יש לכם מלאי גדול, ובכל זאת חסר בדיוק מה שצריך לייצור?

תהליך השיפור בניהול המלאי מתבסס על הלימת המלאי, והגעה להלימת מלאי של 100% או קרוב לכך.

הלימת מלאי היא ההתאמה בין כמות המלאי הרשומה במערכת המידע עבור כל פריט ופריט לבין הכמות בפועל אותה אנו מחזיקים במחסנים.

דיוק בהלימת המלאי הוא הבסיס לניהול מלאי נכון ומקצועי, שמאפשר לחברה לייצר באופן שוטף ומונע הפסדים מיותרים וגדולים.

בכל שבוע סופרים 5 פריטים במחסן באופן אקראי ובודקים את הלימת המלאי בין מס' הפריטים במחסן בפועל לבין הרשום בספרים.

כאשר אנו מוצאים אי-הלימה של המלאי עבור פריטים מסוימים, אנו מבצעים חקירה שמביאה אותנו אל סיבת השורש לאי-ההלימה, ומחליטים על הפעולות הנחוצות כדי לתקן את הבעיה ולמנוע את הישנותה.

בכל שבוע נחקור אי-הלימה אחד או שניים מבין הפריטים שבהם גילינו אי-הלימה של המלאי. כמובן שבסוף הבדיקה מבצעים איפוס של המלאי בהתאם לספירה.

באופן כזה אנחנו מגיעים לאורך זמן אל כל בעיות השורש שמובילות לאי-הלימה של המלאי ומתקנים את כולן, וכך מביאים בשיפור מתמשך ועקבי בניהול המלאי, ובעקבותיו, בניהול הייצור ובתוצאות העסקיות של החברה כולה.

שיפור משמעותי בהלימת המלאי ובאופן הניהול של המלאי בחברה צפוי להגיע בתוך מס' שבועות.

מהירות השיפור תלויה כמובן במחויבות החברה להטמעת הפעולות המתקנות עליהן יוחלט בפגישות, ובאופן היישום של אותן פעולות.

כאשר המלאי לא מדויק (מצב של אי-הלימה במלאי) החברה יכולה להיכנס לייצור סדרת ייצור כאשר אין מספיק חומרי גלם במחסן, למרות שע"פ הרישום במערכת המידע אמורים להיות. במקרה כזה - או שלא נוכל לייצר מוצר שדרוש למכירות, או שנאלץ להביא את החלק החסר בהובלה מיוחדת ויקרה.

לחילופין, החברה יכולה להיתקע עם מלאי גדול מאד שתוקפו פג ויש צורך להשמיד אותו, או אף גרוע מכך - לייצר סדרות חדשות שאינן נחוצות כלל.

בשני המקרים הנזק הכספי לחברה הוא גבוה מאד.

כאשר אין שיפור בתוצאות לאורך מס' שבועות, למרות עבודה נכונה, חקירת סיבות השורש לאי-ההלימה וביצוע הפעולות המתקנות, נבצע בדיקה יותר יסודית ומקיפה.

לעתים העובדים ו/או ההנהלה פשוט אינם עושים את הדרוש כדי להטמיע את הפעולות המתקנות שעליהן הוחלט, או שהן מבוצעות בדרך לא נכונה. במקרה אחד שבו לא היה שיפור למרות עבודה קבועה ונכונה, ערבנו רוא"ח חוקר וגילינו כי יש גניבות מהמחסן בהיקפים גדולים מאד.

לעתים אף נגלה בעיה שורשית ומהותית יותר שגורמת לאי-הלימה קבוע במלאי.

העלויות משקפות את שעות העבודה של הבודקים וזמן העבודה הכולל על תהליך הבדיקה, החקירה וההחלטה על פעולות מתקנות. ברוב המוחלט של המקרים לא נדרשות השקעות נוספות בתשתית.

בכל מקרה, החזר ההשקעה הוא מאד מהיר כתוצאה מהשיפור בדיוק המלאי ובניהול השוטף שלו, והערך הכלכלי לחברה (באופן מיידי ובוודאי לטווח הארוך) גבוה לעין ערוך מעלות העבודה.

מדד הביצוע בו נשתמש לתהליך השיפור הוא מדד הלימת המלאי.

בכל שבוע נספור 5 פריטים אקראית והתוצאות ישקפו את מדד הלימת המלאי נכון לשבוע זה.

בתהליך השיפור אנו שואפים להגיע ל-100% הלימת מלאי, או קרוב ככל האפשר לכך.

מנהל המחסן או אחד מעובדי המחסן, העובדים שאחראים על רישום המלאי במערכת המידע, ונציג של מחלקת הייצור.

בחברות רבות אני פוגש את התחושה ש"אצלנו" העובדים לא מספיק מקצועיים.

העובדים בכל החברות בארץ הם מתוך מגוון האוכלוסיה שבנמצא ואלו הם העובדים שנמצאים בכל מקום. העובדים "אצלנו" אינם פחות טובים מעובדים אחרים. הם אנשים עם יכולות שעל ההנהלה לטפח ולהאמין בהם.

בנוסף, תהליך השיפור בניהול המלאי הוא פשוט, ניתן ללימוד מהיר ואינו דורש ידע מקצועי מיוחד או הכשרה מקצועית נוספת.

מחסן חומרי גלם שאינו נעול הוא מצב פחות טוב, אך נפוץ בחברות רבות. במצב כזה גדל הסיכוי לתנועת מלאי מסודרת פחות וניהול פחות מדויק וטוב.

כך או כך, כדי להביא לשיפור בניהול המלאי עלינו לקבל תמונה על הלימת המלאי - ונפעל באותה הדרך. במידה שלא ניתן להתחיל לנעול את המחסן, נמצא את הדרך להבטיח דיוק מירבי של המדידה.

כאשר בודקים שבוע אחרי שבוע, הסיכוי הסטטיסטי לגלות את הבעיות גבוה מאד. בתוך זמן קצר הבעיות המהותיות חוזרות ומופיעות. אם יש בעיה מהותית בניהול המלאי, היא בד"כ תהיה נפוצה ותצוף באופן חוזר בבדיקות.

מכיוון שהבעיות המהותיות נפוצות יותר, הסיכוי להגיע אליהן הוא גדול יותר, בעת ביצוע בדיקה שבועית שגרתית.

אם יש בעיה רק בפריט אחד בלבד מתוך מאות או אלפי פריטים שונים במלאי, הסיכוי שנעלה דווקא עליה הוא נמוך מאד. ואם במקרה כן הגענו אליה, פתרנו עוד בעיה.

יתכן שאם נספור יותר פריטים בכל שבוע נקבל תמונה אמינה יותר, אך עם זאת הבדיקה השבועית תדרוש מאמץ גדול הרבה יותר, ויתכן שבמצב זה העובדים לא יקפידו על הבדיקה או אף יפסיקו לבצע אותה לאורך זמן.

מניסיוני הארוך למדתי כי בדיקה של 5 פריטים אקראיים באופן שבועי מספיקה בהחלט לתת תמונה אמינה על הלימת המלאי, הבעיות הקיימות והפעולות הנדרשות לשיפור - לצד העובדה כי היא לא קשה מדי ומאפשרת התמדה לאורך זמן רב - והמשך השיפור לאורך זמן רב.