התנהגות ארגונית ושיפור התרבות הארגונית - כל המאמרים - זאב רונן, מצוינות בעסקים

בסופו של דבר, חיים נבחר להכניס את נתוני היצור מדי בוקר למערכת המידע (עדין לא הייתה לנו אז מערכת לאיסוף נתונים אוטומטית). חיים היה רגיל להגיע לעבודה מוקדם בבוקר וזה היה יתרון חשוב, ועל חששו מעבודה עם מחשבים התגברנו בעזרת מערכת מקרו שהקלה עליו מאד את הכנסת הנתונים.

הוצאת המשלוחים היא אחת מנקודות התורפה שאני בודק בכל חברה אליה אני מגיע. אחת משיטות הבדיקה שלי היא לרשום, יחד עם העובדים המעורבים, את תרשים הזרימה מקבלת ההזמנה דרך הוצאת המשלוח ועד גביית התשלום. בעזרת התרשים ושאלת השאלות הנכונות, ניתן לאתר נקודות תורפה.

השתתפתי השבוע, לראשונה במידברן. עדין לא סיכמתי לעצמי את החוויה ובוודאי שאיני מתכוון לנתח את האירוע, או ההתרחשות הזו. אבל למדתי שם כמה דברים מדהימים ואני שואל את עצמי האם הם שייכים רק למסגרת הזו או שיש לנו סיכוי להנחיל את מה שקורה שם גם מחוץ לגדרות של אתר המידברן.

סטיבן קובי קורא לעצות כאלו "עצות אוטוביוגרפיות". הן באות מתוך הסיפור שלנו, החיים שלנו ולא קשורות בהכרח למה שמרגיש, או חושב בן שיחנו. "התקשורת היא המיומנות החשובה ביותר בחיים", הוא כותב.

ג'ים קולינס והצוות שלו חיפשו חברות שהפכו מטובות למצוינות. הם קבעו קריטריון על פיו ציון מצוין יינתן לחברות ששמרו על תשואה גבוהה למשקיעים, מעל המדד הכללי של הבורסה בניו יורק, לאורך חמש עשרה שנים.

כאשר אני כותב "מחשבה יוצרת מציאות", או "נבואה המגשימה את עצמה", איני מתכוון שאם נחשוב שירד גשם אז ירד גשם. אלא כאשר אני מאמין שאני יכול, אז אצליח, ולהיפך כמובן. כאשר מישהו מאמין שהוא אינו מסוגל לבצע משימה כלשהי, רבים הסיכויים שיכשל בביצוע המשימה.

בעבר, כאשר ניהלתי חברה בה עבדו בצורה מאומצת והעובדים התחילו לחוש כאבים בפרקי הידיים, בגב או ברגליים, הזמנו פיזיותרפיסטיות שהתמחו בארגונומיה מקופת חולים לבחינה וייעוץ. העלות הייתה שולית וקיבלנו עצות חשובות מאד לארגון טוב יותר של תחנות העבודה.

לסיסמאות יש המון כוח כאשר ממנפים אותן. אם אינכם ממלאים את הסיסמאות בתוכן, אם אינכם משננים אותן ומשוחחים על המשמעות שלהן, עדיף לא לפרסמן. סיסמאות שתלויות ברחבי החברה ולא מתייחסים אליהן, מאבדות לא רק את המשמעות שלהן אלא יוצרות יחס שלילי לכל ניסיון למשוך את העובדים לחזון גבוה יותר.

לפני כשנה הגעתי לחברה בינונית בגודלה, כמאתיים עובדים, ומנהל משמרת רשם כמנכ"לית יועצת שהגיעה למקום פעם בשבוע. שאלתי אותו מה תפקידו של מי שבאמת היה המנכ"ל והוא ענה שאין לו מושג. כשהצגתי זאת בסיום פרק הלימוד הקצר שלי, פטרו אותי באמירה מזלזלת על מנהל המשמרת.

מרקו עזב בנק השקעות אמריקאי (גולדמן זקס (Goldman Sachs ועבר לחברה האיטלקית לתשתיות גז ונפט, שהיא חברה ממשלתית. הוא בא מרקע בו מתגמלים את הטובים בשכר ובונוסים ומגיע לחברה בה יש שכר קבוע ומשרה לכל החיים. הוא מתאר את התסכול שלו מהמצב החדש, אלא שאז גילה שהביצועים של החברה האיטלקית היו מהטובים בעולם והם ידעו למצוא בארות נפט וגז טוב יותר מכל חברה אחרת.

חיים סיפר לי שהלך הביתה וחשב כיצד הוא מחזיר את המוטיבציה לעובדים שלו. למחרת בבוקר הוא אסף את העובדים, שיבח אותם ככוח המוביל בחברה והזכיר להם שבסוף הם קובעים איך נראה המוצר. לא חשוב מה יעשו במחלקות האחרות, הם קובעים את התצורה הסופית והביצועים של המוצר.

אביבה היא מנהלת מצליחה ומוערכת במקום העבודה שלה. באחד הימים הוחלט לשלוח אותה לקורס יחד עם שני עובדים גברים. אביבה, שמגלה תמיד עצמאות ואסרטיביות אמרה שהיא צריכה לקבל אישור מבעלה. לפי דרישת הבעל הוסיפו אישה נוספת לקבוצה שנסעה לקורס.

הראיון האישי הוא כלי מיון וברירה מרכזי ופופולארי בתהליך הגיוס של עובדים ומנהלים, למרות שהוא לא עומד באף אחת מאמות המידה הפסיכומטריות המקובלות. ההסברים לכך הם מתחום מדעי ההתנהגות, ומטרת מאמר זה היא לשפוך מעט אור עם אנומליית ראיון העבודה.

ילדים מגלים כל יום משהו חדש. ככל שאנו מתבגרים, יש לנו יותר ידע ואנו מחדשים פחות. כך גם חברות, ככל שהן מתבגרות הן עלולות להיתקע עם פחות חדשנות. במבט לטווח ארוך נחדש, במבט לטווח קצר נתמקד בשיפור הקיים. Haanaes מציין כי לעשות דבר אחד (חדשנות או שיפור הקיים) טוב זה קשה, לעשות את שניהם טוב – זו אומנות.

שוב ושוב אני פוגש את הטענה שהשכר הוא הפתרון למוטיבציה של עובדים. מיד כשעולה הטענה הזו אני שואל את בני שיחי מה יוצר אצלם את העניין בעבודה. מדוע הם נשארים שעות ארוכות בעבודה למרות שאינם מתוגמלים בשכר על שעות נוספות?

צפו במצגת כדי ללמוד על ניהול היתרון היחסי של החברה - העובדים והמנהלים שבה. מצגת מהרצאה של זאב רונן בפני פורום משאבי אנוש.

השבוע למדתי מבני את הדימוי היפה שעבודה ללא תכנית רב שנתית משולה לנהיגה ללא אורות גבוהים. חישבו כיצד אנחנו מרגישים במהלך נהיגה בלילה חשוך כשאין לנו אורות גבוהים ועד כמה זה דומה כאשר אנחנו פועלים בלי תכנית לשנה הבאה, לזו שאחריה ועוד. אם טרם סיימתם להכין את התכנית השנתית אני ממליץ להזדרז.

השבוע התקשר אלי ארנון (שם בדוי) ושאל: "האם שיפור התרבות האירגונית והאקלים בארגון, מביאים לחיסכון, התייעלות והגדלת רווחים? ומדוע זה לא נורמה חברתית?". במאמר כאן אבחן את ההשפעה על הרווח של תרבות ארגונית שרותמת ומגייסת את העובדים להצלחת החברה.

מילת המפתח היא התייחסות. במידה ואינכם בטוחים שתוכלו להקדיש את הזמן והמשאבים הנדרשים להתייחסות לכל הצעה או רעיון, עדיף שלא תתחילו. אם תתחילו ותאבדו את האמון של העובדים שיש לכם כוונה רצינית להקשיב להם, יהיה הרבה יותר קשה להתחיל בפעם הבאה.

ביקרתי בבתים רבים של עובדים שניהלתי וגם בבתים אחרים. לא פעם ראיתי תעודות הוקרה ממקום העבודה תלויות בסלון ביתם. אף פעם לא ראיתי תלוש שכר תלוי על הקיר ובו שורה המציינת כי העובד קיבל עוד 500 ₪ כתגמול מיוחד.

כל מי שרוכב עם אופניים בשטח, יודע שצריך להסתכל חמישה או עשרה מטרים קדימה. מי שמסתכל על האבן הקרובה בחשש, סופו שיתקע בה, כי האופניים הולכות אחרי העיניים. ומה שנכון לרכיבה בשטח נכון גם בחיים. בפרט כאשר אנחנו באים לתכנן את היצור.

מעורבות העובדים וצוותי שיפור בפרט, הם חלק משמעותי ביישום היצור הרזה. מכאן שהעובדים מרגישים שיש להם חלק משמעותי בפיתוח של החברה. ההרגשה הזו היא שנותנת לכל אחד מאתנו את המשמעות במעשיו ואת המוטיבציה. חשוב לציין כי תרבות של עבודה עם צוותי שיפור נפוצה גם ללא כניסה למכלול הרחב של היצור הרזה.

נראה כי מה שמפריד בין מי שנכנע לפיתויים ובין מי שלא נכנע להם היא העוצמה לא להיכנע לפיתויים גם כאשר התקציב מוגבל ובעיקר כאשר המצב הכלכלי האישי נמצא בפער גדול מול הפיתויים (כלומר המצב הכלכלי האישי נמוך והפיתויים גדולים). אם אנחנו מבינים את זה יהיה לנו יותר פשוט להתגונן מפני מעילה בכספים (או פשוט: גניבה) בעסק שלנו.

תמר, מנהלת האיכות, הסתכלה אליי ואמרה: "תאמר להם אתה, אולי לך הם יקשיבו, עליי הם לא שמים". האמירה הזו שיקפה את התסכול הרב שתמר חשה מכך שעובדי התפעול מתייחסים אליה בתור גורם מפריע ולא שועים להוראותיה.

יושב הראש של מועצת המנהלים (או בקיצור, היו"ר), באחת החברות שניהלתי, היה אדם גס רוח, איש מאד לא נעים, שכאשר רוחו הייתה טובה עליו נהג לספר בדיחות סקסיסטיות ושוביניסטיות וכאשר רוחו הייתה רעה, נהג לצעוק על הסובבים אותו. נמנעתי מלהיכנס לעימותים אך די היה בכך שלא צחקתי מהבדיחות שלו כדי שלא תהיה בינינו כימיה גדולה.

ההצלחה האירה פנים לסמי, העסק שהקים שגשג ופרח. לסמי היו את השיטות שלו, הוא ידע היכן לרכוש חומרי גלם, מה ליצר ולמי למכור. היו לו קשרים טובים עם הלקוחות הגדולים, הוא השקיע בהם. האיכות לא תמיד הייתה משהו וגם האספקה לא תמיד הייתה במועד שהובטח, אבל איש לא התלונן. הלקוחות לא הכירו משהו אחר.

שני המדדים הטובים ביותר למוטיבציה של העובדים ומידת ההזדהות שלהם עם החברה הם תחלופת עובדים והיעדרות עובדים. בדרך כלל לעובדים חדשים תהיה נטייה רבה לעזוב במצב של חוסר מוטיבציה והזדהות עם החברה, בעוד שעובדים ותיקים יעדיפו לא להסתכן בעזיבה של מקום העבודה ויבחרו להישאר בבית ולקחת ימי מחלה.

באחת השבתות האחרונות, בעת הרכיבה על האופניים בחורשן, באה מולנו שיירה של רכבי 4X4. ברכב הראשון עוררה את תשומת ליבי אשה שישבה במושב הנוסע והסתכלה בהערצה על הגבר החסון שנהג את הרכב. סיקרן אותי לראות מה קורה בשאר המכוניות. בכולן הגבר נהג והאישה ישבה לידו. לא הייתה אף נהגת.

במאמר זה אני מבקש לבחון כיצד אנו פועלים ביחסינו עם עמיתים לעבודה ועם אנשים בחברות אחרות, לאור הלקחים שעולים מהתיאור הרחב של דילמת האסיר, כפי שחיים שפירא מציג. האנשים שאליהם אני מכוון יכולים להיות ספקים שלנו, לקוחות, מתחרים או סתם אנשי עסקים שאנו פוגשים וכרגע אין לנו פעילות עסקית עמם.

"ה-TPM, אינו כלי להתייעלות אלא לחיבור ולמעורבות של העובדים. המעורבות נותנת סיפוק לכולם, כי מה בן אדם צריך יותר מלתת לו להשפיע? מכאן אנחנו משיגים את ההתייעלות בזכות העובדים". אני מכיר הרבה חברות ומנכ"לים בתעשייה הישראלית, אך רק מעטים מהם רואים כך את התרומה האפשרית של מעורבות העובדים לחברה.