"ניהול איכות ספקים" - איכות הספקים היא בעצם שיקוף איכות האירגון שלך

תחום ניהול איכות ספקים הוא רק חלק אחד מניהול עולם האיכות אבל משמעותי ביותר . כאשר בוחנים את הנושא מקרוב, מגלים עולם מורכב ורחב לניהול, הכולל בתוכו קשר בין יחידות ששונות בגודל העיסקי, בתרבות האירגונית ובתחומי העיסוק הטכנולוגים.

כחברה עיסקית, כאשר מדובר בפיתוח ומכירה של מוצרים ושירותים איכותיים ללקוחות, עלינו להכיר ולהיות מסוגלים למדוד איכות אצל הספקים שלכם. הדבר החשוב ביותר שיש לזכור הוא שאיכות הספק צריכה להתמקד בלקוח. עבור הספקים האירגון העיסקי הוא הלקוח, אבל צריך שהספקים שלנו ייראו מעבר לכך. ספק טוב באמת הוא כזה העונה על הציפיות של הלקוח הסופי בתחומים שהם קריטיים לאיכות.

הרבה חברות כמו חברות מחשבים וחברות רכב קונות חלקים, רכיבים ומכלולי משנה מהספקים שלהם ומרכיבים אותם למוצר סופי. הם בעצם חברות הרכבה. וכמובן, חברות מסוימות שוכרות ספק שיעשה עבורם את המוצר כולו. המשמעות היא שלעתים קרובות מוצר פגום נגרם למעשה מבעיית איכות אצל ספק מפתח. אתה רוצה לעבוד בצמוד עם הספקים שלך כדי לוודא שזה קורה. כיום יותר מתמיד, אתה תלוי באיכות הספק כדי להעניק לך יתרון על פני התחרות.

הנקודה העיקרית היא שאיכות הספק היא ברוב המקרים שיקוף של איכות האירגון שלך...

כדי להבטיח שמירה על רמות איכות גבוהה, אתה רוצה שכל אחד מהספקים שלך ישתפר ברציפות בדיוק כמו שאתה שואף לשיפור מתמיד. זו למעשה תרבות איכותית יותר מתוכנית איכותית. בתוך האירגון באחריותך להניע את הספקים שלך בכיוון הנכון לביצועים איכותיים, אולם עליך לדרוש את רמת האיכות גם אצלך. כתוב מפרטים ברורים ומפורטים, תן לספק שלך שקיפות ותקשורת רציפה ובכך תקטין לו הזדמנויות לפגמים בעבודה.

לבסוף, נהג בו כפרטנר

כאשר מתגלות בעיות, יש לשתף פעולה למצוא פיתרון. קבל את בעיות הספק כבעיות שיש לפתור יחד. עבור ספקים קטנים יותר זה יכול להיות חשוב מאוד מכיוון שאולי אין להם המשאבים לקבוע את הגורם ולפתור את הבעיה במהירות. יש לזכור שמטרת החברה שלך היא לספק מוצרים ושירותים איכותיים העונים על הציפיות של הלקוח שלך או עולים עליו.

בדומה לחברות רבות בימינו, חברת HP אינדיגו מנהלת שרשרת אספקה רחבה ומגוונת, המייצרת ומספקת את מרבית תתי ההרכבות וכוללת כ – 200 ספקים בארץ ובעולם. עם זאת, הרכבת המוצרים הסופיים והאינטגרציה שלהם, נעשית במפעל החברה או ישירות אצל הלקוחות. איכות ספקים, היא נושא הנמצא בעדיפות עליונה, שכן איכות מוצרי הספקים משפיעה ישירות על איכות המוצר הסופי.

השיטה הטובה ביותר שמצאנו למשימת הניהול המורכבת הזו היא שיטה של ניהול מעטפת. ביישום השלבים בזה אחר זה ניתן לוודא שכל הדרישות מהספקים מתקיימות כנדרש, שהתהליך סדור ובהיר, ושהפריטים המתקבלים אכן באיכות הגבוהה הדרושה.

המעטפת הראשונה והברורה ביותר היא הגדרת הדרישות. מדריך דרישות האיכות לספקים, או ה – (SQRM (Supplier Quality Requirements Manual, הוא סטנדרט האיכות של HP אינדיגו ומהווה מסמך מחייב המפרט את כל דרישות האיכות מספקי החברה. בכדי לוודא כי הדרישות נותרות עדכניות, שקופות ומותאמות למצב בשטח, המסמך עובר עדכונים מזמן לזמן ומועבר לספקים, החותמים עליו כהתחייבות.

השלב השני, ניהול תשתיות ותהליכי האיכות אצל הספקים הוא שלב המעטפת הבא, שכולל מספר תהליכים. 

תהליך חשוב אחד אותו אנו בוחנים הוא הימצאות תוכנית איכות למוצר – (PQP (Product Quality Plan. ה – PQP מפרט את כל תהליכי האיכות הרלוונטיים למוצר, החל בנתונים כללים כמו תרשים ארגוני ורשימת אנשי קשר, וכלה בשרטוטי המוצר, מכשירי בדיקה ומבדקים, אי-התאמות ספציפיות והדרכות רלוונטיות. לכל ספק אחריות ליצור PQP לכל אחד מהמכלולים אותם הספק מייצר, בכדי לוודא כי תהליך האיכות של המוצר מסודר היטב, מעודכן ומיושם כראוי.

קיימת חשיבות עליונה גם לנושא הלמידות הארגוניות – אספקת פריט תקול תשפיע ישירות על איכות המוצרים שלנו. על כן, על הספקים ליישם תהליך תקין וממצה של תחקיר הבעיה, עריכת למידה מקיפה וביצוע פעולה מתקנת באמצעות מתודה מאורגנת היטב. כל ספק מחויב להכין ולהעביר אלינו טופס פעולה מתקנת - (SCAR (Supplier Corrective Action Report עבור כל אי התאמה בכדי לוודא כי סיבת השורש אכן טופלה, ולא קיימת סכנה של חזרתיות.

תשתיות ותהליכי האיכות נבדקים באמצעות מבדקי מערכת. מבדקי המערכת מתוכננים כך, שבמהלכם נבחנות כל הדרישות המפורטות ב – SQRM באופן קפדני. הדרישות הנבחנות כוללות את ה – PQP, הדרכות והסמכות, תלונות לקוח, ציוד בדיקה וכיול, ניהול ספקי משנה, בחינת קבלה ובחינה סופית, אחסון, סביבת עבודה, ועוד נושאים רבים אחרים.

מבדק מערכת משקף בצורה נאמנה את מצב הספק מבחינת ניהול האיכות, ומסתיים בדו"ח מפורט, הכולל את כל הממצאים והפערים כמובן הערכה סופית. עם זאת, החשיבות הגדולה ביותר היא בסגירת הפערים שנמצאו במבדק על ידי הספק - בתמיכתנו, ולעיתים במעורבותנו הקרובה. בגישה משותפת זו של Hands on ניתן לבחון בצורה נכונה ומדויקת את מצב האיכות אצל הספק ולקבל תמונה מייצגת של הפערים הדורשים את התייחסותנו. באמצעות מתן התמיכה לספקים בסגירת הפערים הדורשים עבודה, אנו מסייעים בשיפור האיכות של המוצרים והפריטים אותם אנו מקבלים ובזאת משפרים את איכות המוצר שלנו עצמו – Win-Win situation.

גישה זו באה לידי ביטוי גם בחיזוק הקשרים אל מול הספקים והתקשורת מולם, באמצעות פגישות רבעוניות וכנסי איכות ספקים. אנו מקיימים ישיבות איכות רבעוניות, או (QQR (Quarterly Quality Review מול הספקים האסטרטגים שלנו מדי רבעון, בכדי לדון בתוצאות האיכות שלהם ולבחון את תוכניות השיפור שלהם. בפגישות אלו משתתפים צוות האיכות של הספק וההנהלה שלו בכדי לוודא כי קיימת מחויבות מלאה של הארגון ושיתוף פעולה דו צדדי. בכנסי איכות הספקים שלנו אנו מעבירים לצוותים המשתתפים הרצאות וסדנאות במגוון רחב של נושאים בכדי לקדם את שיתוף הפעולה והתקשורת ביננו, ולקדם התפתחות מקצועית.

כשלב אחרון, אנו מעריכים את הספקים באמצעות כלי הערכה המשלבים מדדי איכות עם מדדים עסקיים ותפעוליים. כלי המדידה נועדו לשקף לספקים את מצבם המעודכן ולהצביע על נקודות הדורשות תשומת לב ועבודה ממוקדת. הערכת הספקים נעשית בהתאמה ובהשוואה למטרות הנקבעות להם. לקביעת המטרות מוקדשת מחשבה רבה והן נקבעות בצורה מאתגרת אך אפשרית, בכדי למקסם את תפקוד הספקים ואת איכות המוצרים.

שילוב מדדי האיכות עם המדדים העסקיים והתפעוליים הינו חוד החנית של ההערכה, והופך אותה לכוללת, ולא ממוקדת בהיבט אחד בלבד. בצורה כזאת, אנו מקבלים מבט מקיף ומדויק הרבה יותר, מאפשרים קבלת החלטות עסקיות בהתבסס על מידע מוצק ומבוסס, ומסוגלים להעניק לספקים שלנו מוטיבציה להשתפר בכל התחומים.