מהי שיטת 5S לארגון מקום העבודה, וכיצד ליישם אותה?

המונח 5Sמוכר ע"י רבים, אבל לא בדיוק ברור מה זה, בדרך כלל הוא נתפס כדרך לשמירה על סדר וניקיון ואם כך לא ברור למה הוא מיועד ואיך הוא מביא לנו תועלת.

כללי5S  נוסחו לראשונה בחברת טויוטה ומשם התפשטו לחברות רבות ביפן ובמערב.

לפני כשלש שנים ביקרתי במפעל מדהים במצרים ליצור מצעים רקומים. האיכות והעיצוב היו מדהימים והמצעים נמכרו בחנויות הכי יוקרתיות בעולם.

המקום היה מאורגן, נקי, מלא אור ועמדות העבודה היו מתוכננות בחשיבה ארגונומית מוקפדת מאד.

אסור היה להכניס אוכל לאולם היצור וחדר האוכל היה באזור המשרדים, מחוץ לאולם.

ראו את המקום בתמונה להלן:

נחזור להתחלה, מה זה 5S ואיך זה עוזר?

המונח 5Sמייצג רשימה של 5 כללים:

1. מיין (Sort או ביפנית: Seiri): סלק את כל מה שמיותר בסביבת העבודה.
2. סדר (Set in orderאו ביפנית: Seiton): לכל דבר קבע מקום וכל דבר יונח במקומו.
3. הברק (Shineאו ביפנית: Seiso): שמור על סביבת עבודה נקייה ומצוחצחת.
4. תקנן (Standardize, ביפנית: Seiketsu): הפוך את הנ"ל לשגרה באמצעות נהלים.
5. שמר (Sustain, ביפנית: Shitsuke): משימת הניהול – שמר את הסטנדרטים.

ויש המוסיפים "S" שישי שהוא הבטיחות(Safety).

כפי שניתן לראות, הכללים מתחילים בארגון סביבת העבודה. ראשית לסלק את כל הדברים המיותרים. יש לנו נטייה "לשמור" כלים ישנים, או סתם חפצים שונים שנתקעו במקום. כך, סביבת העבודה שלנו עמוסה בדברים מיותרים וכאשר אנו זקוקים לחלק, או כלי מסוים, מתחילים לחפש אותו.

אחרי שסילקנו את כל מה שמיותר, נארגן את מה שנשאר כך שיהיה קל למצוא כל דבר בקלות.

רק כעת, מגיע תורו של הניקיון. כדי להבין את המשמעות האמתית של הניקיון, נסו להיזכר כיצד אתם מרגישים כאשר אתם מגיעים למקום נקי או למקום מלוכלך.

כך מרגיש כל מי שנמצא בסביבת העבודה, עובדים או מנהלים. כאשר סביבת העבודה נקיה ומאורגנת, נקבל עבודה יעילה יותר ובאיכות גבוהה יותר. סביבת עבודה מלוכלכת ולא נעימה פוגעת במוטיבציה של העובדים ומורידה את התפוקה שלהם.

שני הסעיפים האחרונים נועדו לשמר את ההישגים.

איך להתחיל?

לפני כמה שנים, כאשר ניהלתי מפעל גדול, התחלנו את המהלך בסדנה לעובדים ובצעד הראשון כל אחד בדק בארנק, או בתיק האישי שלו, כמה דברים מיותרים יש לו שם. כמה ניירות או חפצים נשארו בתיק ואין לו צורך בהם.

מכאן ואילך ההטמעה של דרך זו, ההתקדמות והשמירה על ההישגים, הם בידי העובדים. כמובן שיש לנהל את כל המהלך, אבל הביצוע צריך להיות בידי העובדים. מאחר והביצוע והשמירה על דרך זו הינם בידי העובדים בכל תחנה, חשוב שהם יהיו אלו שיתכננו ויבצעו כל שלב.

כל מחלקה, או צוות מתכנסים ומחליטים מה מיותר ורצוי לסלק ומה להשאיר, נכנסים לשלב הארגון, ואחרי כן הניקיון וכתיבת הנהלים.

היישום יהיה הדרגתי ובכל שלב נעמיק את המיון, הסדר והארגון. מידי שבוע צוות של עובדים יערוך מבדק וייתן ציון למחלקה. 

את המעקב והבקרה רצוי לנהל בעזרת טופס מובנה וכמובן לפרסם את הניקוד השבועי על לוח המודעות בכל מחלקה.

סיכום

פעמים רבות אני שומע את האמירה: "טוב, טויוטה, הם גדולים, יכולים להרשות לעצמם"... אך האמת היא שטויוטה פיתחו את שיטות העבודה המיוחדות שלהם, שהתפשטו אחרי כן לכל העולם, כאשר היו קטנים. הם חיפשו דרכים לעבוד במקום קטן.

מי שהתנסה כבר, יודע את התרומה של דרך זו לרווח דרך התייעלות, שיפור האיכות ורתימת העובדים.

מי שטרם התנסה, מוזמן לנסות.

במאמר אחר התייחסתי לשאלה כיצד לשמור על העבודה בשיטת 5S לאורך שנים.