הכירו את הכלים החשובים לכל מנהל/ת שרוצה להניע את עובדיו למצוינות 
ספרי הראשון "Manage!" זמין כעת לרכישה בחנות המקוונת - לפרטים ורכישה >>

מצוינות בעסקים - מובילים שיפור והתייעלות בחברות ומפעלים

עדכונים אישיים מהבלוג: הצטרפו ליותר מ-3,100 מנהלים ומנהלות שכבר מנויים וקבלו מאמר מקצועי חדש ומקורי בכל שבוע - חינם.

כיצד לעבור מדאגה להשפעה? או כיצד לקחת אחריות על התוצאות?

המאמר מתבסס על ההרגל הראשון מתוך הספר "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" (בהוצאת אור-עם).

רון עבד במשרה בכירה בחברה גדולה ומתוקף תפקידו היה אחראי לארגן סיור חשוב מאד עם שר האוצר באחד הפרויקטים שהחברה ניהלה. הביקור אמנם היה חשוב לחברה, אבל לרון הוא היה חשוב עוד יותר.

הוא ראה בהצלחת הסיור מבחן אישי ואפשרות למצב את עצמו טוב יותר בעיני המנכ"ל של החברה.

התחזית ביום שלפני הסיור דיברה על אפשרות למזג אויר סוער, ורון דאג מאד ולא עצם עין כל הלילה. הוא נכנס לחרדה שהסיור יכשל בשל מזג האויר. בסופו של דבר, כאשר הסיור הגיע לתחנה הראשונה, אכן ירד גשם זלעפות, אך למזלו של רון הייתה במקום סככה גדולה שכל הפמליה נכנסה תחתיה והקשיבה להסברים. כאשר הסיור המשיך פסק הגשם. הסיור היה מוצלח מאד ורון נשם לרווחה. הוא סיכם לעצמו שהמזל שיחק לו.

המזל אמנם שיחק לרון, אבל הוא יכול היה למנוע את התלות במזל ובעיקר לא להיכנס למצב של דאגה וחרדה.

אמנם אין לרון יכולת לשנות את מזג האויר, ולא פשוט לשנות מועד של סיור שנקבע עם שר האוצר, אבל רון יכול היה לפעול בערוצים אחרים.

למשל, הוא יכול היה לבדוק האם יש מקום לחסות בו במקרה שירד גשם. או לשנות את מסלול הסיור ולהתחיל במקום בו יש מחסה כזה, או להזמין חברה שבונה אוהלים גדולים ולבנות מחסה.

מעגל הדאגה ומעגל ההשפעה

סטיבן קובי (Stephen R. Covey) מציג בספרו שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד (The Seven Habits Of Highly Effective People) את עקרון הפרואקטיביות (ההרגל הראשון).

במעגל הדאגה יש מכלול של נושאים הקשורים לבריאות, למשפחה, לעבודה, למזג האויר ועוד.

אבא 1

חלק מהדאגות אין לנו יכולת לשנות ואילו לגבי חלק אחר, יש בידנו לעשות דבר מה. החלק השני נמצא במעגל ההשפעה שלנו.

קובי מגדיר זאת כך: "נוכל לגלות את מידת הפרואקטיביות שלנו כשנגדיר באיזה מעגל אנו ממקדים את עיקר הזמן והאנרגיה שלנו. אנשים פרואקטיביים ממקדים את מאמציהם במעגל ההשפעה" (שם בעמוד 90).

"הפרואקטיביות משמעותה שכבני אנוש אנו אחראים לחיינו. התנהגותנו היא פועל יוצא של החלטותינו ולא של התנאים בהם אנו נתונים. יש לנו יכולת להכפיף רגשות לערכים. בידנו היזמה והאחריות לגרום שדברים יתרחשו" (שם בעמוד 77).

אבא 2

שליטה ישירה, עקיפה וחוסר שליטה

לא פעם הדאגה הופכת לחרדה והחרדה משתקת אותנו. אך במקום שניתן לנושאים במעגל הדאגה לשלוט בנו, נבחן מה ניתן להעביר למעגל ההשפעה ונשלוט אנחנו בתוצאות.

למשל, בדוגמה למעלה, רון אפשר לדאגה לשלוט בו. אך בידיו היה לבחור דרך פעולה שונה ולשלוט במצב או בתוצאות (עוד מעט אני אציג אפשרות אחת להעביר נושאים ממעגל הדאגה למעגל ההשפעה).

קובי מציג זאת כך: "הבעיות הניצבות בפנינו שייכות לאחד משלושת התחומים הבאים: שליטה ישירה (בעיות הכרוכות בהתנהגותנו שלנו), שליטה עקיפה (בעיות הכרוכות בהתנהגותם של אנשים אחרים) וחוסר שליטה (בעיות שלגביהן איננו יכולים לעשות דבר, כמו דברים בעברנו או מציאות שהמצב גרמה). הגישה הפרואקטיבית עושה את הצעד הראשון לפתרון כל שלושת סוגי הבעיות בתחום מעגל ההשפעה שלנו בהווה." (שם עמוד 94).

כיצד נפעל?

נבחין בין שני מצבים: מקרה ספציפי כמו מזג האויר שאיים לשבש את הסיור שרון ארגן, או ראיון עבודה והחיים בכלל.

במצב הראשון - המקרה הספציפי

הייתי ממליץ לרון (בדוגמה למעלה) לרשום מבעוד מועד, בעת התכנון, את כל הגורמים שעלולים לשבש את הסיור (למשל, מזג אויר, תקלה במיניבוס שהסיע את השר ופמלייתו, או מחלה של רון או של המנכ"ל שלו). נניח שהוא לא עשה זאת והוא מגלה יום קודם שביום המחרת צפוי מזג אויר סוער.

במקרה הזה, במקום להיכנע לדאגות, היה עליו לרשום את כל האפשרויות שמזג האויר הסוער יכול לגרום ולתת מענה לכל אפשרות. מאחר ובמקרה כזה הזמן מאד דוחק, כדאי לרון לאסוף צוות קטן של אנשים מקרב העובדים והקולגות סביבו ולחשוב יחד, בדרך של סיעור מוחות, על כל מה שעלול לקרות וכיצד להתגבר על כל תקלה אפשרית.

עוד דוגמה: ראיון עבודה. עינב היא בחורה מאד מוכשרת. כאשר חיפשה עבודה היא נכנסה לחרדה משתקת שלא אפשרה לה לתפקד. היא אמרה לי שהיא לא מצליחה לעבור את השלב של ראיון העבודה. הצעתי לה שנערוך סימולציה, דימוי של ראיון עבודה. קבענו פגישה, עינב הגיעה והתחלנו את הסימולציה. למרות שהיא מכירה אותי היטב, הרשמיות בה פתחתי שיתקה אותה.

עצרנו את "התרגיל" ועינב הסבירה לי שהמעמד משתק אותה והיא שוכחת את כל מה שרצתה להגיד.

סיכמנו שהיא תרשום לעצמה את עיקרי הדברים בראשי פרקים וכאשר תיכנס לראיון, תסביר שהיא נורא מתרגשת ולכן רשמה לעצמה ראשי פרקים. אחר כך שוחחנו על נושא השכר. עינב חשבה לבקש שכר נמוך מהשכר האחרון שהיה לה ואני הצעתי לה שתבקש שכר גבוה יותר. כזה שהולם את כישוריה והתפקיד עליו התמודדה.

עינב העבירה את חיפוש העבודה ממעגל הדאגה למעגל ההשפעה ותוך זמן קצר התקבלה לעבודה שמאד רצתה, עם שכר גבוה.

שני המקרים האמתיים שהצגתי למעלה ממחישים כיצד העברה של דאגה מטרידה ממעגל הדאגה, בו אנו נשלטים ע"י המציאות, למעגל ההשפעה, בו אנו שולטים במציאות – מאפשרת לנו לנהל את חיינו טוב יותר.

אלא שכאשר אנחנו לכודים במעגל הדאגה, ובוודאי כאשר הדאגות הופכות לחרדה משתקת, לא פשוט לקחת צעד אחורה ולבחון תכנית פעולה מסודרת להעברה של הנושא המטריד ממעגל הדאגה למעגל ההשפעה ולטפל בו.

במקרה כזה אני ממליץ לפנות למישהו קרוב שיחשוב יחד אתך, או לערב את מנהלת משאבי אנוש במקום העבודה. עוד מעט אציג תכנית סדורה לפעולה.

המצב השני - אשכול של דאגות שמטרידות אותנו בחיים

במצב השני, אנחנו לא ניצבים בפני נושא בודד שמטריד אותנו אלא מכלול של מספר דאגות.

תכנית פעולה

אני ממליץ לפעול באופן סדור צעד, צעד בדרך הבאה:

  1. ערכי / ערוך רשימה של כל הדברים שמדאיגים או מטרידים אותך.
  2. הכניס/י למעגל הפנימי, מעגל הדאגה, את כל הדברים שאין באפשרותך להשפיע עליהם, לשנות אותם או לעשות איתם משהו.
  3. הכנס/י למעגל החיצוני, מעגל ההשפעה, את כל הדברים שיש באפשרותך להשפיע עליהם, לשנות אותם או לעשות איתם משהו.
  4. תבחן/ני האם יש דברים שאת/ה יכול להוציא ממעגל הדאגה ולהעביר למעגל ההשפעה.
    אבא 3
  5. רשמו את כל הדאגות שנמצאות במעגל ההשפעה בתוך הטבלה למטה. עדיף לפי סדר עדיפות.
  6. עבור כל אחת מהדאגות שרשמת, בחר/י מה נכון עבורך בשלב זה לעשות: לפעול, לא לפעול או לשים בהמתן.
  7. בחר/י בדאגה אחת מאלו שנמצאות תחת ההגדרה "לפעול", וקבע/י תכנית פעולה כיצד את/ה "מנצח" את הדאגה, ומוציא/ה אותה ממעגל ההשפעה החוצה.

אבא 4

הצעה ליישום של סטיבן קובי

בחר/י בבעיה מתסכלת מתחום העבודה או מחייך האישיים. הגדר/י את הבעיה במונחים של שליטה ישירה, שליטה עקיפה וחוסר שליטה. קבע/י את הצעד הראשון שתוכל/י לנקוט במעגל ההשפעה שלך לפתרון הבעיה ובצע/י אותו.

סיכום והמלצה

במאמר למעלה הצגתי את הדרך להתמודד עם דאגות שמטרידות אותנו. כיצד להוציא אותן ממעגל הדאגה (שם אנחנו ריאקטיביים) אל מעגל ההשפעה (שם אנחנו פרואקטיביים). אחרי כן להתמודד עם הדאגות במעגל ההשפעה ובשלב הבא להעביר עוד דאגות ממעגל הדאגה אל מעגל ההשפעה.

זכרו שגם אם איננו יכולים לשנות דאגות שאין לנו שליטה עליהן, למשל על מזג האויר – אנחנו יכולים להתמודד עם ההשפעות שלהן עלינו.

הקושי מתחיל כאשר הדאגות הכניסו אותנו למתח או לחרדה משתקת, כזו שכבר לא מאפשרת לנו להתמודד אתן בצורה פרואקטיבית.

כאשר אתם במצב של חרדה משתקת, אני ממליץ לפנות לעזרה של חברים או למנהלת משאבי אנוש במקום העבודה.

תודות

אני מבקש להודות לעדי פימינטל שנעזרתי בדרך בה היא מציגה את מעגל הדאגה ומעגל ההשפעה.

 

 

זאב רונן

בעל ניסיון ארוך ועשיר בניהול של חברות ויחידות עסקיות בארץ ובעולם ובהקמת מיזמים. התמחותי הייחודית היא בהגדלת הרווח הנקי בחברות ובביצוע מהפכים ותפניות בחברות שהיו על סף פשיטת רגל, ובהעברתן לרווחיות.

בדקו אפשרויות ליצירת שיפור גם אצלכם

ספרו לי על האתגרים שעומדים בפניכם ונבחן יחד אם יש ביכולתי לסייע לכם ליצור שיפור משמעותי. מלאו את הטופס ונקבע שיחת היכרות.

אתר: business-excellence.co.il כתובת דוא"ל: zeev.ronen@business-excellence.co.il
שתף/י את דעתך

מצוינות בעסקים - בפייסבוק

עוד לקריאה בבלוג

  • חדש
  • פופולרי
  • תגובות אחרונות

זאב רונן, מנכ"ל 'מצוינות בעסקים'

זאב רונן

זאב רונן, B.Sc, בעל ניסיון ארוך ועשיר בניהול של חברות ויחידות עסקיות בארץ ובעולם ובהקמת מיזמים. התמחותי הייחודית היא בהגדלת הרווח הנקי בחברות ובביצוע מהפכים ותפניות בחברות שהיו על סף פשיטת רגל, ובהעברתן לרווחיות.

כיום, אני משמש כמוביל ומנחה פרויקטים להגדלת הרווח הנקי במספר רב של חברות ויועץ לחברות ויחידים בתחום העסקי והיזמות.

Essential SSL

קבל/י מאמר חדש ומקורי בכל שבוע

הצטרף/י ליותר מ-3,100 מנהלים ומנהלות שכבר מנויים ומקבלים מאמר מקצועי חדש ומקורי בכל שבוע - חינם.
זאב רונן, מנכ"ל 'מצוינות בעסקים'

בלי ספאם - מכבדים את הזמן והפרטיות שלך.

זאב רונן, מייסד ומנכ"ל 'מצוינות בעסקים'