כבר כמה שנים אני מתכנן לכתוב את המאמר הזה. רציתי לקרוא לו "איך ניצחתי את הבירוקרטיה". אבל לא באמת ניצחתי אותה. אם כבר, היא ניצחה אותי.
תשפטו אתם: לקח לי שבע שנים להצליח לפרק חברה מרצון. חברה שלא הייתה פעילה כבר עשרים שנה, ובעצם אני הבעלים היחיד שלה (החזקתי ב-99.9% מהמניות ומי שהחזיקה בעשירית האחוז הנותרת לא באמת התעניינה בחברה). בנוסף לכך, לחברה לא היו נכסים או התחייבויות והיא הייתה סגורה במס הכנסה ובמע"מ.
אז, מי ניצח? כעת כשהכל הסתיים, הגעתי למסקנה שכך המערכת רצתה. להתיש אותי על אש קטנה אבל בסוף, מבחינת המערכת, אני חייב להצליח.
תארו לעצמכם שאף אחד לא היה מצליח להתמודד עם הביורוקרטיה, מה היה קורה? או שהיינו מחרימים אותה ואז לא הייתה להם עבודה, או שהיינו יוצאים לרחובות בעוד מחאה - וזה היה גרוע יותר. לכן המערכת מאפשרת לנו להצליח במשימה בסופו של תהליך מתיש.
מיד אציג לכם תקציר של המסע ואת המלצותי להתמודד בדרך הטובה ביותר.
בסיום אני מבקש להציג זרוע אחת מאד חריגה לחיוב בנוף של מוסדות המדינה והיא זירת יצור מתקדם, שגם אתם נפגשתי השבוע.
ההתחלה נראתה אופטימית מאד
בדצמבר 2012 הגעתי למסקנה שהגיע הזמן לסגור פורמלית חברה שהייתה לי וכבר לא הייתה פעילה קרוב לעשרים שנה. ביקשתי מחברי ועורך הדין שלי ניצן שי שיעזור לי. ניצן אמר שחבל על הכסף שלי. פירוק חברה מרצון, כך הוא חשב ואמר לי, הוא תהליך פשוט ומהיר והכל כתוב באינטרנט.
למדתי שיש דבר כזה שנקרא ילקוט הפרסומים ובו מתפרסמות כל החלטות הממשלה ועוד המון מידע שקשה להאמין שמישהו מסתכל בו. אל תחשבו בטעות שהכל מתפרסם במערכת ממוחשבת וניתן בנקל לחפש בה מידע. זה ממש לא מה שקורה.
חלק מהתהליך שצריך לעבור בדרך לפירוק חברה, הוא פרסום באותו ילקוט פרסומים על כך שבעוד כך וכך חודשים תתכנס אסיפת בעלי המניות (בה אני אהיה הנוכח היחיד) כדי לקבל החלטה על הפירוק. על האסיפה (בה רק אני נוכח) לבחור אותי בתור המפרק ואחרי כן עלי להוציא דו"ח בתור המפרק שאני בחרתי כבעל המניות היחיד ולדווח לאסיפה (בה רק אני משתתף) את הממצאים שמצאתי כמפרק.
אם אבדתם את הדרך קצת – אתם לא היחידים. הפרוטוקולים של אסיפות בעלי המניות (רק אני – זוכרים?) והדוחות שכתבתי היו חלק מהמסמכים שהייתי אמור לשלוח בסופו של דבר לרשם החברות. אבל זו לא הייתה בעיה. קצת ניירת ויצירתיות.
לעומת זאת המכשול הראשון היה ההעתק של הפרסום בילקוט הפרסומים שגם אותו הייתי אמור להעתיק ולשלוח. אני שלחתי בדואר רשום (דואר ישראל, לא באימייל) את בקשתי לפרסום באותו ילקוט פרסומים. הפרסום קרה במועד קרוב ולא ידוע ואני אמור לנחש מתי ואז למצוא אותו בים של מידע שאין בו שום סדר ושיטה. הצלחתי למצוא את הפרסום והתקדמתי עוד צעד אחד.
המלצתי הראשונה תהיה כיצד למצוא את המידע הזה בקלות רבה.
המכשול השני היה בנק לאומי. איני בטוח מה הניסיון שלכם, אבל אני מצאתי שעם ההתקדמות לעידן הדיגיטלי בנק לאומי הפסיק להיות נגיש לשיחות טלפון. באופן אישי בשלב הזה (לפני כמה שנים) עזבתי את הבנק ועברתי לבנק שבשעת הצורך אני יכול גם להתקשר אליו ולא חייב להגיע אליו פיזית.
כשהקמנו את החברה ופתחנו חשבון בסניף של בנק לאומי בנצרת רשמנו משכון לטובת הבנק. כעת הייתי זקוק לאישור הבנק על ביטול אותו משכון. אז עוד הייתי תמים והאמנתי שניתן יהיה להשיג את האישור בשיחת טלפון בלי להגיע לבנק. השקעתי בכך אינספור ניסיונות. הסדקים הראשונים באמונתי שאצליח לסיים את הפירוק החלו להופיע אז, אבל הצלחתי לבסוף.
בבנק הודיעו לי שהם ישלחו את האישור ישירות לרשם החברות ולא אלי. זו הייתה טעות. הם זרקו מחט לתוך ערמת שחת ואני עוד עתיד לחזור לסניף בנצרת אחרי כמה שנים.
ההמלצה השנייה שלי קשורה לבנק לאומי.
הבקשה סורבה בגלל טעות אחת
אחרי כמה חודשים היו בידי כל המסמכים הדרושים כולל אישור ממס הכנסה. שמרתי אצלי עותק של כל החומר ובגאווה רבה שלחתי הכל בדואר רשום לרשם החברות.
עברו כמה חודשים וקיבלתי מכתב מרשם החברות ובו הודעה שבקשתי לפרק את החברה סורבה בגלל טעות אחת. הייתי קצת מאוכזב, אבל, רק טעות אחת? אין בעיה נתקן.
שלחתי שוב. גם הפעם עברו כמה חודשים ושוב קיבלתי מכתב מרשם החברות שמודיע לי שבקשתי סורבה, בגלל טעות אחת.
שוב, רק טעות אחת. וכך הדברים חזרו על עצמם. בכל פעם בקשתי סורבה בגלל טעות אחת או מסמך אחד שהיה חסר.
זה נראה מוזר. איך יתכן שבכל פעם מוצאים רק טעות אחת ובפעם הבאה שוב מוצאים רק טעות אחת?
ניצן, עורך הדין שלי, כתב לרשם החברות מכתב תקיף וקיבלנו תשובה מאד חמה ולבבית בה הבטיחו לנו לסייע לסיים את הפרשה במהירות.
ניסיתי להתקשר לרשם החברות למי שהייתה חתומה על מכתב התשובה, אבל הכל חסום. אין שום דרך לשוחח אתם.
ואז אמי נפטרה ולמדתי איך להתמודד עם הרשויות
לפני שנתיים וחצי אמי ז"ל נפטרה בשיבה טובה. בתום ימי האבל לקחתי על עצמי לאשר את הצוואה אצל רשם הצוואות (בלי אישור כזה הבנקים לא ישתפו פעולה במימוש הצוואה).
פניתי לניצן שי (עורך הדין) והוא הנחה אותי כיצד לפעול. "אבל", ניצן הזהיר אותי, "צריך סבלנות. זה לוקח חודשיים עד ארבעה חודשים".
חיכיתי ארבעה חודשים ודבר לא קרה. ניסיתי להתקשר והגעתי למענה קולי שבישר לי שכל הבקשות מטופלות בתוך ארבעים יום. לא חודשיים ולא ארבעה חודשים – ארבעים יום. זה הרגיז אותי. פיניתי יום עבודה ונסעתי למשרדי רשם הצוואות בנצרת. שם בדקו במחשב ואמרו לי שבקשתי טרם טופלה. הם הסבירו לי שכל הבקשות מועברות לטיפולם של עורכי דין חיצוניים ולהם לא בוער.
שאלתי אותם מה ניתן לעשות. הם משכו בכתפיים. מי המנהלת של האירוע הזה? שאלתי.
הם הפנו אותי למנהלת המחוז במשרד המשפטים שיושבת בחיפה. קיבלתי את שמה והמיקום המדויק של משרדה ואחרי כחצי שעה הייתי במשרדה.
המנהלת הקשיבה לי במאור פנים, בדקה במחשב, הרימה טלפון אחד ואז אמרה לי סע לנצרת הצוואה המאושרת מחכה לך שם. ואכן כך היה.
תגידו, זה נראה לכם הגיוני שכך פועלות הרשויות אצלנו?
למדתי משהו חשוב
האירוע הזה לימד אותי שאין ברירה, עלי להגיע פיזית לכל מקום. רק כך אצליח לקדם את הדברים החשובים.
מאחר והייתי צריך להשיג שוב את המכתב מבנק לאומי על ביטול המשכון והסרת השעבוד - הם היו היעד הראשון שלי. הגעתי לבנק ושם טיפלו בי כמו במלך (האנשים טובים, המערכת שלהם מקולקלת). תוך פחות מחצי שעה כבר לא הייתי שם. מעודד מהצלחתי בדרך החדשה המשכתי למשרדי רשם החברות בנצרת. גם שם קיבלו את פני בחיוך אבל אמרו לי שהם יכולים רק לקבל ממני את האישור מהבנק. ומה הלאה שאלתי. "הטיפול רק במשרד בירושלים", הם ענו. זה היה מתסכל. "אבל לשם אין דרך להתקשר או להיפגש" אמרתי. בתשובה הם משכו בכתפיהם.
משרד המשפטים משפר את השירות
החלטתי להגיע לפגישה ויהי מה. גם אם אצטרך לעשות שביתה בשער המשרד. הרמתי טלפון וחיכתה לי הפתעה טובה. יש חידוש: ברשם החברות מאפשרים לקיים פגישות.
קבעתי פגישה ובתאריך 8 במרץ 2018 (זוכרים שהתחלתי בדצמבר 2012?) נפגשתי עם יונתן שהוא ככל הנראה האחראי על טיפול בחריגים. יונתן נתן לי רשימת מטלות והבטיח לי שבכך אני מסיים את המסע הארוך. חלק מהמטלות חזרו על מה שעשיתי בעבר, בשל משך הזמן שעבר נדרשתי להשיג שוב חלק מהמסמכים. אחת הפעולות המתסכלות הייתה לפרסם שוב בילקוט הפרסומים ולקיים שוב אסיפה של עצמי עם עצמי כבעל המניות של החברה.
יונתן יעץ לי לנסוע ישירות למשרד שבו מנהלים את ילקוט הפרסומים ולעשות הכל במקום וכך היה.
שאלתי את יונתן אם זה נכון שהטיפול בפניות של האזרחים מבוצע ע"י סטודנטים ומדוע הם לא מבצעים בדיקה שלימה אלא מסתפקים בטעות הראשונה שמצאו?
בהתחלה הוא הכחיש שאלו הם פני הדברים, אך בהמשך אישר שכך קורה.
מדוע? אני שואל אתכם.
המהלך האחרון
שנה יותר מאוחר, באפריל 2019 הגעתי שוב למשרדי רשם התאגידים והפעם כל החומר הדרוש אתי. יונתן לא היה שם ונפגשתי עם אוהד, אחד הסטודנטים שעובדים במקום. הוא הציע לי להשאיר את המסמכים לבדיקה אך עמדתי על כך שיבדוק שהפעם הכל כשורה. ציינתי כי הכל הוכן לפי ההוראות של יונתן.
אוהד בחן את המסמכים שהבאתי עמי, אמר שהכל נראה כשורה והוסיף שאקבל תשובה בתוך 14 עד 45 ימים.
לא קיבלתי תשובה ובסוף ספטמבר אחרי ארבעה וחצי חודשים, ניצן שי שוב כתב להם (בדואר רשום, כמובן. אין אימיילים) תלונה על הסחבת.
עד עכשיו (כמעט חצי שנה עברה מאז שנפגשתי עם אוהד שהבטיח תשובה בתוך 14 עד 45 ימים) לא קיבלנו שום התייחסות, אבל בתיק של החברה באתר של רשם החברות כתוב שהחברה מחוסלת מרצון.
סוף המסע. כמעט שבע שנים.
המלצות לעבודה מול רשם החברות ועוד רשויות
- אם זמנכם יקר לכם, תחפשו מישהו שעבד שם פעם, הדלתות פתוחות בפניו, הוא מכיר את האנשים ויכול להיכנס עם החומר שלכם ולאשר אותו. קוראים לזה מעכאר. עצוב שזו הדרך היחידה המהירה אבל כך הם פני הדברים.
- אם אתם נדרשים לחפש חומר בילקוט הפרסומים, פרסום שלכם או פרסום אחר – תתקשרו אליהם ובקשו שיעזרו (מספר הטלפון הוא: "רשומות ילקוט הפרסומים במשרד המשפטים": 02-6549333). תקבלו מהם את מספר החוברת בה נמצא הפרסום. מכאן הדרך פשוטה בחיפוש בעזרת גוגל.
- אם אין לכם מעכאר ואתם לבדכם, תשתדלו להגיע לפגישות. לא טלפונים ולא דואר. לכל מקום שתוכלו להגיע, תגיעו. כל שעה שתשקיעו מזמנכם בנסיעה לפגישה תחסוך לכם זמן יקר.
- בנק לאומי הוא אחד המקומות שצריך להגיע אליהם לפגישות פנים אל פנים. אל תנסו לקצר זמנים בניסיונות להתקשר בטלפון. אין דרך אחרת אצלם אלא פגישה.
- תשמרו עותק מכל מסמך ששלחתם ותסכמו בכתב את כל הפגישות שלכם.
זירת יצור מתקדם
המדינה משקיעה היום הרבה כסף כדי לסייע לתעשייה להצטרף למהפכה התעשייתית הרביעית (תעשייה 4.0). יש שני מסלולים עיקריים:
- קולות קוראים של משרד הכלכלה: משרד הכלכלה מפרסם מעת לעת קולות קוראים בנושאים שונים. יש מכשול מהותי בדרך לקבל סיוע דרך אותם קולות קוראים והם הבודקים. לא תמיד הבחינה של הבודקים היא במטרה לאשר את התכנית אלא במטרה להשביע את רצונו של הבודק וזה לא בדיוק אותו דבר. שם אתם עלולים להיתקל שוב בביורוקרטיה מרגיזה. הכל תלוי בבודק אתו תפגשו.
- על שיפורים טכנולוגיים ניתן לקבל סיוע מזירת יצור מתקדם. הם הרף העליון בכל סטנדרט של שירות.
זירת יצור מתקדם הוקמה ע"י רשות החדשנות. בראשה עומדת ד"ר מלכה ניר והיא הקימה ארגון ממשלתי ששם לו למטרה לעבוד לטובת הציבור בסטנדרטים שטרם ראיתי כמותם בארץ.
במסגרת זירת יצור מתקדם יש שני מסלולים:
הראשון - מכינת מו"פ לתעשיית היצור ("המכינה").
והשני – מו"פ בתעשיית היצור – מופ"ת.
בראש המכינה עומד זוהר הייבלום, שכמו מלכה ניר מציב סטנדרטים של שירות שטרם פגשתם.
לפני כחודש בדקתי עם זהר אפשרות להכניס את אחד הלקוחות שלי למסלול המכינה. החברה מבצעת כעת כמה שיפורים וביניהם גם שיפורים טכנולוגיים שחשבתי שיתאימו. שלחתי לזהר את פרטי החברה והוא אישר לי שהחברה רשאית להיכנס למסלול המכינה.
אחרי כשבועיים קיבלתי טלפון מרוני מרשות החדשנות ששאלה אם אנו מוכנים עם כל הנתונים להגיע לפגישה עם הועדה שמחליטה על ההתאמה שלנו לתכנית.
הופתעתי ואמרתי שאנחנו מתקדמים אך איני בטוח שנהיה מוכנים. אולי רק לדיון בעוד חודש.
אחרי כמה דקות התקשר אלי זהר הייבלום ושאל שוב אם נהיה מוכנים. נתתי לו את אותה תשובה וזהר ממש כעס עלי. הכנת החומר ממש פשוטה, כך אמר, ואתם יכולים להתקשר אלי בכל שאלה. קיימנו דיון פנימי, התקשרנו פעמיים לזהר והחומר היה מוכן.
הניירת מאד פשוטה וברורה וברגע שיש התאמה בין השיפורים הטכנולוגיים שאתם עושים ובין מה שנכלל במסגרת המכינה הטיפול מהיר מאד.
לפני שהחברה העלתה את המסמכים לאתר, זהר עבר עליהם העיר, כמה הערות, תיקנו והחומר עלה באתר (אתר אינטרנט, לא דואר רשום).
שבוע לאחר מכן היינו בוועדה. שאלו אותנו שאלות ענייניות ואחרי דיון של חצי שעה התקדמנו הלאה.
לא להאמין שיש מוסד כזה טוב במדינה
כדי להבין עד כמה זירת יצור מתקדם היא גוף מתקדם וחריג בנוף הביורוקרטי שלנו אציג את הדוגמה הבאה:
מטעם הצוות של מצוינות בעסקים עיקר הקידום של חברות במסגרת מסלול המכינה נעשה ע"י איציק לב.
איציק ואני ניסינו לשכנע את המנכ"ל של אחד הלקוחות שלנו להכניס שיפורים במסגרת מסלול המכינה. הוא סירב בכל תוקף בטענה שאין סיכוי לקבל כסף מהמדינה ורק מבזבזים זמן.
אחרי מאמצי שכנוע רבים הוא נאות, אך הודיע לנו שנקבל תשלום על עבודתנו רק אם וכאשר החברה תקבל תשלום מזירת יצור מתקדם. אנחנו קיבלנו את ההצעה כי ידענו שיש על מי לסמוך. ואכן, משך הזמן שעבר מהרגע שאיציק התחיל להכין אתם את הפניה ועד שהם קיבלו את המקדמה הראשונה מזירת יצור מתקדם היה קצר מחודשיים.
סיכום והמלצות
במאמר הצגתי את הביורוקרטיה שלנו במלוא מסורבלותה, כיעורה והיעדר השירותיות שלה. מערכת שנראית כלקוחה מאיזה מוזיאון עתיקות. התקשורת מבוססת בעיקר על דואר רשום ונראה שהם טרם גילו את האינטרנט והדואר האלקטרוני. זו מערכת שחלק משמעותי מהעבודה בה מבוצע ע"י סטודנטים חסרי כל תודעת שירות למען האזרחים אותם הם אמורים לשרת. אך האחריות אינה רק שלהם שכן יש להם מנהלים שיודעים איך הם עובדים ומקבלים את הדרך הזאת.
מול כל הממסד הזה קיימת זירת יצור מתקדם שמציגה דגם שירות למען התעשייה והאזרח שנראית כלקוחה מכוכב אחר.
במידה ואתם נאלצים להתמודד עם רשם החברות או כל מערכת ביורוקרטית אחרת, אני ממליץ לכם לעבוד עם "מעכאר". מישהו שמכיר את המערכת מבפנים והם מכירים אותו. בשונה מכם, הוא יכול להיכנס פנימה אל המשרדים שלהם, לחפש בערמת הנירות את התיק שלכם. להעלות אותו לראש הערמה ולוודא שהוא מטופל "עכשיו". ואולי הוא לא ישלח מסמכים "בדואר רשום" אלא יביא אותם בעצמו?
זו המלצה עצובה אך היא הטובה ביותר במצב הקיים.
במידה ואינכם עובדים עם מעכאר תשאפו להגיע בכל מקום לפגישות. תפעילו את הקשרים שיש לכם כדי לפתוח דלתות ולהגיע לפגישה.
בקצה השני של סרגל ההתנהלות מול המדינה, אם אתם מפעל יצרני תבחנו את האפשרויות שלכם להוביל שיפורים טכנולוגיים ולקבל סיוע מזירת יצור מתקדם.
