יש חברות שהשלימו כבר את הדיונים על תכנית העבודה לשנת 2014. אני מכיר לפחות חברה אחת שמעדכנת כל שנה את התקציב ואת תכנית העובדה לשלוש שנים קדימה. אך יש חברות רבות שעדין אינן עובדות עם תכנית עבודה ולטובתן אני רוצה לחלוק מניסיוני.
המכירות הן המנוע
כאשר בונים תכנית עבודה מתחילים במכירות. המכירות הן המנוע של החברה, החזית. חשוב לתכנן יעדים המבטאים צמיחה אבל להציב יעדים ברי השגה. את יעד המכירות הכללי, יש לחלק לפי שווקים (טריטוריאליים או סוגי מוצרים) ולפי חודשים. קצב המכירות אינו אחיד לאורך השנה ולכן יש לתכנן לפי העונתיות, חגים, או חופשות.
מעקב ומדידה, המנוע השני
שתי חברות יצאו עם תכנית עבודה בשנת 2013.
מעל ראשה של חברה אחת ריחפה חרב הסגירה. המנכ"ל החדש שהגיע, קבע תכנית מכירות שאפתנית עם קצב צמיחה אחיד המתעלם מחופשות וחגים, מתוך החלטה שאם החברה חפצת חיים, המכירות חייבות לצמוח כל הזמן. תכנית שאפתנית מאד, ללא ספק.
מדי יום (!) המנכ"ל הפיץ את תמונת ההזמנות שהושגו והמכירות שבוצעו בפועל מול יעדי המכירות של החודש הזה והבא. בכך הוא השיג שכולם יהיו מחוברים למטרה וממוקדים בהשגתה.
תמונת המצב העדכנית תורגמה לישיבות עבודה שבועיות במכירות ובתפעול ופעולות שיפור.
מדי חודש בוצע מעקב על ה- KPI's העיקריים (כמו מכירות, רווח והפסד, תזרים מזומנים ועוד) ונקבעו פעולות לשיפור. החודשים הראשונים היו קשים אך לאט לאט התייצבה מגמת הצמיחה ולקראת סוף השנה כל היעדים היו קרובים מאד להשגה מלאה.
מצבה של החברה השנייה היה הרבה יותר נוח. גם המנכ"ל שלה הציב תכנית שאפתנית. אך בשונה מהמנכ"ל הראשון, לא בוצע מעקב ולא יוצרו פעולות לשיפור על סמך התוצאות. לקראת סוף השנה, המכירות לא השיגו את היעד ושמרו על ההישג של השנה הקודמת.
המעקב הצמוד ביחד עם ניתוח התוצאות ויצור פעולות לשיפור, הם המנוע השני לביצוע הצמיחה והשגת היעדים.
תפעול: הגדרת יעדים לפי יעדי המכירות
אחרי שקבענו את יעדי המכירות לשנה הבאה, המטרה של התפעול הינה לעמוד בתכנית ללא איחורים, ביעילות מכסימלית ואיכות ללא פשרות.
אלו אם כן ארבעת היעדים שיעצבו את תכנית העבודה של התפעול:
- ביצוע המכירות
- במועד ללא איחורים
- איכות ללא פשרות
- יעילות מכסימלית
המדדים (או KPI's) בהם נשתמש לצורך מעקב ושיפור יקבעו בהתאם.
לוגיסטיקה ושרשרת האספקה
תכנית העבודה של שרשרת האספקה (או הלוגיסטיקה) נקבעת מתכנית המכירות והיצור. היעדים יהיו לבצע את הזמנת החומרים ושילוח התוצרת במועד, בלי עודף מלאי או מלאים מתים והשגת שיפור ברכש ובהוצאות הלוגיסטיקה. מדדי הביצוע יקבעו בהתאם.
מחלקות ההנדסה והפיתוח
גם כאן נקבעת התכנית, ואתה היעדים והמדדים, בהתאם לתכנית המכירות.
אך נושא הפיתוח הוא ייחודי יותר ומלבד התייחסות לתכנית העבודה השנתית, יעדי הפיתוח יקבעו גם בהתאם לתכנית אסטרטגית שמגדירה תכנית רב שנתית לפיתוח וצמיחה לשנים הקרובות.
משאבי אנוש
שלא כמו שאר התחומים, בתחום משאבי האנוש התכנית נקבעת לפי המטרות הספציפיות של המחלקה, מטרות שנקבעו על סמך ניתוח ומיפוי של מצב ההון האנושי בחברה, שיעשה ע"י מנהלת משאבי האנוש.
התכנית של משאבי האנוש אינה מושפעת ישירות מתכנית המכירות או שאר התכניות אלא משפיעה על תכניות אלו ועל הביצועים של כל החברה.
היעדים והמדדים יקבעו בהתאם למטרות שסוכמו והתכנית להשגת המטרות.
מדדים כאלו יכולים להיות - למשל - שיעור התחלופה של העובדים בחברה שסובלת מחוסר יציבות בתחום זה. או מעקב על השעות הנוספות, מדד שחברות רבות מתעלמות ממנו.
בחברה ותיקה, בה קיים מורל נמוך וחוסר מוטיבציה, עם עובדים וותיקים שלא יעזבו אך יחפשו כיצד להביע את אכזבתם מהחברה, מומלץ לקבוע תכנית לגיוס וגיבוש העובדים - למשל צוותי שיפור ועוד תכניות גיבוש.
המדד יכול להיות שיעור ההיעדרות ממחלה בהשוואה למקובל בתעשייה בכלל.
להעמיק בנושא זה קראו מאמר שפרסמתי לאחרונה בנושא מדדי שיפור בתחום משאבי האנוש.
הנהלת האיכות
תכנית העבודה של מנהלת האיכות אמורה להטמיע את מדיניות האיכות של החברה ולהימדד בשלושת או ארבעת מדדי האיכות המקובלים:
- מדד תלונות לקוחות.
- מדד איכות פעם ראשונה.
- עלויות אי איכות.
- תנובה כללית (Yield).
גם על מדדי הביצוע בתחום האיכות כתבתי בפירוט בעבר – לחצו כאן לקריאה.
סיכום
תכנית עבודה, או בשמה הנפוץ "התקציב", הינה כמעט תנאי הכרחי להישרדות ולצמיחה.
יש להבטיח שהתכנית תכלול:
- מטרות
- יעדים לכל תחום
- מדדים ברורים
יש לקיים מעקב חודשי ברמת ההנהלה ומעקבים תדירים יותר (שבועית או יומית), ברמות הפרטניות (מכירות, תפעול, יצור וכדומה).
בבניית התכנית נתחיל מתכנית מכירות כללית ופרטנית ונגזור ממנה את שאר תכניות העבודה, להוציא את משאבי האנוש, כמפורט.
