בדיקות קבלה ומדידת ספקים

באחת החברות בהן עבדתי בעבר, נהגו לבחור ספקים בקפידה. מנהלת הרכש הקפידה להיות נוכחת בבדיקה של המשלוח הראשון שהגיע מהספק. אחרי משלוח אחד או שניים, נכנסו לשגרה, הספק נכנס לרשימת הספקים המאושרים ובדיקות הקבלה התרופפו ועברו לאחריות עובדי המחסן, או המלגזנים שקיבלו את המשלוחים בפועל.

המלגזנים נהגו למלא טופס ביקורת, להעביר אותו למשרד עם שאר התעודות והכל תויק כסדרו.

כולם לאורך המערכת הניחו שהכל מתנהל כשורה, אבל זה לא בדיוק היה המצב. עובדי המחסן לא ספרו את הכמות שהתקבלה, אפילו לא באופן מדגמי. הם נהגו לקרא מה הכמות שרשם הספק ולכתוב את הנתון הזה בתעודת הקבלה...

גם בדיקות האיכות התבצעו רק באופן חלקי ביותר.

כאשר הגעתי לחברה, בתהליך המיפוי, שמעתי רק מעובד אחד שלא סופרים את הכמות שמתקבלת. כל שאר העובדים והמנהלים היו משוכנעים שהכמות נספרת, לפחות מדגמית, ומדווחת בהתאם.

יצאתי לשטח עם מנהלת המשרד של המחסנים, לשאלתנו ענה המלגזן, שבדיוק פרק משלוח, כי "אין זמן לספור את הכמויות".

בחרנו משטח אקראי דקות אחדות אחרי פריקתו וספרנו את הכמות. באופן לא מפתיע הכמות בפועל הייתה קטנה מהכמות שהספק רשם.

איך למדוד ספקים?

בעבר כאשר ניהלתי מפעל גדול, נהגנו להשתמש במדד הנמצא בשימוש בחברות בינלאומיות.

המדד מתייחס לכמות שהתקבלה, למועד האספקה ולאיכות. כל מדידה משווה, כמובן, את המצב בפועל לעומת המוסכם עם הספק (או הרשום ע"י הספק כאשר מודדים כמות).

כל פרמטר יכול היה לקבל רק 0 או 1. מכפלת הפרמטרים נתנה את ערך המדד הכולל למשלוח המסוים.

ראו את התיאור הבא:

כמות נבדקת X איכות נבדקת X מועד אספקה נבדק = 0 או 1

בסוף כל חודש סיכמנו את כמות המשלוחים והציון הכולל לכל ספק הוא אחוז המשלוחים שקבלו ערך 1 מתוך סך כול המשלוחים. המדד שלנו, כמפעל, היה הסיכום של כלל המשלוחים שקבלנו בחודש מסוים.

בתחילת הדרך הציון הכללי היה סביב 50%.

כלומר, כמחצית מהמשלוחים שקיבלנו, לא תאמו לפחות באחד הפרמטרים הנבדקים (איכות, כמות או מועד אספקה) את מה שסיכמנו עם הספקים.

כאשר האיכות שנבדקה לא אפשרה לקבל את המשלוח, החזרנו את המשלוח לספק. נכון שבנושא זה יש חריגים ולעיתים "וועדת החריגים" (MRB) יכולה לאשר את קבלת המשלוח בתנאים מסוימים.

ואיך להוביל שיפור?

כאשר אנחנו מודדים גורם חיצוני, השיפור צריך להיום תוך שתוף פעולה.

הצעד הראשון, הוא העברת המידע. כל משלוח שלא עמד בתנאים המוסכמים (כלומר קיבל ציון אפס), הספק קיבל דיווח מידי על הבעיה.

בסוף כל חודש כל הספקים קיבלו משוב על הציון שלהם באותו חודש והציון הכולל פורסם על לוחות המודעות שלנו יחד עם שאר המדדים הנבדקים.

אחרי כמה חודשים, לקראת סוף השנה, קיימנו פגישות עם כל אחד מהספקים. מנהל הלוגיסטיקה ומנהל המחסנים, התוו תכנית פעולה יחד עם הספקים וקבעו יעד לשנה הקרובה. השיפור היה מדהים.

בתוך פחות משנה הגענו מציון כולל סביב 50% לציון מעל 90%.

ומה עם ספקים מחו"ל? המדידה תתקיים באותו אופן וגם הדיווח לספקים.

הרהורים

לא כל משלוח שהגיע באיכות או כמות לא תקינה, יצא כך במזיד, אבל אם לא נבדוק ולא ניתן משוב לספק, הוא לא יתקן את מה שנדרש אצלו ונמשיך לקבל משלוחים לא תקינים.

דבר שהפתיע אותי לא פעם, היה להגיע לחברות שמוציאות מדי פעם משלוחים, למרות שידוע להם כי התוצרת אינה עומדת בדרישות האיכות המוסכמות, תוך שהם יודעים אילו חברות בודקות ואילו לא, למי ניתן לשלוח תוצרת לא מושלמת ולמי לא, ואף על פי כן, הם עצמם, בתורם, לא בודקים את המשלוחים מהספקים שלהם.

המלצה

אני ממליץ באופן חד משמעי, לבדוק את החומרים שאתם מקבלים מהספקים. רצוי להשתמש בתקני מיל סטנדרט (mil standard) מתאימים ולהסכים עם הספקים על הרא"ר (רמת איכות רצויה) שהיא חלק בלתי נפרד ממבחני מיל סטנדרט.

כל שעה שתשקיעו במבחני הקבלה תביא לכם תרומה רבה לאין ערוך.