מעקב אחרי הזמנות מסגרת

באחת החברות בהן עבדנו, נהגו לעבוד עם הזמנות מסגרת ששולמו מראש. לכאורה מצב אידאלי שכולנו היינו שואפים אליו, אלא, עליה וקוץ בה:

המערכת "התרגלה" לספק את ההזמנות השוטפות של הלקוחות ששילמו מראש וגם כאשר המסגרת הסתיימה קרה לא פעם שהלקוח המשיך להזמין והמחסן המשיך לספק עד שבאקראי היו מגלים שנגמרה המסגרת וכבר יש ללקוח חוב מאד גדול.

מערכת המידע הייתה מתריעה שיש בעיה והסתיימה המסגרת, אך עובדי המחסן שהיו כל כך רגילים לשלוח סחורה ללקוח, התעלמו מההתראה, ביטלו אותה מבלי להתעמק מה כתוב. כפי שכולנו עושים לא פעם כאשר אנו נכנסים לשגרה.

המלצה

עבודה עם הזמנת מסגרת ששולמה מראש יכולה להיות יתרון מאד גדול. אך יש לפקח על יתרת הזכות של הלקוח ולהתקין "חסמים" אמתיים במערכת המידע הפיננסית שלא יאפשרו למכור מעבר למקדמה ששולמה.