מצוינות בעסקים - מובילים שיפור והתייעלות בחברות ומפעלים

עדכונים אישיים מהבלוג: הצטרפו ליותר מ-2,000 מנהלים ומנהלות שכבר מנויים וקבלו מאמר מקצועי חדש ומקורי בכל שבוע - חינם.

להתמודד עם מעילה בכספי החברה

לפני כמה שבועות התפרסמה כתבה בעיתון הארץ בשם "מכת מדינה: מפת השחיתות בשלטון המקומי" (במידה ונכנסתם בקישור ולא ניתן היה לקרא את כל הכתבה, תקישו את הכותרת בגוגל). בכתבה מתוארים 54 מקרים של ראשי רשויות שהסתבכו בפלילים במהלך עשרים השנים האחרונות. בניסיון להסביר את התופעה הכתבה נפתחת במשפט: "השילוב בין סמכויות רחבות, תקציבים מוגבלים ופיתויים יצר מלכודת בה נפלו בשני העשורים האחרונים 54 ראשי רשויות שהסתבכו בפלילים".

בדרך כלל כאשר אנחנו קוראים חדשות כאלו אנחנו מצקצקים בלשוננו ועוברים הלאה. הבעיה מתחילה כשהתופעה מתקרבת אלינו, לחברה או לעסק שלנו.

מה מבדיל בין מי שנכנע לפיתויים ובין מי שלא?

בסופו של דבר, ראשי הרשויות שהסתבכו הם בני אדם עם חולשות אנושיות. כמוהם גם ראשי הרשויות שלא הסתבכו ובעצם כולנו וכול מי שנמצא סביבנו.

נראה כי מה שמפריד בין מי שנכנע לפיתויים ובין מי שלא נכנע להם היא העוצמה לא להיכנע לפיתויים גם כאשר התקציב מוגבל ובעיקר כאשר המצב הכלכלי האישי נמצא בפער גדול מול הפיתויים (כלומר המצב הכלכלי האישי נמוך והפיתויים גדולים).

אם אנחנו מבינים את זה יהיה לנו יותר פשוט להתגונן מפני מעילה בכספים (או פשוט: גניבה) בעסק שלנו.

נתבונן במשפט שכתבו בעיתון הארץ ונבחן עד כמה זה נוגע לא רק לראשי רשויות:

"סמכויות רחבות": בהחלט לא קשור רק לסמכות של ראש עיר. מספיקה זכות חתימה על הזמנת רכש, או על שיקים או כרטיס אשראי של החברה.

"תקציבים מוגבלים": שקול לגמרי לחשבון האישי של כל משפחה בבנק.

"פיתויים": הפיתוי הוא הקלות לשים יד על כסף שאינו שלנו.

או, מנקודת המבט ההפוכה, מהם גובה החסמים שהעסק יודע לשים בכל מקום בפני נפילה של מי שנוגע בכסף או שווה כסף של החברה ויש לו הזדמנות לחטוא.

דוגמאות ומסקנות למניעה

רכש טכני:

באחת החברות שניהלתי בעבר היה נהוג שאחד המנהלים הטכניים מבצע בעצמו את הזמנות הרכש בתחום שלו. הוא ביצע את ההזמנות, קיבל את הסחורה ואישר בחתימתו את קבלתה התקינה. כאשר הגעתי לחברה היו רינונים על כך שתמיד רק ספק אחד ויחיד שזוכה בכל המכרזים שעשו. ביקשתי שיקראו לי בפעם הבאה שמגיעה סחורה מאותו ספק וכך היה.

ברגע שהרכב של הספק עזב, מיד, נכנסתי למחסן ובדקתי את המשלוח עם אותו מנהל טכני. לא יכולתי לבדוק האם המחירים בפועל הם המחירים שהוצגו בהצעות המחיר מכמה ספקים, אבל ספרנו את הכמויות הרשומות בתעודה מול הכמויות בפועל. הפער היה מאד גדול.

מניסיוני ידעתי כבר שכמעט לא ניתן להוכיח כוונה פלילית או לקשור את המנהל שלנו לאיזה שהיא כוונה רעה. לכן אסרתי להזמין מאותו ספק וחשוב מכך, יצרתי הפרדת רשויות: המנהל הטכני יוציא דרישת רכש לאיש הרכש ולא יהיה מעורב כלל בהחלטה על זהות הספק. תפקידו יהיה רק לקבל את הסחורה ולאשר (או לא) את הכמויות.

ההוצאה שלנו על רכש של הפריטים באותו תחום ירדה ביותר מ- 60% (!!). מאחר ויצרנו מוצרים טכניים, המשמעות עבורנו הייתה חיסכון של מאות אלפי ₪ בשנה.

בחברות רבות היקף הרכש הוא מאד משמעותי ותמיד יהיו ספקים שינסו "לקנות" את מי שעוסק ברכש. לכן, הפרדת הרשויות במקרה הזה היא קריטית.

לעולם תפרידו בין מי שבא בקשר עם הספק ומי שמחליט ומבצע את הרכישה. גם בחברה קטנה עם מנהלה מצומצמת, כלל ברזל הוא שעובד אחד ירשום את דרישת הרכש (כלומר, מה הוא צריך), עובד אחר יבצע את הרכש אחרי שבדק כמה הצעות ועובד שלישי ירשום את ההוצאה בספרים.

כספים:

באירוע אחר שאירע בחברה קטנה שליוויתי, הבעלים נתנו אמון מלא במנהלת החשבונות. זה לא קרה מיד כמובן, אבל לאט, לאט היא רכשה את אמונם והם הפקידו בידיה את כל הניהול של העברות הכספים והתשלומים של החברה. יום אחד הם גילו שהיא גנבה 700 אלף ₪.

אני מכיר מקרוב חברה גדולה השייכת לשני שותפים. אחד מהם מנהל בפועל את החברה. היחסים מצוינים והוא נהנה מאמון וחופש פעולה מוחלט.

אבל על הצ'קים חותם תמיד רק השותף השני. השותף המנהל מאשר את החשבונית לתשלום והשותף השני חתם על הצ'קים. הדבר משול לשתי חתימות על הצ'קים.

בדרך כלל מקובל שעל צ'קים בחברה חותמים שני אנשים ואפילו מוגדרות שתי קבוצות של חותמים ושתי החתימות על הצ'ק יהיו של אחד מכל קבוצה.

בדרך זו מגביהים את המחסומים למניעה של מעילה. לגניבה שמעורבים בה שני אנשים נדרשת קנוניה ותכנון משותף. זה יותר נדיר.

כרטיסי אשראי

יש חברות שנעזרות בכרטיס אשראי לבצע רכישות קטנות, שוטפות. כמו מוצרי מזון לצריכה פנימית, ציוד משרדי שנדרש מעכשיו לעכשיו וכדומה. ההגדרה "רכישות קטנות, שוטפות" היא מאד לא ברורה וחד משמעית.

העובד שמקבל את כרטיס האשראי, נהנה, בדרך כלל מאמון מאד גדול (אחרת לא היו מפקידים בידיו כרטיס אשראי...), אלא שככל שרב האמון כך יש פחות בקרה. וככל שקטנה הבקרה גדל הפיתוי לבצע רכישות פרטיות בכרטיס של החברה. בחברה בה עבדתי לפני כמה שנים היה אירוע דומה. העובד שבידו היה כרטיס האשראי התחיל אחרי כמה שנים לבצע רכישות פרטיות. אלא שבאותה חברה הייתה הפרדת רשויות נכונה. היה העובד שביצע את הרכישות והנהלת החשבונות רשמה את ההוצאה. עובדת ערנית בהנהלת החשבונות זיהתה משהו מוזר וכך עלו על הגניבה.

מוצרים שקל למכור

מוצרי מזון, דלק, חומרי הדברה ומוצרים דומים קל מאד למכור בשוק החופשי. לכן "המוטיבציה" לגנוב ולמכור אותם היא מאד גבוהה. נקודת החולשה היא ההובלה. יש מחסומים שונים כמו פלומבות ממוספרות אתם נועלים את המשאית ומנהלים מעקב בשליחה ובקבלה, אבל הפיתוי כל כך גדול שהממונים על הביטחון מנהלים כל הזמן משחק של חתול ועכבר עם מי שמנסה לגנוב.

במקרה אחר, בחברה שיצרה לוחות חשמל היה ניהול מדויק של מחסן החלקים. כל חלק שיצא נרשם כמו שצריך. רק שבבוקר מוקדם כשיצאו הצוותים לשטח הם הצטיידו תמיד במלאי גדול של חומרים וחלקים. המלאי על המכוניות שלהם מעולם לא נרשם ולא נספר. רק כאשר התחלנו לבדוק שם את הלימת המלאי ומצאנו שיש פער גדול מאד בין מה שרשום בספרים ומה שיש בפועל, עלינו על "השער הרחב" ממנו יצאו חלקים וחומרים גם לעבודות פרטיות. עבודות חשמל פרטיות, הן מוצר שקל מאד למכור בשוק החופשי.

סיכום והמלצה

אנחנו אנשים ישרים אבל יש לנו חולשות. אני ממליץ להתייחס לעובדים באמון ובכבוד. לא לחשוד חלילה באף עובד. אבל באותו זמן ליצור מערכת של הפרדת רשויות ובקרה. תמיד תפרידו בין מי שיוצר את ההוצאה ומי שמאשר או מבצע את התשלום.

בחברות רבות חוסכים את העלות של קצין בטחון ומשלמים על כך מחיר גבוה מאד.

זאב רונן

בעל ניסיון ארוך ועשיר בניהול של חברות ויחידות עסקיות בארץ ובעולם ובהקמת מיזמים. התמחותי הייחודית היא בהגדלת הרווח הנקי בחברות ובביצוע מהפכים ותפניות בחברות שהיו על סף פשיטת רגל, ובהעברתן לרווחיות.

קבעו שיחת היכרות

בדקו אפשרויות ליצירת שיפור והתייעלות. מלאו את הטופס ואחזור אליכם במהירות.

אתר: business-excellence.co.il כתובת דוא"ל: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
2 תגובות
שתף/י את דעתך

מצוינות בעסקים - בפייסבוק

עוד לקריאה בבלוג

  • חדש
  • פופולרי
  • תגובות אחרונות

זאב רונן, מנכ"ל 'מצוינות בעסקים'

זאב רונן

זאב רונן, B.Sc, בעל ניסיון ארוך ועשיר בניהול של חברות ויחידות עסקיות בארץ ובעולם ובהקמת מיזמים. התמחותי הייחודית היא בהגדלת הרווח הנקי בחברות ובביצוע מהפכים ותפניות בחברות שהיו על סף פשיטת רגל, ובהעברתן לרווחיות.

כיום, אני משמש כמוביל ומנחה פרויקטים להגדלת הרווח הנקי במספר רב של חברות ויועץ לחברות ויחידים בתחום העסקי והיזמות.

ספרי הראשון: Manage! Best Value Practices for Effective Management

קראו את ספרי הראשון "Manage!" - הספר מספק מבט חדשני על ניהול בימינו, מתמקד בניהול אנשים ומסביר איך לשפר את התוצאות העסקיות ע"י רתימה וחיבור העובדים למטרות החברה. הספר מתפרסם באנגלית בשלב זה.

Manage Cover Front smaller

קראו את הפרק הראשון מהספר בבלוג >>

רכשו את הספר באמאזון >>

רכשו את הספר ישירות דרכי >>

קבל/י מאמר חדש ומקורי בכל שבוע

הצטרף/י ליותר מ-2,000 מנהלים ומנהלות שכבר מנויים ומקבלים מאמר מקצועי חדש ומקורי בכל שבוע - חינם.
זאב רונן, מנכ"ל 'מצוינות בעסקים'

בלי ספאם - מכבדים את הזמן והפרטיות שלך.

זאב רונן, מייסד ומנכ"ל 'מצוינות בעסקים'