באחת החברות בהן עבדנו הייתה בעיה מהותית של גביית החובות במשך כמה שנים. היו לקוחות שנסגרו, או לקוחות שהתכחשו לחובות עבר וגם מצב הגבייה בהווה לא היה תקין.
כאשר "החרב" של גרעון גדול והיעדר מזומנים הונפה מעל צווארה של החברה נכנסנו לעבודה במקום.
הקמנו צוות לטיפול בחובות, בו השתתפו מנהל הכספים, ונציגים מהנהלת החשבונות והמכירות. התחלנו לטפל בחובות הגדולים, כל אחד מחברי הצוות לקח על עצמו משימות והתחילה פעילות אינטנסיבית לגבות את החובות ולקשור בין קבלת הזמנות ואי תשלום חוב ע"י הלקוח.
בשלב מסוים, מנהל הכספים התחיל להוציא דוח יומי, עם יעדי גביה לאנשי המכירות (מול הלקוחות "שלהם") והשוואה ליעד חודשי שנקבע. בדוח הראשון סך הגבייה היה 10% מהיעד החודשי ובתוך פחות מעשרה ימים, בדוח העשירי הגיעו ל- 80% מהיעד החודשי.
אנו מוצאים במקומות לא מעטים כי הנושא של גביית החובות אינו מטופל בנחישות מספקת. לפעמים נדמה כי מי שאמון על גביית החובות "מתבייש" לבקש את הכסף שמגיע בדין. ואם לא די בכך, ממשיכים לספק סחורה ללקוחות שלא משלמים. במציאות שלנו, נפוץ "המנהג" לא לשלם אם לא הזכירו לך. לכן, כדי לקבל את הכספים המגיעים לכם, צריך לטפל בגבייה, בלי להתבייש ובנחישות רבה.
המלצה: אנחנו מציעים לנהל מעקב חודשי על גידול החובות וברגע שרק מסתמנת בעיה קלה לעבור למעקב שבועי ואפילו יומי.
להקים צוות משימה קטן בראשות החשב, או מנהל הכספים, לחלק משימות ולהתעקש.
בהצלחה
