בדומה לכל פרויקט גדול ובפרט פרויקט של הטמעת מערכת מורכבת בארגון, גם פרויקט של יישום מערכתERP מורכב התחלה וסוף מוגדרים. ניתן לנהל את הפרויקט בקלות בהתאם לתוכנית ולתקציב ואפשר גם לא. בשונה במקצת מרב הפרויקטים האחרים, פרויקט הטמעה של מערכת ERP הוא לעולם חוצה אירגון והצלחתו או כשלונו משפיעים בהכרח על ביצועי הפירמה, לכן עדיף להצליח בו מאשר להיכשל.
זהו המאמר הרביעי והאחרון בסדרה על יישום מערכת לניהול כולל (ERP) בארגון. במאמר הראשון סקרתי את היתרונות שבעבודה עם מערכת ERP. במאמר השני פרסתי מבוא לתהליך ההטמעה של מערכת ERP בארגון, ובמאמר השלישי עברתי בפירוט נרחב יותר על השלבים בתהליך ההטמעה של מערכת ERP.
במאמר הזה אסקור בקצרה את האתגרים והמכשולים העומדים בפני החברה המיישמת והפירמה הקולטת את המערכת. האתגרים והמכשולים נכתבו ללא סדר עדיפות ברור, כיוון שהסדר נקבע בכל מקרה לגופו בשל האנשים המעורבים ביישום, על בסיס הידע והיכולות שלהם.
אתגרים נפוצים בתהליך הטמעת המערכת
לסיים בזמן קצר - פרויקט יישוםERP הינו מסוג הפרויקטים שכל הארגון נחשף עליהם ומושפע מהם ולכן היינו רוצים בכל מקרה לסיים אותו בזמן הקצר ביותר האפשרי.
לעמוד בלוח הזמנים ובתקציב שקבענו – כמו כל פרויקט אחר גם לפרויקט יישום מסוג זה יש סדרת פעילויות שצריך לבצע על ציר הזמן, סדר הפעילות ביישם פרויקט (מאמר מס. 3 בסדרה) הינו מובנה וכל פרויקט ERP צריך להכיל את אותו סדר פעילות. בהתאם ליכולות הארגון נקבע לפרויקט תוכנית עבודה שאם נעמוד בה, בוודאות נצליח בפרויקט.
לקוח מרוצה – מכיוון שפרויקטERP הינו חוצה ארגון, על החברה המיישמת להשביע את רצונם של "אדונים" רבים. הקפדה על עירוב נכון של כל המשתתפים ורתימתם ליישום תגדיל את הסיכוי לכך שהמשתתפים, המעורבים, יהיו מרוצים בסוף התהליך.
לתת ערך מוסף אמיתי למנהלים – אם נבצע פרויקטERP ובסופו מנהל החברה הקולטת לא יקבל ערך מוסף משמעותי הרי שלא עשינו דבר, לכן על החברה המיישמת להשקיע מאמץ על מנת להשאיר בסופו של הפרויקט בידי מנהל החברה הקולטת כלי עבודה שמאפשרים לו לראות את ביצועי הפירמה הרבה יותר טוב מאשר בתקופה שקדמה ליישום המערכת.
מכשולים נפוצים שעשויים לגרום לתהליך הטמעה לא מוצלח
מעורבותו של מנהל הפירמה – רבים ממנהלי החברות אינם מכירים את תחום מערכות המידע, עקב כך הם מעדיפים להתרחק מפעילות הקשורה במערכת זו. במידה והמנהל לא יגלה את מידת המעורבות הנדרשת סביר להניח שפרויקט הניהול "ילך קשה" ויתקע בגלל כל מני בעיות שלא מקבלות את התיחסותו הראויה. תגובות מסוג "תפתרו את זה לבד", "אני לא מבין בזה", "תעשו מה שאתם רוצים" - הינם מסוג המשפטים שמנהל כזה יגיד ויובילו בסופו של דבר לכישלון פרויקט היישום.
אפיון לא נכון של דרישות לקוח – זיהוי הצרכים והשינויים הנדרשים על מנת להתאים בין התהליכים המתבצעים בארגון לפני יישום המערכת לתהליכים שאפשר לבצע בעזרת המערכת הוא קריטי להצלחת הפרויקט. על האפיון המתבצע טרם התחלת היישום להיות מדוייק ומקיף מספיק על מנת להתאים בין התהליכים במצב קיים לתהליכים שהמערכת מסוגלת לבצע. מאוד קל לבצע עבודה רשלנית בשלב הזה, מספיק שנשלח למשימה מהנדס לא מנוסה על מנת שנקבל "נייר" שרק יבלבל אותנו במהלך העבודה. צריך לזכור שלא ניתן "לרמות", כיוון שכל מה שלא נעשה מלכתחילה כמו שצריך יעלה ויפגע בביצוע במהלך השוטף של הפרויקט.
חוסר גיבוי של ההנהלה במימוש הפרויקט – לעתים יש למנהל הפירמה שקולטת את המערכת נטיה להתרחק מיישום הפרויקט בגלל מורכבותו או בעיקר בגלל "חוסר הבנה" שלו בתחום. באופן טבעי התרחקות זו גורמת להעברת מסר לעובדי הארגון שהפרויקט לא מספיק חשוב למנהל וכתוצאה מכך העדיפות שמנהלי הביניים בארגון נותנים לפרויקט אינה בסדר העדיפות הנכון, ואז רובם לא ישקיעו את הנדרש וזה יבטיח, כמו נבואה שמגישה את עצמה, את כישלון הפרויקט. זה מתבטא בחוסר מעורבות בועידת ההגיוי, בחוסר ענין בהתקדמות, בדיבור נגד החברה המיישמת, בנתינת גיבוי לעובדים שלא משתפים פעולה עם החברה המיישמת.
בעלי ענין שמתנגדים לשינוי – אחת התופעות היא שעובדים לא מוכנים או לא רוצים לעשות את השינוי הנדרש על מנת ליישם אצלם את המערכת. אם אותו עובד יושב בנקודה קריטית כמו תיפעול או הנהלת חשבונות הוא יכשיל את הפרויקט כולו, ההתנגדות כולה נובעת מחוסר רצון של אותו עובד לבצע את השינוי הנדרש. זה מתבטא בנסיון של אותו עובד להוכיח לכולם שמה שהיה קודם יותר טוב מהמערכת החדשה, או שהוא מנסה לגרום למערכת החדשה לעבוד כמו המערכת הנוכחית, בדרך כלל לא אפשרי או דורש הוצאת סכום כסף נכבד.
אפיון לא נכון של החומרה אצל הלקוח – בתקופתנו המחשבים (חומרה) משתנים כל הזמן ומחשבים בני 5 שנים לא מסוגלים להתמודד עם מערכות ההפעלה הנוכחיות. העלויות הכרוכות בהחלפת מערכות המחשב הינן לא מבוטלות (מעל 15 אלף ₪ בכל מקרה) וחייבים לקחת את זה בחשבון טרם הכניסה להחלפת התוכנה, על מנת שלא נעמוד לפתע מול צורך בהשקעה נוספת לא מתוכננת.
קיצורי דרך בתהליך היישום – במקרים רבים הצדדים המעורבים בפרויקט היישום ינסו לקצר פעילויות או לדלג עליהן. במקרה של פרוייקט יישום ERP, ניסיון לדילוג על שלב בתהליך היישום יביא לכשלון מידי או כשלון מתאחר ובכל מקרה יכשיל בסופו של דבר את פרויקט היישום.
סיכום
אפשר לעשות את זה קל ואפשר לעשות את זה קשה. הכל תלוי, כמו תמיד, במנהל/ת.
ביישום מערכתERP רבים האתגרים אבל רבים יותר המכשולים ותפקיד מנהל הארגון הוא להימנע מהמכשולים ולעמוד באתגרים.
למאמרים הקודמים בסדרה:
- 1: על יתרונות השימוש במערכת ERP
- 2: מבוא ליישום מערכת לניהול כולל (ERP)
- 3: 12 השלבים ליישום מוצלח של מערכת ERP
