לפני כשנה הוזמנו לחברה לא גדולה. התמונה שהוצגה לנו בפגישה הראשונה, הייתה ירידה במכירות, מעבר להפסד ובעיות בתפעול.
בשלב האבחון, בו אנו משוחחים עם מנהלים ועובדים, בוחנים את הדוחות ואת המלאים (פיזית, לא רק בספרים) התברר כי יש גם בעיית מזומנים לא פשוטה. מצאנו כי בארבע השנים האחרונות יצאו תעודות משלוח רבות ללא ערך כספי ולא נשלחו בעקבותיהן חשבוניות וכמובן לא נגבה כסף.
בנוסף יש חובות לקוחות שלא נגבו במשך כמה שנים וערכם מגיע לכשישה חודשי מכירות.
במקביל, הייתה ירידה במכירות. בחברות לא מעטות מצאנו קשר בין ירידה במכירות, מאמצי מכירה ופשרה בנושא התשלומים וגידול חד בחובות של הלקוחות.
חשוב לציין, כי לא גילינו מידע סודי שקשה היה לגלותו. הכל היה בנמצא במערכת הכספים והנהלת החשבונות. ההנהלה העדיפה לעצום עיניים והעובדים המסורים שתפו פעולה והנושא לא טופל.
המלצה
בשגרה ובפרט כאשר מתחילות בעיות כספיות ובעיות במכירות אנו ממליצים להתעמת עם המציאות. לא לעצום עיניים. להוציא דוחות ולבחון (לפי הסדר להלן):
- האם כל הסחורה שיוצאת, יוצאת עם תעודות משלוח?
- האם כל תעודות המשלוח חוזרות חתומות ע"י המובילים?
- האם כל תעודות המשלוח מתורגמות לחשבוניות?
- להוציא בתדירות גבוהה (אפילו פעם בשבוע) דוח גידול חובות ולטפל בגביה. טיפול כזה טוב שייעשה ע"י חלוקת משימות גביה, ובקרה שבועית שהן מבוצעות.
- איסוף הכסף על מכירות שבוצעו, הוא הכי חשוב לטעמנו. בשלב הבא לטפל במכירות ולבחון מה נדרש לשפר בתפעול כדי להגדיל את המכירות (ועל כך כתבנו במאמרים קודמים בנושא הגדלת המכירות).
מהניסיון שלנו כבר ראינו מצבים רבים וכל מה שרשום להלן, מתבסס על ניסיון מר.
