספרים הגדולים. למשל, את שיעור העלות של חומרי הגלם (האחוז שלהם מסך המכירות), עלויות עבודה ועלויות אחרות גדולות אם יש כאלו.

אחרי שזיהיתם את הסעיפים ששיעור ההוצאה עליהם גבוה – נכון יהיה להתמקד בהתייעלות וחסכון שם.

למשל, בחברות יצרניות, חומרי הגלם מהווים בדרך כלל סביב ה-50% מהמכירות. לכן, אם נתייעל ב-10% בצריכת החומרים ונרד מ-50% מהמכירות ל-45% מהמכירות, אנחנו מעבירים 5% מהמכירות לרווח. זה המון.

התייעלות כזו היא סבירה בהחלט רק נדרש להתמקד בה (לחצו כאן למאמר שכתבתי בשבוע שעבר בנושא זה).

תזרים מזומנים שוטף. חשוב להפריד בין דוח התזרים שמתפרסם פעם בשנה עם המאזן ובין זרם המזומנים שיוצא ונכנס אל ומהחברה כל הזמן.

הדוח של התזרים השוטף הוא פשוט: כמה כסף נכנס לחשבון החודש וכמה יצא. באופן מפתיע גם הדוח הזה אינו נפוץ.

הדוח הזה מראה לכם האם בפועל נכנס יותר כסף ממה שיצא.

במקרה שאכן הדוח מראה שנכנס יותר כסף ממה שיצא ובפועל אתם לא רואים את הכסף – אז מישהו שם עליו יד. על כך במאמר הבא.

תזרים המזומנים השוטף הוא KPI חשוב. התזרים השוטף הוא נקודת בקרה מאד חשובה להבנה של מצבכם. הוא מסכם את ארבעת הכיוונים בהם הכסף יכול להיעלם או לא להגיע. הוא הטריגר שיניע אתכם לבדוק את כל אחד מארבעת הכיוונים.

סבבי מלאי. נמדוד בנפרד את מלאי החומרים ואת המלאי של התוצרת הגמורה.

סבב המלאי של החומרים. נניח שערך החומרים שהחברה צורכת לצורך היצור הוא 100 שקלים בשנה. וערך מלאי החומרים, ברגע נתון, הוא 25 שקלים. המשמעות היא שלחברה יש מלאי חומרים בערך כספי של 3 חודשי יצור (ערך המלאי חלקי ערך הצריכה השנתית. במקרה הזה הוא רבע. כלומר רבע שנה, או 3 חודשים).

לא תמיד התוצאה היא בחודשים שלימים ולכן עדיף למדוד את ערך המלאי בימים.

סבב המלאי של תוצרת גמורה. באופן דומה נמדוד את המלאי של התוצרת הגמורה. מאחר והוא משמש למכירה, נמדוד אותו ביחס למכירה.

נניח שמחזור המכירות השנתי הוא 100 שקלים והערך של מלאי התוצרת הוא 25 שקלים. המשמעות היה שיש לנו מלאי תוצרת של 3 חודשי מכירות (דרך החישוב זהה לרשום למעלה).

המטרה שלנו היא מלאי קטן ככל האפשר. לנהל אותו בשיטת Just in Time. כלומר לרכוש חומרים רק כשצריך, להפוך אותם לתוצרת, למכור מיד ולקבל את התשלום מהר ככל האפשר.

לא תמיד ניתן לפעול בדרך האידיאלית ולכן המנכ"לית צריכה לבחון לפחות פעם בחודש את סבבי המלאי של החומרים ושל התוצרת הגמורה.

מלאי חומרים של 3 חודשים יכול להתאים כאשר זמן האספקה ארוך.

כאשר ניתן לקבל את האספקה מהר, עדיף להזמין בכמויות קטנות יותר ובתדירות גדולה. לבחון את ההנחה במחיר שניתן לקבל להזמנה גדולה ומולה את העלות וחוסר הוודאות שיהיה צורך במלאי.

הוצאות מימון

הוצאות המימון הן מחיר הכסף שלכם ומתקשרות ישירות לנושא המאמר. למרות שהן סביב האחוזים הבודדים, חשוב להסתכל עליהן כי הן צריכות להנחות את דרך הפעולה שלן בכל מה שקשור לכסף.

בדוגמה שהצגתי למעלה, של החברה שעל הניר הרוויחה הרבה, אך בפועל הכסף היה מושקע במלאי גדול מאד – הוצאות המימון היו מעל 3% וכעת כשהריבית עלתה, הן עלולות לטפס גם ל-7%. זה הרבה וחייב להניע פעולה.

מה הקשר בין הרווח וההפסד ובין תזרים המזומנים השוטף?

לא בהכרח יש קשר. בטח לא בטווח קצר.

ראינו למעלה דוגמה של חברה שהיה לה רווח מאד גבוה אבל לא היה לה כסף.

יש גם מקרים הפוכים.

כשהתחלתי את תפקידי כמנכ"ל של שמיר אופטיקה, החברה הייתה אחרי שנים רצופות של הפסד.

כשהגעתי מצאתי מלאים גדולים מאד של חומרי גלם ושל מוצרים גמורים.

בשנה הראשונה לא רכשנו בכלל חומרים וכמעט לא יצרנו. ההזמנות נשלחו מהמלאי ויצרנו רק מה שנדרש למכירה.

בפועל זרם כסף פנימה ויצא פחות החוצה, לכן תזרים המזומנים השוטף היה מצוין.

אלא שבדוחות הכספיים החברה חויבה על ערך המלאי שנצרך ולכן גם בשנה הזו החברה עדין הפסידה. כדי לעבור מהפסד לרווח, פעלנו בצד של ההכנסות ושינינו את תמהיל המוצרים. עברנו למכור באוקיינוס כחול. ממש כחול.