בעיות גביה אינן משמיים, בעיות גביה נוצרות בגלל תרבות ארגונית לקויה.
השורשים של הבעיה נעוצים בנכונות של מנהלי הארגון לתת שירות ללקוחות שאינם משלמים בזמן. אם וכאשר יחליטו מנהלי הארגון לא לתת יותר שירות ללקוחות שאינם משלמים בזמן, בעיית הגביה תעלם מעליה. המערכות הממוחשבות של היום מאפשרות לחסום לקוחות בעייתיים או/ו להקפיץ הודעות מסך ללקוחות בעייתיים ובכך להגביר את המודעות של העובדים ללקוחות כאלו.
יש לזכור שכל דקה שאנו משקיעים בגביה היא דקה שבה איננו עוסקים ביצירת ערך מוסף נוסף לארגון. ז"א - פעילות הגביה כולה היא פעילות שגורמת להוצאה מיותרת בארגון. מסוג הפעילויות שההוצאה עליהן לא נספרת ולא נמדדת.
רבים מהארגונים בארץ בהם עבדתי או ביקרתי סובלים מהבעיה ורק שינוי תרבותי בכל ארגון וארגון שבו יוציאו החוצה לקוחות שאינם משלמים בזמן יביא בסופו של דבר לריפוי התופעה בארץ.
להלן הצעה לשתי דרכי פעולה אפשריות, הפעלה של צוות גביה או הפעלה של גובה בחצי משרה.
בשני המקרים יש לבצע דווח גיול לקוחות חודשי אותו מתעדפים בשיטת פרטו. באופן נורמלי גם הלקוחות החייבים מתחלקים כך שכ-20% מהלקוחות מייצרים 80% מהחוב. כמו כן יש לחלק את הלקוחות לשתי קבוצות ברורות,לקוחות שמשלמים ולקוחות שלא משלמים. את הלקוחות שלא משלמים יש לחלק שוב לשתי קבוצות, לקוחות שלא משלמים כמדיניות ולקוחות לא משלמים כי הם בצרה.
ללקוחות שלא משלמים כי הם בקשיים יש לעזור.
במקרה של לקוחות שאינם משלמים כמדיניות יש להפסיק את הפעילות השוטפת אתם עד סגירת החוב, וכן לא לספק להם שירות יותר ללא תשלום מזומן או צ'ק לתאריך תשלום.
צוות גביה
הרכב הצוות
יש חשיבות עליונה שמנהלי הארגון יהיו חלק מצוות הגביה. יש לצרף לצוות נציגים ממחלקת המכירות, ממחלקת הכספים וכן מזכירה שתעסוקה בגביה השוטפת. על הצוות לכסות את כל הלקוחות שלא שילמו בזמן במהלך החודש הקלנדרי.
חברי הצוות הבכירים יחלקו ביניהם את הלקוחות השייכים לקבוצת 20% הראשונים, בכל שאר הלקוחות י/תטפל המזכיר/ה - ז"א תצלצל אליהם ותיתן תזכורת לתשלום החוב, לא יותר מכך.
עובד גביה בחצי משרה
יש חשיבות גדולה בבחירת העובד, יש צורך בעובד בעל הבנה עסקית רחבה, ניסיון בטיפול במצבי משבר, נינוח, בעל תקשורת טובה עם סוגי אוכלוסיה מגוונים, יש חשיבות גדולה לכך שהעובד יראה בנושא תעסוקה ולא בהכרח פרנסה.
תכונות כאלו נמצאות בדרך כלל באזרח ותיק שעסק בעברו בתפקידי ניהול. העובד צריך להיות בעל רישיון נהיגה כך שיוכל לקחת רכב חברה ולנסוע להיפגש עם לקוחות ולהביא מהם צ'קים. בארגונים בהם גודל החוב השוטף עולה על מליון ₪ נכון יהיה לשקול את האפשרות הזו, מניסיוני היא הפתרון הכי טוב לבעיה. בכל מקרה יש לטפל במקביל בהפסקת השירות ללקוחות שאינם משלמים בזמן.
