איך לנהוג עם מלאי מת ומה תוכלו לקבל מספירת המלאי השנתית?

מדוע מצטבר בחברות מלאי מת בערך גבוה מאד?

למשל, בתעשיית הכימיה הכבדה, חברה מחזיקה מנועים או משאבות גדולים, וערכו של מנוע כזה יכול להגיע לעשרות אלפי ₪. כדי לא להשבית את המתקנים, שעל פי רוב עובדים ברצף (24/7), החברה מחזיקה עשרות מנועים כאלו. המנועים והמשאבות מאוחסנים במחסן ייעודי בשטח גדול. עם השנים החברה מחדשת את המתקנים ולאט, לאט, המנועים הגדולים כבר אינם מתאימים ואין בהם צורך.

בהתחלה שומרים אותם כי קשה להיפרד (נשמע לכם מוזר? תבחנו את עצמכם לגבי בגדים שאתם כבר לא לובשים במשך שנים...) אבל גם זה עובר עם הזמן. עכשיו החברה מחזיקה מחסן של ציוד שערכו הגיע פעם אפילו למאות אלפי ₪, אלא שלמעשה הוא כבר חסר ערך. הציוד הישן חסר ערך וכעת יש צורך במנועים ומשאבות חדשים שמתאימים כחלקי חילוף למתקנים החדשים.

אין ברירה אלא לבנות מחסן חדש עבור המנועים והמשאבות החדשים. במקביל ממשיכים לשמור את כל המנועים הישנים והמשאבות הישנות אפילו שכבר לא יהיה בהם שימוש.

מלאי מת מצטבר בחברות רבות. על פי רוב, הוא יהיה מורכב מחומרי גלם שהוזמנו בטעות, או בעודף כי "הייתה הנחה", או שהמוצר השתנה וכבר אין בהם צורך.

האם לא יותר הגיוני להיפטר מהמלאי המת?

ראשית, אני חייב הסבר קצר למי שאינו מתמצא בכל מה שקשור לדוחות הכספיים וניהול החשבונות של חברות, מה ערכו של מלאי בדוחות הכספיים:

נניח שהחברה שלכם יצרה תוצרת למכירה, אך עדין לא מכרה אותה עד ה- 31 בדצמבר. בסוף השנה מצלמים תמונת מצב ומה שיש נרשם בספרי החשבונות של החברה. למלאי של התוצרת הזו יש ערך וכך הוא נרשם בספרי החשבונות. באותו אופן, אם החברה רכשה חומרי גלם וטרם השתמשה בהם – יש להם ערך כספי וכך הם נרשמים. גם לחלקי החילוף שהחברה רוכשת ומחזיקה במחסנים שלה יש ערך כספי.

בסוף השנה, או בסוף כל רבעון, בודקים את ההכנסות של החברה, את ההוצאות שלה ואת השינויים במלאי. האם הערך גדל או קטן.

לכן אם החברה תכיר במלאי שאיבד את ערכו ככזה (ללא ערך כספי) וערך המלאי ירד, תיפגע הרווחיות והחברה אפילו יכולה לדווח על הפסד.

מסיבה זו חברות שומרות מלאי של חומרי גלם או תוצרת גמורה, או חלקי חילוף שאבדו מזמן את ערכם וממשיכים לרשום אותם במאזן ובדוחות הכספיים כבעלי ערך כספי.

ומה יקרה אם הרווחיות תיפגע או שיהיה הפסד?

היעד של המנכ"ל הוא ליצור רווח, ואם החברה תפסיד הוא עלול לאבד את משרתו. בנוסף, התגמול של מנכ"לים רבים תלוי ברווח של החברה.

גם הבעלים יכולים למשוך דיבידנד רק כאשר יש רווח. לכן יש לבעלים אינטרס ליצור רווח. לעיתים הרווח יהיה "מאולץ" (למשל דרך המלאי, כפי שאני מציג כאן).

כאשר החברה תפנה לבנק לקבל הלוואות, הבנק יבדוק את הדוחות הכספיים ובנקים אינם אוהבים לתת הלוואות לחברות מפסידות.

הדבר מודגש שבעתיים בחברות ציבוריות (שנסחרות בבורסה) שם יש מעקב על הרווחיות בכל רבעון ויש לחץ על המנכ"ל להראות רווח בכל תקופה.

ואם הרווח אינו משקף את התמונה האמתית?

אף אחד לא בודק בקרביים של המלאי. מסתכלים על דוחות הרווח והפסד התקופתיים ומסתפקים בכך.

כלומר, החברה יכולה להחזיק מלאי חסר ערך כספי, שרשום בשווי של מיליוני ₪ ואחזקתו עולה כסף רב (מיד אציג את מרכיבי העלות הנראים ואלו שאינם נראים) – רק כדי לא לרשום הפסד.

הדוחות הכספיים של החברה לא תמיד מציגים את התמונה האמתית, אלא את התמונה שרוצים שנראה. נקרא לזה טיפול קוסמטי. כמו צביעת שיער.

העלויות הכרוכות באחזקת מלאי מת

כדי לסכם בשורה אחת את עלויות האחזקה של מלאי מת, תחשבו על 5S (או, 5 אס): אחזקה של מלאי מת היא ההיפך המוחלט מ- 5S.

יש עלויות שנראות ויש שאינן נראות (אך קיימות). העלויות הנראות הן כל העלויות הכרוכות במקום שתופס המלאי. עלות ההשכרה של השטח, או השכרה של מחסן חלופי, במקום שטח המחסן שתפוס ע"י המלאי המת והארנונה.

העלויות שאינן נראות מיד לעין הן, למשל, הבלגן שיוצר מלאי מת ומקשה למצוא את מה שדרוש. לא פעם אתם רוכשים חלקי חילוף או חומרי גלם שנמצאים במחסן, אך אינכם מוצאים אותם מפאת הבלגן ורוכשים מחדש. פגשתי חברות שגם אינן מוצאות תוצרת גמורה שנמצאת במחסן ומיצרים מחדש. כל אותם חומרי גלם, תוצרת או חלקי חילוף ששוכבים במחסן ואינכם מוצאים, יהפכו במהרה, גם הם, למלאי מת.

בבלגן שנוצר, כל חיפוש לוקח יותר זמן ואתם נאלצים להעסיק עוד מחסנאי.

אם כך המסקנה ברורה: מלאי מת הוא מלאי חסר ערך כספי אמתי, אבל אחזקתו עולה כסף רב לחברה.

וכך יהיה לנצח?

לא, יש מצבים, בהם החברה תמחק את הערך של המלאי המת. זה לא קורה הרבה. חיפוש באינטרנט העלה רק שתי דוגמאות של חברות ציבוריות בחמש השנים האחרונות:

ראשית פרסום מהשנה שעברה (2017): אנזימוטק מחקה מלאי בערך של 3.3 מיליון דולר. הסיבה שהצעד נעשה אינה ברורה ואולי היא קשורה לכך שלא היה בעל שליטה בחברה ולפרוטרום (אחד הבעלים), היה אינטרס להוריד את הערך של החברה כדי לרכוש אותה במחיר נמוך יותר.

הפרסום השני משנת 2014: קמהדע מחקה מלאי בערך של 3 מיליון דולר. הסיבה אינה ברורה מקריאת הידיעה בגלובס.

בשני המקרים אנחנו רואים שהמחיקה היא בערך של כ- 10 מיליוני ₪. סכום לא מבוטל. במקרים רבים, מנכ"ל חדש שנכנס לחברה לפני סוף השנה, יפעל למחוק מלאי, גם במחיר של הצגת הפסד בדוחות הכספיים, כדי להראות שיפור בשנה הבאה. השנה הראשונה המלאה בה יכהן בתפקידו.

לעיתים נדירות חברות יחסלו מלאי מת וימחקו אותו מהספרים רק מטעמי 5S (5 אס), או טעמים דומים של ניקוי מחסנים והתייעלות.

אם כן, אנו רואים שלמרות העלויות הגבוהות והנזק הרב של 'מלאים מתים', חברות אינן ממהרות להיפטר מהם.

מה אתם יכולים להרוויח מספירת המלאי השנתית?

בימים אלו, לקראת סוף השנה, אתם הולכים לספור את המלאי. המטרה המוצהרת היא חשבונאית. כלומר, החובה לספור את המלאי עבור מס הכנסה בפיקוח של רואה החשבון שלכם. בסיום הספירה, רואה החשבון מאשר בחתימת ידו את הספירה. לשם כך, הוא צפוי להגיע ולבקר אקראית את תהליך הספירה.

כאשר רואה החשבון מוצא שערך המלאי שנמצא בספירה זהה "פחות או יותר" לערך שהיה רשום בספרים לפני הספירה הוא רגוע. אך אתכם זה לא צריך לספק. בספירת המלאי מושקעים מאמץ ושעות עבודה מרובות. שינויים במלאי יכולים בנקל להעביר חברה מרווח להפסד או להפך.

אבל, בהזדמנות זו, שאתם 'נאלצים' לבצע ספירת מלאי מלאה ומדויקת, אתם יכולים להפיק עוד יתרונות:

1. לספור את המלאי. יש חברות, קטנות בדרך כלל, שמגיעות להבנה עם רואה החשבון שלהן, שאין שינויים במלאי משנה לשנה והוא פוטר אותן מהצורך לספור. מי שנוהג כך, יוצא שכרו בהפסדו (רב הנזק על התועלת). הוא אולי יחסוך מעט שעות עבודה, אבל ינציח את הבלגן במחסנים שלו. סופו לרכוש סחורה שכבר קיימת במחסן ולא מוצאים אותה. המלאי המת יגדל ובסך הכל, העלויות יהיו גבוהות, גם אם לא יזהו אותן ולא ישייכו אותן לבלגן.
2. הלימת מלאי. כאשר אתם סופרים את המלאי, ניתן לבדוק את האחוז האמתי של הלימת המלאי: כמה פריטים שנספרו, היו מדויקים בהשוואה לכמויות שהיו רשומות במערכת המידע. לדעתי הנושא של הלימת המלאי הוא אחד הנושאים החשובים בכל חברה יצרנית והוא עלה כבר, בהיבטים שונים, מספר פעמים בבלוג, לחצו כאן לקישור.
3. זיהוי מלאים מתים. בתהליך ההכנות לספירה, קל לזהות פריטים שלא זזו בשנה האחרונה, או אפילו יותר. נכון, שמערכות מידע טובות יודעות לתת את הנתון הזה בשאילתה מתאימה. אך לא לכל החברות יש מערכת מידע כזו. ובעיקר, לא תמיד זוכרים לשאול את השאילתה הזו. ספירת המלאי מציפה את הנושא גם בלי שנשאל.
4. סדר במחסנים. בזכות ההכנות לספירה, מסדרים את המחסנים וגם זו סיבה חשובה לבצע את הספירה בדייקנות.

סיכום והמלצה

בחברות רבות מצטברים מלאים מתים שנובעים משינויים טכנולוגיים (אין צורך בחלקי חילוף שנרכשו בעבר במחיר גבוה), שיפורים במוצר (חומרי גלם שאין צורך בהם), יצור או רכישה בכמויות עודפות, טעויות או הזנחה בניהול של המלאים.

חברות נמנעות מלמחוק את המלאי המת כדי לא להקטין את הרווח בדוחות הכספיים (או אפילו ליצור הפסד) ומשלמות על כך ביוקר.

אני ממליץ לנהל את המלאי בקפידה, לא ליצור מלאי מת. ואם כבר יש לכם מלאי מת – תיפטרו ממנו בשיעורים קטנים כך שההשפעה על הרווח תהיה קטנה. לחילופין, אם נכנסתם לרה-ארגון, או כל סיטואציה של שידוד מערכות – אז תמחקו כמה שיותר מלאים מתים.

יצור Just In Time (או JIT) משפר מאד את ניהול המלאי ומסייע במניעה של מלאים מתים. הסקר הפעם יעסוק בשאלה זו: